РЕЗЕРВ или запас времени — это разность между самым ранним возможным сроком завершения операции и самым поздним допустимым временем ее выполнения. Резерв времени имеется только в тех операциях, которые не лежат на критическом пути, и дает некоторую степень гибкости при календарном планировании таких работ.
Сетевой график дает наглядную и понятную картину последовательности работ по реализации проекта помимо того, что такие графики показывают начало и окончание операции. Они четхо указывают на очередность выполнения операций. На нем наглядно видны последствия запаздывания любой операции с точки зрения времени реализации всего проекта.
Контроль за выполнением работ
Как уже отмечалось в начале данной главы, процесс оперативного управления предусматривает сравнение результатов функционирования системы с принятыми стандартами и принятие корректирующих мер при отклонении процесса от этих стандартов. При контроле хода работ по выполнению проекта таким стандартом является план работ, куда входят график, смета расходов и спецификации качества. Важным принципом оперативного управления реализацией проекта является то, что для эффективного контроля за ходом работ нужен подробный план работ по проекту.
Ход работ по проекту контролируется путем организации периодических совещаний группы людей, работающих над выполнением проекта. Во время таких совещаний члены группы докладывают о состоянии дел по тем операциям, за выполнение которых они отвечают. Каждый отчет о ходе работ должен содержать информацию о том, сколько времени требуется на завершение- той или иной работы. Такое построение докладов нацелено вперед, на перспективу, в отличие от метода, смотрящего в прошлое, когда сообщают данные о проценте выполнения работ. Информацию о ходе работ сопоставляют с графиком, чтобы определить — нет ли каких отклонений от календарного плана. В случае запаздывания выполнения каких-либо операций, рассматривают различные варианты вхождения в график и одно из решений берется за основу для реализации. Аналогичные методы применяются для выявления и корректировки отклонений от сметы или заданного качества.
Предположим например, что совещание проводится в конце пятого дня работы по проекту строительства гаража. Закончены две первые операции (выемка грунта под фундамент и бетонные работы). Начато сооружение каркаса, но для завершения этой операции потребуется еще два дня. Из календарного графика работ по проекту (см. рис 21.6.) сразу же видно, что к концу пятого дня на выполнение работ по сборке каркаса должен оставаться всего лишь один день. Таким образом, наблюдается запаздывание на один день. Для корректировки возникшего отклонения от графика работ можно прибегнуть к одному из следующих вариантов вхождения в график:
1. Организовать сверхурочные работы, может быть даже в выходные дни.
2. Сократить продолжительность некоторых предстоящих операций (например, монтажа электропроводки или обшивки боковых стен) на один день. Это можно сделать, наняв дополнительных рабочих (если это возможно).
3. Организовать параллельные работы по операциям, которые первоначально планировалось выполнять последовательно. Например, монтаж электроповодки может быть нужно начать до завершения работ по обшивке боковых стен гаража.
Варианты мероприятий по корректировке возникшего отклонения необходимо оценить с точки зрения технической и организационной осуществимости, сметных и прочих возможностей. До окончания совещания необходимо выбрать для реализации один из рассмотренных методов корректировки отклонения.
Достоинства метода критического пути, как основы для руководства проектами, выходят далеко за рамки предоставляемой им количественной информации. Метод критического пути дает логичную систему координат и точную терминологию для анализа и обсуждения проекта. Использование этого метода ведет к внедрению детального планирования проектов и обеспечивает стандартные форматы для плановой документации. К числу решений, которые принимаются при этом, относятся:
решения о том, какие именно операции требуются для выполнения проекта;
какие ресурсы используются при выполнении каждой операции;
сколько времени должно занимать выполнение каждой операции;
когда должна выполняться каждая из операций.
Соблюдению плана работ по проекту способствует непосредственное участие членов группы, работающей над его выполнением в процессе планирования, их понимание логики и принципов, на основе которых построен данный план. И, наконец, надо отметить, что метод критического пути весьма полезен при идентификации возникающих проблем и поиске возможных решений трудностей.
