По итогам утверждения графиков ремонтов и работы технического совета была создана формализованная система технического обслуживания и ремонта (СТОиР). Она включает документы, обосновывающие ремонтные работы и подтверждающие их исполнение (ведомости дефектов и стандартные сметы ремонтов, заявки на платеж по приобретению запасных частей, акты сдачи-приемки ремонтных работ и т. д.). СТОиР является базой как для бюджетирования ремонтов и составления заявок на оплату запасных частей, так и для работы технических служб по проведению ремонтов (на основании стандартных смет на ремонт составляется бюджет ремонтов на год).
Трудности перехода
По мнению автора, при переходе на плановопредупредительные ремонты в первый год следует быть готовым к тому, что запланированная стоимость может превысить расходы за предшествующие отчетные периоды в несколько раз.
Это связано с тем, что в бюджете первого года будут учтены ранее невыполненные ремонтные работы. Возможны два варианта решения этой проблемы. Первый предполагает выделение необходимых ресурсов на квартал, контроль их расходования, и в случае выполнения такого бюджета по итогам одного квартала изыскивается финансирование до конца года. В результате оборудование будет работать без сбоев и с большей эффективностью. Второй вариант – констатировать, что необходимых средств выделить не удастся, и продолжать работать в режиме планирования «от достигнутого».
Проведя предварительную диагностику оборудования, специалисты ОАО «Уралкалий» пришли к выводу, что состояние оборудования удовлетворительное, и выбрали для себя первый вариант. Чтобы избежать нехватки средств на финансирование запланированных работ, целевая группа оборудования, к которой применялась новая система, была сужена. Это позволило профинансировать ремонты в полном объеме, убедиться в эффективности процесса, а затем применять этот опыт в отношении других групп оборудования.
Ремонтные службы оказались неготовыми к введению новой системы. На первых этапах внедрения системы планово-предупредительных ремонтов специалистам ОАО «Уралкалий» пришлось столкнуться с достаточно серьезными проблемами, связанными с управлением процессом ремонтов:
Но даже после перехода на ремонты по графикам и при достаточном финансировании возможна ситуация, когда издержки возрастут, а аварийность останется на прежнем уровне или увеличится. Этого можно избежать следующими способами:
Для обеспечения нормальной работы СТОиР в ОАО «Уралкалий» были предприняты следующие меры. Введено правило, согласно которому заявки на приобретение ТМЦ для ремонтов оборудования привязываются к инвентарному и заводскому номерам объекта основных средств. Это позволяет выявить факты некачественно проведенных ремонтных работ. Для лучшего контроля над выполнением ППР ежеквартально эксплуатационные и ремонтные службы представляют отчеты о соблюдении графиков планово-предупредительных работ с указанием отремонтированных объектов и стоимости ремонта.
Премирование технического персонала было увязано с объемом производства на единицу оборудования. Если станок простаивает, то премии работников уменьшаются, что стимулирует их контролировать работу ремонтных служб и своевременное техобслуживание. В ближайшем будущем планируется премировать ремонтный персонал за сокращение непроизводительных простоев оборудования. Разрабатывается концепция сервисного обслуживания оборудования, которая предусматривает фиксированную оплату за бесперебойную работу оборудования и штрафы за аварийные и внеплановые простои.
Все эти меры направлены на то, чтобы между техническими службами, которые отвечают за плановое обслуживание, и ремонтными подразделениями установилась конкуренция за обеспечение эффективной и бесперебойной работы производственных фондов компании.
