Пояснения к таблицам: «+» - возможность имеется, возможности нет, «+/-»- опционально или внешним ПО, «-/+» - неполная функциональность возможности.
Чтобы получить представление о возможностях систем, позволяющих организовать электронный документооборот, была составлена таблица с необходимым набором функционала (таблица 3.1).
Как показано в таблице, все представленные системы стараются идти в ногу со временем и поэтому обладают почти всеми необходимыми функциональными возможностями. Наилучшим образом с типовыми задачами электронного документооборота справляются системы Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, DocsVision и LanDocs.
Примечания:
2- интеграция С CuneForm
3- с помощью Report’sMan
4- с помощью Crystal Reports
5- опционально «потоковое сканирование»
6- опционально подсистема « архивное дело»
7- опционально модуль «архивариус»
8 - опционально с помощью системы «центр отчётов»
9 - опционально система LanDocsархив
СЭД - это в первую очередь система, позволяющая решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами — регистрация и ввод документов, поиск документов, маршрутизация, создание отчётов, ведение архива, установление правами доступа в системе. Поэтому при выборе СЭД просто необходимо убедиться в том, что система действительно обеспечивает выполнение таких задач.
Следующим моментом, на который стоит обратить внимание при выборе той или иной системы, являются услуги, предоставляемые компаниями-разработчиками, и технические требования к системе. Для полноценной работы с системой в первую очередь необходимо пройти обучение. Разработчик должен предоставить постоянно действующую оперативную техническую поддержку. Услуги по установке и настройке системы, предлагаемые разработчиками, являются необязательными и могут понадобиться только в том случае, если собственные IT-специалисты не в силах самостоятельно осуществить адаптацию системы и ввод ее в эксплуатацию. Знание технических требований к системе позволяет заранее оценить расходы на приобретение дополнительного программного обеспечения и нового оборудования.
Суммарные затраты на приобретение системы складываются из стоимости лицензий программного продукта, базы данных, услуг, дополнительных модулей системы и стороннего программного обеспечения. По общей стоимости серверной и пользовательских лицензий, а также стоимости СУБД/платформы, наиболее приемлемыми являются системы ГранДок, ЕВФРАТ-Документооборот и DocsVision. Стоимость базы данных и программных платформ варьируется от 900$ (MS SQL Server 2005) до 4000$ (Lotus Notes Domino). Исключением является система ЕВФРАТ-Документооборот, имеющая встроенную СУБД Ника (0$) (таблица 2). Сравнение полных затрат на внедрение систем практически неосуществимо в силу различного подхода компаний-разработчиков к предоставлению услуг. В примечаниях к таблицам можно найти информацию об используемых системами базах данных и платформах, а также о модулях, стоимость которых учтена для систем LanDocs и CompanyMedia.
Таблица 3.2 Стоимость сервера и лицензии
| Система | Б-Р | ГД | Д | Е-Д | СМ | D | DIS | DV | LD | O-W | М |
| Стоимость сервера и 50 рабочих мест | 17600 | 10-20 | 12100 | 7200 | 21000 | 14800 | 19700 | 9200 | 21050 | 18200 | 10200 |
Приобретая систему, не следует забывать о «подводных камнях» ее внедрения и промышленной эксплуатации. Может оказаться, что все достоинства функционала приобретенной системы сойдут на «нет», когда дело дойдёт до внедрения и использования системы. Например, если приобретаемая система не содержит инструментария необходимого для настройки под потребности организации собственными силами, то процесс внедрения будет требовать участия разработчика, что существенно повлияет на повышение стоимости внедрения. Адаптировать систему под нужды своей организации доступными средствами без участия разработчика и без дополнительных затрат смогут обладатели систем ЕВФРАТ-Документооборот и DocsVision. Заказчикам других систем предлагается набор стандартных настроек, которые могут быть доработаны разработчиками или их партнерами, что приведет к увеличению затрат на внедрение (таблица 3.3).
