Система організаційно розпорядчих методів управлінн та їх вплив на зовнішньо економічну діяльність (стр. 3 из 16)

Рис. 1.1. Класифікація організаційно-розпорядчих методів управління

Розглянемо кожну групу методів. Центральне місце серед них займають способи організаційно-стабілізуючого впливу, основний зміст яких полягає у встановленні стійких організаційних зв'язків між елементами системи за допомогою закріплення за ними визначених обов'язків перед системою і перед окремими її ланками, тобто організаційний вплив направлений на постійну зміну підсистем, їх структур та порядок діяльності[41].Так, на тривалий період за допомогою цих методів визначають структури управління, способи взаємодії елементів системи управління, функції, повноваження і форми відповідальності суб'єкта і об'єкта управління. .

Об'єктами організаційного впливу виступають як суб’єкт, так і об’єкт управління і частково зовнішнє середовище.

Організаційний вплив на суб'єкт управління полягає у зміні організації його функціонування, тобто функцій, структури, організації управлінської праці, визначенні чи зміні прав, обов'язків. Звичайно, впливаючи на суб'єкт управління, ми тим самим впливаємо і на об'єкт, оскільки ці дві підсистеми перебувають у нерозривному зв'язку.

Суб'єкт управління здійснює самостійний організаційний вплив на об'єкт, встановлюючи режим функціонування останнього.

Методи організаційно-стабілізуючого впливу включають і себе регламентування, нормування й інструктування (Рисунок 1.2).

Рис. 1.2. Класифікація організаційних методів

Регламентування являє собою досить жорсткий тип організаційного впливу і полягає у розробці та введенні в дію організаційних положень, обов'язкових для виконання протягом певного, визначеного цими положеннями часу. Можна конкретизувати склад регламентуючих організаційних положень. Це, по-перше, положення загально організаційного характеру, яке встановлює організаційну відокремленість і порядок функціонування соціально-економічної системи в цілому. По-друге, це положення, яке визначає і встановлює внутрішній порядок роботи, організаційний статус різних ланок, їх завдання, функції, повноваження та ін.

По-третє, це типові структури, які визначають основні риси побудови внутрішніх організаційних основ. По-четверте, це посадове регламентування, яке здійснюється розробкою штатного розкладу та посадових інструкцій, що встановлюють перелік посад і основні вимоги до заміщення їх.

З наукового погляду сукупність регламентів повинна охоплювати усі ланки соціально-економічної системи— від робочих місць, бригад, відділів, секцій, підприємств до верхніх ланок управління. Побудова і функціонування всіх цих ланок повинні регламентуватися спеціальними положеннями про структурні підрозділи і посадовими інструкціями для окремих посад.

Нормування як метод організаційно-стабілізуючого впливу більш м'який спосіб організаційної стабілізації і полягає у встановленні нормативів, які є орієнтиром у діяльності.

Норми і нормативи, що використовуються в практиці управління, можна класифікувати так:

- за рівнем управління — народногосподарські, загальносистемні і внутрішньовиробничі. Прикладами народногосподарських норм можуть бути ставки вивізного мита, норми оподаткування діяльності підприємств, мінімальний розмір заробітної плати у народному господарстві та ін. До загальносистемних норм і нормативів відносять нормативи створення фондів, норми амортизації приміщень, обладнання та механізмів, природних втрат товарів при перевезеннях та зберіганні та ін. Внутрішньовиробничі норми розробляють безпосередньо на підприємствах. Це норми витрати матеріалів, сировини і палива у виробництві, виробітку, нормативи часу на технологічні операції тощо;

- за видами — техніко-технологічні, планово-економічні трудові, фінансово-кредитні, матеріально-постачальницькі, організаційно-управлінські. Техніко-технологічні норми регулюють використання сировини, обладнання та допоміжних матеріалів. Група планово-економічних норм охоплює регулювання оплати і стимулювання праці, нормування товарних залишків, строки подання статистичної звітності. Трудові норми—це норми виробітку, нормативи чисельності працівників, норми часу для праці і відпочинку, трудового розпорядку тощо. Фінансово-кредитні норми регулюють порядок одержання кредитів та ліквідації заборгованості, створення фондів загального і спеціального призначення, порядок віднесення втрат і збитків на результати діяльності та ін. Матеріально-постачальницькі норми визначають порядок надходження сировини, матеріалів та товарів у підприємства, строки поставки, встановлюють мінімальні обсяги відвантаження тощо. До організаційно-управлінських норм відносять типові управлінські структури, норми підпорядкування, порядок розробки та прийняття управлінських рішень;

- за строками дії норми поділяють на довгострокові та короткострокові;

- за напрямом впливу розрізняють норми впливу на колектив у цілому та на окремих працівників.

