Для обеспечения выполнения задач учета основных средств в организации должна быть разработана рациональная система документооборота, определены лица, ответственные за сохранность и перемещение объектов основных средств.
Условия перехода к рыночной экономике побуждают трудовые коллективы к постоянному поиску резервов повышения эффективности использования всех материально - вещественных факторов производства, в том числе и основных средств. Выявить и практически использовать эти резервы можно с помощью тщательного экономического анализа.
Состояние и использование основных средств - один из важнейших аспектов аналитической работы, так как именно они являются материальным воплощением научно - технического прогресса - главного фактора повышения эффективности любого производства.
Более полное и рациональное использование основных средств и производственных мощностей предприятия способствует улучшению всех его технико-экономических показателей: росту производительности труда, повышению фондоотдачи, увеличению выпуска продукции, снижению ее себестоимости, экономии капитальных вложений.
Задачами анализа состояния и эффективности использования основных средств являются: установление обеспеченности предприятия и его структурных подразделений основными средствами - соответствия величины, состава и технического уровня средств, потребности в них; выяснение выполнения плана их роста, обновления и выбытия; изучение технического состояния основных средств и особенно их активной части; определение степени использования основных средств и факторов ,на нее повлиявших; установление полноты применения парка оборудования и его комплектности; выявление резервов роста фондоотдачи; увеличение объема продукции и прибыли за счет эффективности использования основных средств.[17, с. 297]
На исследуемом предприятии постановка учета основных средств осуществлена в соответствии с законодательством Республики Беларусь, изданы внутренние Инструкции по документообороту для персонала предприятия, определены ответственные за количественный и стоимостной учет основных средств. Ежеквартально проводится инвентаризация. Ведется постоянный контроль за состоянием и рациональностью использования основных средств. Все операции по движению основных средств оформляются первичными документами.
Хочется отметить чрезмерное документирование и формализацию учета основных средств, как и впрочем бухгалтерского учета других объектов, предусмотренного законодательством Республики Беларусь. Последствия этого - привлечение большого количества счетных работников, необходимых для осуществления хозяйственной деятельности предприятий нашей Республики, содержание в штате которых увеличивает издержки и оказывает большое влияние на финансовый результат деятельности предприятия. Особенно чувствительно это сказывается на небольших предприятиях, и, по моему мнению, тормозит развитие малого бизнеса в нашей Республике.
В дипломной работе использованы нормативные акты по учету основных средств:
«Инструкция о порядке бухгалтерского учета основных средств», утверждена Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 26.12.2003 № 183. Инструкция определяет порядок организации учета основных средств и отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, связанных поступлением, амортизацией, ремонтом, арендой и выбытием с использованием объектов основных средств в коммерческих и некоммерческих организациях.
«Временный республиканский классификатор амортизируемых основных средств и нормативные сроки их службы», утвержден Постановлением Министерства экономики Республики Беларусь 21.11.2001 № 186. Классификатор применяется для определения состава и группировки основных средств и определения срока их использования.
«Положение о порядке начисления амортизации основных средств и нематериальных активов», утверждено Постановлением Министерства экономики, Министерства финансов, Министерства статистики и анализа и Министерства архитектуры и строительства от 24 января 2003 г. №33/10/15/1. Положение определяет условия регулирования процесса воспроизводства основных средств и нематериальных активов коммерческими и некоммерческими организациями и индивидуальными предпринимателями в хозяйственной деятельности путем осуществления амортизационных отчислений в установленные сроки с применением установленных способов и соответствующих правил. Определяет объекты начисления амортизации, порядок установления нормативных сроков службы, сроков полезного использования методов начисления и норм амортизации основных средств и нематериальных активов, порядок формирования и использования амортизационных фондов воспроизводства основных средств.
«Положение о порядке переоценки основных средств по состоянию на 1 января 2004 г.», утверждено Постановлением Министерства статистики и анализа Республики Беларусь 31.12.2003 № 258. Положение устанавливает единые правила проведения переоценки основных средств по состоянию на 1 января 2004 г., определение восстановительной стоимости основных средств методом прямой оценки, индексным методом и методом пересчета валютной стоимости основных средств, определение остаточной и восстановительной стоимости и порядок документального оформления и отражения в учете результатов переоценки основных средств.