Тенденции в применении методов управления проектами
Приблизительно до 1980 г. использование сложных систем управления проектами в основном ограничивалось лишь крупными проектами, где оправдывалось применение ЭВМ. В последние годы резко возросли возможности ЭВМ среднего и малого размера и упала цена на них. Одновременно появились пакеты прекрасного программного обеспечения по системам управления проектами, предназначенные для средних и малых ЭВМ. В результате произошел настоящий взрыв в применении систем управления на основе сетевых графиков при реализации мелких и средних по масштабам проектов, возник большой спрос на руководителей проектов, понимающих принципы и владеющих аналитическими методами сетевого планирования.
Понятие "Успешного управления проектом".
Успешное завершение проекта определяется, как достижение его целей при соблюдении установленных ограничений. А именно:
Завершение проекта в установленные сроки,
Завершение проекта в рамках бюджета,
Подходить требованиям по качеству,
Конечные результаты должны быть одобрены и приняты заказчиком,
Сохранение работы родительской организации,
Иметь согласованный с клиентской стороной объем изменений.
Как правило, изменения предметной области неизбежны, однако имеется потенциальная опасность, что крупные перемены могут изменить саму сущность проекта. Поэтому такие изменения должны быть сведены к минимуму и одобрены, как руководителем проекта, так и заказчиком.
Одно из основных заданий организации, которая выполняет проект, - работать так, чтобы не нарушать текущую работу организации.
Схема управления проектом
В каждом проекте (фазе проекта) обязательно присутствуют пять групп процессов:
Процессы инициации (Initiating Processes) - принятие решения о начале проекта или его фазы.
Процессы планирования (Planning Processes) - определение рабочих схем достижения целей проекта.
Процессы исполнения (Executing Processes) - координация людей и других ресурсов во время выполнения проекта.
Процессы управления (Controlling Processes) - наблюдение и измерение результатов выполнения проекта и внесение необходимых коррективов.
Процессы завершения (Closing Processes) - оформление завершения проекта или его фазы.
Для правильного построения проекта необходимо ответить на несколько ключевых вопросов. Четкие и правильные ответы на эти вопросы позволят перейти к следующему этапу подготовленным, имея набор знаний и почву для его реализации.
Например, только четко сформулировав первоначальные потребности проекта, поставив задачу, проблему проекта, можно приступать к поиску и формулировке возможных вариантов решения, выборе наиболее подходящего из них. Это необходимый и первоначальный этап в решении любой проблемы. Эту информацию можно получить, ответив на вопрос "ПОЧЕМУ?" (см. схему)
Схема УП имеет циклическую структуру и выглядит следующим образом:
Данная структура представсена фирмой RATP (бюджет 23 миллиарда французских франков). Она занимается перевозкой пассажиров в городе Париже. Основными проектами являются новые транспортные маршруты, линии метро, реконструкция старых, построение всех вспомогательных конструкций - мосты, трамвайные линии и т.д.
После этого необходимо ответить на вопрос "ЧТО?" - что является продуктом проекта? Здесь как можно более детально описывается сам продукт. Это дает возможность найти необходимых людей, способных его создать, отвечающих за отдельные его части, - жесткую управленческую систему, а, следовательно, ответить на вопрос - "КТО?".
После этого, по имеющейся информации, составляется план управления проектом - детальный ответ на вопрос "КТО ЧТО ДЕЛАЕТ?", построить сетевые графики (или PERT), которые показывают порядок и длительность выполнения работ по проекту, ответив на вопрос "КАК?".
Сетевые графики позволят построить диаграммы Гантта ("КОГДА?") - распределение работ во времени, взаимосвязь работ, выделить критический путь - те работы, которые напрямую влияют на дату окончания проекта. Расчет ресурсов и бюджета позволит приступить к следующей стадии - непосредственная реализация проекта.
Процесс реализации отображается средствами мониторинга проекта - текущего состояния выполнения.
Наконец необходимо отметить, что процесс УП - замкнутая система. Любое изменение требует пересмотра всех стадий и в первую очередь - первой. Результат изменений не должен отразится на основных целях проекта, а также быть согласованным с заказчиком.
Методы управления проектом.
К настоящему времени накоплен значительный опыт по различным методам управления проектом. Проведем небольшой обзор методов, которые могут быть использованы в подготовке и реализации проектов.