Норми і нормативи, що застосовуються в процесі управління, є необхідною важливою умовою наукової організації управління, оскільки саме на них ґрунтується виконання функцій менеджменту. Тому надзвичайно важливо постійно поліпшувати нормативну базу, розширювати коло нормативних показників, своєчасно переглядати раніше прийняті норми і нормативи, щоб вони стали перепоною на шляху оптимізації управління.

Інструктування — найбільш м'який спосіб організаційного впливу і полягає в ознайомленні з умовами роботи чи обставинами дорученої справі, з'ясуванні питань, можливих ускладнень, пересторозі від помилок, у порадах щодо виконання робіт. Інструктування завжди має форму методичної та інформаційної допомоги, спрямованої на успішне виконання роботи.

Інструктування може здійснюватися за допомогою радіо, телефону, відеопристроїв, особистими контактами. індивідуально і колективно. Воно може мати наочну форму. До інструктування відносять оформлення приміщень організаційною документацією про умови роботи. Це стенди з найменуваннями організаційних підрозділів, схеми розташування їх, порядок роботи, внутрішньоорганізаційні інструкції. Важливу роль при цьому відіграють лаконічність, простота, врахування психології сприйняття. Це все поліпшує організаційні умови роботи, сприяє успішному виконанню її.

Зазначені методи організаційного впливу рекомендується застосовувати в комплексі.

Вони направлені на:

1. Формування системи управління, визначення її функцій, структури та методів роботи.

2. Організацію спільної роботи, нормування різноманітних видів витрат.

3. Методичний інструктаж та навчання робітників ефективним способам виконання завдань.

Другою групою організаційно-розпорядчих, методів управління є методи розпорядчого впливу[41], які відображають поточне використання встановлених організаційних зв'язків і їх часткове коригування в разі зміни умов роботи(Рисунок 1.3). В основу розпорядчих методів покладено повноваження та обов'язки.

Рис.1.3. Класифікація організаційних методів управління

У практиці управління можуть виникнути такі проблеми, які не вкладаються в установлені регламентаційними актами чи нормами межі. Інакше кажучи, нерідко виникає конкретна ситуація, не передбачена в регламентаційних актах або ж передбачена ними як розпорядча діяльність. Ситуаціями першого роду є відхилення від раніше прийнятих планів, зумовлені порушенням зв'язків між суб'єктом і об'єктом управління, недостатньою обґрунтованістю деяких управлінських рішень, зривами в постачанні товарами і сировиною підприємств, змінами в характері попиту на ринку. Відхилення порушують планову програму розвитку господарської діяльності і потребують обов'язкового активного втручання управлінських органів для термінового виправлення становища, яке склалося.

Ситуаціями другого виду, тобто передбаченнями в організаційних нормах, але такими, що потребують конкретної розпорядчої діяльності в кожному випадку, є, наприклад, діяльність з добору і розстановки кадрів, оперативне керівництво виробничо-господарським процесом. У всіх випадках застосовуються способи розпорядчого впливу.

Основою розпорядчого впливу є порядок управління, розроблений в результаті актів організаційного впливу. Саме на підтримання і поліпшення цього порядку спрямований розпорядчий вплив. Він виходить від керівника, має обов'язковий характер і не підлягає обговоренню чи зміні. Всі акти розпорядчого впливу надходять суворо в одному напрямі: від вищих управлінських ланок до низових, від керівника до підлеглих.

Для розпорядчого впливу характерна нерегулярність його виникнення, оскільки відхилення в прийнятому порядку управління виникають раптово і їх складно передбачати наперед. У добре організованій системі ці відхилення зведені до мінімуму, проте через різноманітні зовнішні і внутрішні причини інколи і в ній виникає потреба в застосуванні розпорядчого впливу.

Причинами таких відхилень у системі організації, наприклад, торгової діяльності, можуть бути неритмічність завезення товарів у торгову мережу, незабезпеченість працівниками необхідних категорій, порушення техніки безпеки ; в технологічній системі — порушення технологічного процесу оптового та роздрібного продажу товарів, надходження від постачальників неякісних товарів, недодержання регламентів та режимів роботи; в системі організації праці — порушення трудової дисципліни, використання недосконалих систем матеріального стимулювання праці; в економічній системі—невідповідність фактичних витрат обороту запланованим, недосконалість діючих систем планування та економічного стимулювання.