Нами разработаны общие требования к системе электронного документооборота с учетом особенностей исследуемой организации.
Обобщенный список требований
Бизнес-требования
1) Идентификация пользователей
Первый этап. Аутентификация
· защищенность протокола связи;
· интегрируемость с существующими системами аутентификации пользователей.
Второй этап. Авторизация
· возможность организации различных уровней доступа к данным для пользователей и групп пользователей;
· организация рабочего места под функции, выполняемые пользователем или группой пользователей.
Третий этап. Разграничение прав доступа к документам
· возможность установки различных прав доступа к документам (чтение, редактирование, удаление и т.п.) для пользователей и групп пользователей;
· делегирование прав доступа к документу от одного лица другому.
2) Хранилище документов
Первый этап. Производительность хранилища данных
· зависимость скорости работы с документами от количества документов в базе данных и количества одновременно работающих с системой пользователей.
Второй этап. Поиск документов
· поиск по полям документа;
· контекстный поиск по вложенным (присоединенным) файлам.
Третий этап. Архивация документов
· вопросы сложности извлечения документов из архива (поиск, чтение)
Четвертый этап. Устойчивость хранилища к сбоям базы данных
Пятый этап. Репликация данных
· только для чтения
· с возможностью сохранения изменений
3) Работа с документами
Первый этап. Работа с типами документов
· создание новых типов
· наличие конструктора форм
· справочные (подстановочные) поля
· история документа
· отслеживание версий документов
Второй этап. Конвертация документов
· сканирование
· импорт из других форматов файлов
Третий этап. Электронная подпись
4) Работа с бизнес-логикой
· Маршруты движения документов
· Задания (задачи) для пользователей
· Работа с пользовательскими сценариями
Требования к программному обеспечению
1) Требования к ресурсам
· Операционная система
· СУБД (необходимость приобретения сторонней СУБД)
· Зависимость от сторонних продуктов
· наличие дополнительного программного обеспечения для работы системы
· Аппаратная часть
· производительность компьютеров
2) Стоимость продукта
А) Стоимость дополнительного программного обеспечения
· СУБД, офисные пакеты, другое программное обеспечение
Б) Закупка нового оборудования
В) Затраты на обучение персонала
Г) Затраты на подготовку готового решения
3) Удобство сопровождения
· Документация
-соответствие документации текущей версии продукта
-наличие электронных обучающих материалов
-освещенность вопросов расширения системы
· Возможности расширения системы
· Техническая поддержка системы
4) Удобство использования
Простота выполнения базовых операций пользователя
· доступность управляющих элементов
· количество элементарных операций для выполнения действий
Рассмотрим программное обеспечение электронного документооборота, представленное на рынке России.
Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией. Ниже приведен список наиболее часто встречающихся задач.
· Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.
· Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.
· Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.
· Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).
· Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
· Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.
· Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.
Основные факторы, влияющие на решение о выборе системы в ОГУ «БелИФ»
· Требования по объему хранения. Необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.
· Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.).
· Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры.
· Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.
· Наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов.
· Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота.
· Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.
· Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах.
· Требования к "открытости", расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования.
· Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия.
· Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов.
· Требования к безопасности (шифрование, организация доступа, и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота.
· Требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.
В настоящее время в России наблюдается рост интереса к системам электронного документооборота (СЭД) среди государственных и коммерческих структур. Компании-разработчики готовы предоставить СЭД как для небольших организаций численностью 5-10 человек, так и для крупных предприятий численностью тысячи человек. Всего на рынке представлено более пятидесяти решений этого класса. Но на вопрос, по каким критериям правильно выбирать систему, ответ знают далеко не все. В данном обзоре предлагается анализ наиболее популярных отечественных разработок в области автоматизации документооборота и делопроизводства.
Сегодня можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков, работающих в сфере автоматизации работы с документами: Босс-Референт, ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow, Мотив.
Таблица 3.1 Основные возможности систем электронного документооборота
| Система возможность | Б-Р | ГД | Д | Е-Д | СМ | D | DIS | DV | LD | O-W | М |
| Регистрации документов | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + |
| Введение регистрационной карточки | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + |
| Введение номенклатуры дел | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + |
| Сканирование | +/-1,2 | + | +/-1,5 | + | +/-1 | -/+ | + | + | + | +/-1 | + |
| Распознание документов | +/-1,2 | + | +/-1,5 | + | +/-1 | -/+ | +/-1 | +/-1 | +/-1 | +/-1 | + |
| Связанные документы | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + |
| Прикреплённые файлы | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + |
| Работа со словарями и справочниками | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + |
| Срок поручений | + | - | + | + | + | + | + | + | + | + | + |
| Поиск:- по реквизитам - по виду рекивзита документа-полнотекстовый- с учётом морфологии | +-+- | +-+- | +++- | ++++ | +-+- | +-++ | ++-- | +++- | +-++ | ++++\- | ++++ |
| Списание документа в архив | + | + | + | + | + | + | - | + | + | + | + |
| Введение архивов электронных документов | -/+ | - | +/-6 | +/-7 | -/+ | -/+ | - | -/+ | +/-9 | -/+ | + |
| маршрутизация | + | - | + | + | + | + | - | + | + | + | + |
| Генерация отчётов | +/-³ | +/-4 | + | + | +/-8 | + | + | + | + | +/-4 | + |
| Продолжение табл. 3.1 | |||||||||||
| Разграничение прав доступа | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + |
| Пароли | + | - | -\+ | + | + | + | + | + | + | + | + |
Условные обозначения систем в таблицах: Босс-Референт (Б-Р), ГранДок (ГД), Дело (Д), ЕВФРАТ-Документооборот (Е-Д), CompanyMedia (CM), Directum (D), DIS-системы (DIS), DocsVision (DV), LanDocs (LD), Optima-Workflow (O-W), Мотив (М).