Таблица 3. Доступный инструментарий для настройки системы
| Система инструментарий | Б-Р | ГД | Д | Е-Д | СМ | D | DIS | DV | LD | O-W | М |
| Дизайнер форм карточек документов | + | - | -\+3 | + | +\-4 | -\+7 | - | + | -\+8 | + | + |
| Дизайнер маршрутов\процессов | + | - | -\+ | + | +\-5 | -\+7 | - | + | + | + | + |
| Редактор отчётов | +\- | +\-2 | - | + | +\-6 | -\+7 | -\+ | + | + | + | +\-2 |
| Создание и изменение словарей и справочников | + | + | + | + | + | -\+7 | - | + | + | + | + |
Стоимость и сроки внедрения являются одними из факторов, влияющих на распространенность системы. В каждом конкретном внедрении они зависят от возможностей выбранной системы и структуры компании-заказчика (масштаб, специфика деятельности и т. д.), приобретающей систему. По имеющимся оценкам (таблица 4), на сегодняшний день наибольшее количество внедрений имеют системы ЕВФРАТ-Документооборот, Дело и CompanyMedia. Система Дело популярна в государственных учреждениях благодаря тому, что она ориентирована на автоматизацию процедур традиционного делопроизводства. Распространенность системы ЕВФРАТ-Документооборот объясняется универсальностью ее использования и гибкой ценовой политикой. Большое количество внедрений CompanyMedia обеспечивает модульность системы и реализация на платформе Lotus Notes/Domino.
Таблица 3.4. Опыт внедрения систем
| Система вопрос | Б-Р | ГР | Д | Е-Д | CM | D | DIS | DV | LD | O-W | M |
| Количество внедрений? | >100 | >100 | >500 | >1000 | >500 | >100 | >100 | >100 | >100 | >100 | >100 |
| Возможно ли внедрение собственными силами? | нет | нет | Нет \ да | да | нет | Нет \ да | Нет \ да | Да \ нет | нет | нет | да |
| Внедрение проектные (П) и собственными (С) силами? | П | П | С<П | П<<С | П | П>>C | П>C | П<С | П | П | П>С |
| Примечание: * - «нет \ да»- жесткие настройки, «да \ нет» требует специалист** - П > (<) С – проектных внедрений больше (меньше) чем собственными силами; “>> (<<) –на много больше ( меньше);П – проектные внедрения1- Учитываются только внедрение продукта Дело;2- С учетом внедрений продукта OfficeMedia | |||||||||||
Предполагая, что внедрение прошло успешно, следует рассмотреть, что же ещё существенно для автоматизации электронного документооборота. Помимо необходимого набора возможностей (таблица 3.1) наличие в системе дополнительного функционала (таблица 3.5) может значительно упростить работу с системой всем сотрудникам организации (например, настройка уведомлений и напоминаний). В некоторых случаях этот функционал просто необходим (например, WEB-доступ). Потребности заказчика в автоматизации процессов обработки документов со временем могут меняться (например, в случае изменения организационной структуры предприятия), что может привести к необходимости в развитии системы.
Например, возникает ситуация, когда заказчик, успешно эксплуатирующий систему в головном офисе организации, впоследствии принимает решение о внедрении ее в филиалы. Как видно из таблицы 3.5, наиболее полноценный дополнительный функционал за счет гибких настроек пользовательского интерфейса предоставляют системы Босс-Референт и Optima-Workflow. По остальным параметрам уверенные позиции занимают системы Directum, DocsVision и ЕВФРАТ-Документооборот.
Таблица 5. Дополнительные возможности работы с системой
| СИСТЕМА ВОЗМОЖНОСТЬ | Б-Р | ГД | Д | ЕЕ-Д | CM | D | DIS | DV | LD | O-W | М |
| Настройка пользовательского интерфейса | + | -\+ | -\+ | -\+ | +\-2 | -\+ | -\+ | -\+ | -\+ | + | + |
| Настройка уведомлений и напоминаний | + | -\+ | -\+ | + | + | + | -\+ | + | + | + | + |
| Интеграции с электронной почтой | + | - | -\+ | + | + | + | -\+ | + | +\-8 | + | + |
| Web-доступ | + | - | -\+ | + | + | + | -\+ | + | +\-9 | + | + |
| Территориально-распределённая работа** | + | - | - | + | +4 | +\-6 | + | +\-7 | +\-10 | + | + |
| Наличие API | + | - | + | + | + | + | - | + | + | + | + |
Важными характеристиками СЭД являются её безопасность, надёжность и производительность (таблица 3.6). Из таблицы 3.6 следует, что системы Directum, DocsVision, Optima-Workflow и ЕВФРАТ-Документооборот позволяют обеспечить необходимый уровень надёжности и безопасности электронного документооборота. В свою очередь производительности рассматриваемых в обзоре решений достаточно, чтобы автоматизировать как небольшие, так и крупные структуры, так как производительность в большинстве случаях зависит от возможностей серверного аппаратного обеспечения. В случае создания распределенной системы электронного документооборота (отдельные серверы базы данных для каждого подразделения) количество одновременно работающих пользователей может измеряться тысячами.