Автоматизация управления ремонтами
Одна из составляющих эффективного управления ремонтами — информационная система, которая позволяет значительно уменьшить трудозатраты на планирование и контроль ремонтных работ. В компании «Уралкалий» система управления ремонтами была автоматизирована путем создания необходимого модуля ERP-системы на базе Oracle e-Business Suite. Такой модуль позволяет решать следующие задачи:
Модуль «Управление ремонтами», сданный в эксплуатацию в марте 2005 года, содержит информацию о 500 конвейерах, 4 тыс. вагонов и 100 комбайновых комплексах. Сейчас эта база расширяется, планируется вести отдельный учет по составным частям оборудования, например, вагону и 4 колесным парам. Информацию о технологических картах, ведомостях дефектов и сметах на ремонт в программу вносят технологи, а данные о проведенных ремонтах — механики. Это дает возможность дополнительно контролировать работу механиков и мотивировать технологов на безаварийную работу оборудования.
Итоги проекта
По мнению автора, эффективность созданной системы планирования ремонтов характеризует тот факт, что за три года ремонтный фонд предприятия не увеличился — при значительном повышении объемов производства (по сравнению с 2003 годом в этом году объем производства вырос на 23%) без прироста производственных мощностей. Непроизводительные простои по основным группам оборудования уменьшились на 15–30%, а энергоемкость производства ежегодно снижается на 1–2%. Этого удалось добиться благодаря концентрации работы на целевых группах оборудования.
В будущем компания планирует охватить системой ППР до 60% оборудования. Внедрять такую систему для всего оборудования предприятия, по мнению автора, неоправданно, так как затраты на планирование ремонтов малозначимого оборудования не окупятся.
«Избежать перерасхода средств на ремонты можно путем организации четкой системы управленческого учета и бюджетирования»
Виктория Осипова, заместитель генерального директора по финансам и экономике ООО «Межрегиональная коммунальная компания»
Традиционно размер отчислений в ремонтный фонд определяется исходя из балансовой стоимости производственных фондов и нормативов отчислений, которые разрабатываются и утверждаются внутренними правилами. В нашей компании (сфера деятельности — коммунальное хозяйство) таких нормативов не было, поэтому за основу расчета расходов на ремонты мы взяли данные о динамике расходов по типам ремонтов и оборудования за предыдущие периоды. По аналогии определяется потребность в новых материалах. Объем планируемых затрат на ремонты в 2005 году в нашей компании составил 2,915 млн руб. в квартал.
Можно выделить несколько типов ремонтных работ: техническое обслуживание, текущий и капитальный ремонты. Техническое обслуживание — комплекс работ по поддержанию в исправном состоянии внутридомовых систем и их элементов, а также заданных эксплуатационных параметров и технических условий работы конструкций. Текущий ремонт — комплекс строительных и организационных работ, направленных на устранение неисправностей, восстановление работоспособности оборудования и инженерных систем зданий для поддержания эксплуатационных показателей на допустимом уровне. Капитальный ремонт предполагает комплексное устранение неисправностей, изношенных элементов системы либо их замену на более надежные и экономичные (например, замена старых водонагревателей на новые).
Бюджеты ремонтных работ создаются и утверждаются в соответствии с существующей схемой документооборота в рамках управленческого учета: сметы формирует предприятие, затем передает на согласование в управляющую компанию, где они корректируются и только после этого утверждаются. Все затраты на ремонты контролируются ежедневно за счет утверждения управляющей компанией заявок на оплату работ и материалов. Основная цель этой процедуры — максимально сократить расходы, для чего анализируется возможность использования текущих складских запасов на проведение ремонта или получения необходимых материалов по бартеру (путем заключения бартерной сделки с другими предприятиями холдинга, а также путем снижения стоимости за счет использования системы централизованных закупок материалов). В заявке приводятся типы оборудования и работ, их стоимость и обоснование. В конце недели готовится отчет по складу, где указываются инвентарные номера оборудования, которое было заменено и оприходовано на складе.
При составлении бюджета ремонтов всегда создается резерв на непредвиденные поломки в размере 10% от плановых расходов.
Создание системы управленческого учета, позволяющей контролировать расходы на проводимые ремонты, и четкое планирование ремонтных работ позволяют значительно снизить затраты в целом по компании.