«Инструкция о порядке заполнения бланков типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов», утверждена Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь 08.12.2003 № 168. Определяет порядок заполнения бланков типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств. Вступает в силу с 1 января 2005г.
Согласно Инструкции о порядке бухгалтерского учета основных средств, основные средства могут поступать на предприятие в результате: капитальных вложений (инвестиций); приобретения за плату у юридических и физических лиц; безвозмездного получения от юридических и физических лиц; субсидий правительственного органа; внесения учредителями в счет их вкладов в уставный фонд предприятия; полученных в обмен на другое имущество; оприходование излишков, выявленных при инвентаризации, и др.[5]
Поступающие в организацию основные средства должны быть документально оформлены, оприходованы и закреплены за материально ответственными лицами.
В аналитическом учете основные средства учитываются в натуральном выражении по инвентарным объектам. Под инвентарным объектом понимается отдельный предмет (или комплекс предметов), предназначенный для выполнения определенных функций. Например, по зданиям инвентарным объектом является каждое отдельно стоящее здание, в состав которого входят все коммуникации внутри здания, необходимые для его эксплуатации; по сооружениям и передаточным устройствам — каждое отдельное сооружение (передаточное устройство) со всеми устройствами, составляющими с ним одно целое; по силовым и рабочим машинам и оборудованию - каждая отдельная машина, аппарат, агрегат, установка и т.д., включая входящие в их состав приспособления, принадлежности, приборы, инструменты, электрооборудование, а также индивидуальное ограждение и фундамент.
Основные средства, поступившие в организацию, принимаются специальной комиссией, назначаемой руководителем организации в установленном порядке. В состав комиссии обычно входят главный инженер, представитель производственного или технического отдела, материально ответственное лицо, которому передается поступивший объект.
Для оформления приемки в эксплуатацию поступивших объектов основных средств и их отражения в учете комиссия составляет в одном экземпляре Акт приемки-передачи основных средств по форме № ОС -1 на каждый объект в отдельности, в котором указывают наименование объекта, год постройки или выпуска заводом, краткую характеристику объекта, первоначальную стоимость, присвоенный объекту инвентарный номер, место использования объекта и другие сведения, необходимые для аналитического учета.
Для правильной организации аналитического учета основных средств каждому объекту в момент составления Акта по ф. № ОС-1 присваивается инвентарный номер по серийно-порядковой системе кодирования, который указывается в первичных документах и сохраняется за ним в течение всего периода нахождения в данной организации. Инвентарные номера выбывших объектов не могут присваиваться другим, вновь поступающим основным средствам в течение пяти лет, начиная с года следующего за годом списания. Составленный комиссией Акт по форме № ОС-1 утверждается руководителем организации и вместе с технической документацией, относящейся к данному объекту передается в бухгалтерию, которая на основании этих документов открывает Инвентарные карточки по форме № ОС-6 в одном экземпляре. В них записываются: наименование и назначение объекта, наименование завода-изготовителя, модель, тип, марка оборудования, инвентарный номер и другие данные, после чего техническую документацию передают в соответствующий отдел предприятия. Арендуемые основные средства, полученные в аренду, у арендатора могут числиться под инвентарными номерами, присвоенными им арендодателем.
Для контроля за сохранностью Инвентарных карточек их регистрируют в описи по форме № ОС-10, которая составляется по видам основных средств в одном экземпляре. Инвентарные карточки хранятся в специальных картотечных ящиках, в которых располагаются по классификационным группам.
Предприятия, имеющие небольшое количество объектов, могут вести пообъектный учет в инвентарной книге. Записи в ней производятся также по классификационным группам и местам нахождения объектов. Аналитический учет объектов основных средств по месту их эксплуатации (нахождения) и по материально ответственным лицам ведут в Инвентарном списке по форме № ОС-13. Они составляются в двух экземплярах. Первый экземпляр списка с распиской материально ответственного лица хранится в бухгалтерии, а второй — у материально ответственного лица по месту нахождения объекта основных средств. Не реже одного раза в полугодие Инвентарные списки, находящиеся в бухгалтерии и у материально ответственных лиц, сверяются. Для сохранности Инвентарные описи формы № ОС-13 должны быть сброшюрованы.