«Деловые Бумаги» - профессиональный инструмент референта и кадровика, полезный помощник бухгалтера и юриста (формы отчетности и образцы договоров) и огромный цифровой архив деловой документации, который будет полезен гражданам как для личного так и в трудовой деятельности, например, для госслужащего или руководителя фирмы.
Можно сделать вывод, что оснащенность персонала ОГУ «БелИФ» информационно-правовыми средствами и программами находиться на довольно высоком уровне, что очень способствует повышению эффективности основной деятельности персонала – создание, внедрения и управления ИТ-проектов на региональном уровне, а, в конечном счете, повышению эффективности управления.
С 2006 года в ОГУ «БелИФ» начались работы над созданием системы электронного документооборота для внедрения в аппарат губернатора Белгородской области.
Необходимо заметить, что принятый в настоящее время в Белгородской области обмен бумажными документами между органами государственной власти и местного самоуправления является чрезвычайно медленным и влечет значительные затраты ресурсов на функционирование курьерских и почтовых служб, экспедиций и канцелярии, вынужденной регистрировать входящие и отправлять исходящие документы. В случае функционирования автоматизированной системы к этому еще прибавляется ввод информации о документе и сканирование текста для помещения в базу документов системы. Зачастую отсутствует возможность контроля со стороны отправителя за процессом получения и регистрации документов принимающей стороной.
Эта ситуация представляется еще более неестественной, если учесть, что исходящий документ также готовится в автоматизированной системе, а текст существует в виде файла и специально распечатывается для отправки в другие организации. Выходом из этой ситуации является создание системы обмена электронными документами между органами государственной власти и местного самоуправления. Создание такой системы позволит обеспечить:
· радикальное ускорение доставки документов;
· гарантию доставки;
· доставку «под роспись» – уведомление отправителя о получении и регистрации документа получателем;
· снижение издержек.
Необходимо учитывать, что традиционный бумажный документооборот еще не скоро потеряет свое значение – в ближайшие годы важные документы все равно будут издаваться, утверждаться и доставляться в бумажном виде. Тем не менее, существуют (и в ряде организаций уже эксплуатируются) интегрированные бумажно-электронные технологии, в которых документ пересылается в электронном виде, регистрируется, и именно с электронной копией идет работа, а бумажная копия передается обычным путем.
Введение в Белгородской области законодательства, обеспечивающего юридическую значимость электронной цифровой подписи (Приложение 5), открывает возможность создания систем обмена электронными документами, не требующих дублирования электронных документов бумажными и позволяющих тем самым значительно снизить издержки органов власти и управления. Но на пути разработки такой системы у специалистов ОГУ «БелИФ» имеются объективные трудности:
1. Отсутствие каких-либо систем автоматизации документооборота в аппарате губернатора Белгородской области.
2. Разнообразие систем и форматов, используемых в аппарате губернатора.
3. Необходимость надежной аутентификации отправителей / получателей в аппарате губернатора.
4. Защита информации от изменения в процессе доставки документов между органами государственной власти и местного самоуправления.
5. Необходимость защиты конфиденциальной информации.
Основное содержание работы органов государственной власти в Белгородской области – это выработка управленческих решений, протекающая в форме работы с документами. Поэтому эффективность осуществления ими своих функций в значительной степени определяется системой работы с документами.
В аппарате губернатора Белгородской области повсеместно используется традиционная система делопроизводства. Эта система, основанная на централизованном контроле документов на всех стадиях их исполнения, обладает рядом важных достоинств. Однако при больших объемах обрабатываемых документов все равно возникают проблемы, неизбежные при работе с бумажными документами:
1. Длительные процедуры передачи документов.
2. Возможность утери информации о местонахождении документов.
3. Отсутствие эффективного контроля, как за работой отдельных чиновников, так и за деятельностью аппарата в целом со стороны вышестоящих органов и общества.
4. Высокие издержки на инфраструктуру хранения и движения бумажных документов.
5. Высокая трудоемкость рутинных операций в деятельности чиновников и нехватка времени на подготовку качественных решений.
Зачастую эти проблемы приводят к неоправданно затянутым срокам рассмотрения вопросов и неэффективности работы в аппарате губернатора.
Существует два возможных подхода по применению информационных технологий для решения этой проблемы:
1. Повышение эффективности существующих процедур работы с документами (автоматизация делопроизводства).
2. Переход кэлектронному документообороту.
Автоматизация делопроизводства основана на том, что при регистрации бумажного документа он полностью или частично переводится в электронную форму, и дальнейшая работа ведется в основном с электронными регистрационными карточками и представлениями документов.
Внедрение такой технологии позволяет:
1. Ускорить движение документов.
2. Гарантировать своевременное рассмотрение документов.
3. Обеспечить эффективный контроль исполнения документов и принятия управленческих решений.
4. Повысить эффективность работы, как отдельных чиновников, так и всего аппарата губернатора в целом.
5. Снизить издержки на размножение, передачу и хранение множества копий бумажных документов.
6. При принятии решений повысить их обоснованность и качество за счет предоставления исполнителю максимально полной документационной базы.
Необходимо заметить, что при таком подходе появляются дополнительные издержки в процессе регистрации документа. Впрочем, их можно избежать, если значительную часть документов организация будет получать в электронном виде.
Идея же электронного документооборота состоит в том, что для документов вообще не создается бумажных версий. Это позволит значительно поднять эффективность и снизить издержки по сравнению со смешанным документооборотом.
Необходимо также иметь в виду, что переход на электронный документооборот и делопроизводство в аппарате губернатора Белгородской области потребует значительного времени. Но внедрение систем автоматизированного делопроизводства уже сейчас создает хорошие технологические предпосылки для перехода к электронному документообороту, так как сотрудники аппарата губернатора постепенно отвыкают иметь дело с бумагами (оборот бумаг замыкается на канцелярии и архиве), и в них исчезает технологическая необходимость.
А для некоторых видов документов (например, внутренних) электронный документооборот возможен уже сейчас. Он также возможен для всех проектов документов на стадии их разработки и согласования.
Таким образом, в данный момент ОГУ «БелИФ» реализуются основные подходы информационного менеджмента. В процессе реализации стратегических, тактических и оперативных целей деятельности активно используются современные инструменты (программные, аппаратные средства). Однако, существует ряд недостатков, а именно. Во-первых, в условиях снижения объемов финансирования деятельности и ограничения бюджетных средств, становится необходимым использование более дешевых и доступных программных продуктов эффективного распространения информации, документооборота, оперативного управления деятельностью компании и совместной работы команд и сотрудников. Во-вторых, в связи со структурными особенностями и спецификой деятельности ОГУ «БелИФ» (участие в реализации государственных программ и проектов) необходимо учитывать возможности взаимодействия информационной системы и, в частности, системы электронного документооборота и оперативного управления деятельностью компании с информационными системами региональных органов власти и муниципального самоуправления. В процессе устранения указанных недостатков нам предстоит: изучив определенный сектор рынка информационных продуктов и услуг, выбрать наиболее приемлемое решение, удовлетворяющее потребностям организации, регламентировать процесс перехода на новую систему электронного документооборота и оперативного управления деятельностью компании.
ГЛАВА 3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОГУ «БЕЛИФ» НА ОСНОВЕ ТЕХНОЛОГИЙ ИНФОРМАЦИОННОГО МЕНЕДЖМЕНТА
3.1 Выбор системы оперативного управления деятельностью на основе анализа российских и зарубежных программных продуктов
Так как обслуживание и обновление установленной в организации системы оперативного управления Microsoft SharePoint в условиях ограниченного финансирования и сокращения штата ОГУ «БелИФ» вызывает затруднения руководства и персонала, нами было предложено проанализировать определенный сектор рынка информационных продуктов и услуг и выбрать оптимальный вариант программного обеспечения с целью организации документооборота, оперативного управления деятельностью организации и совместной работы команд проектов и остальных сотрудников. Основными критериями выбора стали стоимость и доступность обслуживания программного обеспечения. При этом еще одним критерием выбора является возможность взаимодействия информационной системы ОГУ «БелИФ» с информационными системами региональных органов власти и муниципального самоуправления.