Таблица 3.2 - Оборачиваемость дебиторской задолженности
| Показатели | Формула расчета | Значение |
| Оборачиваемость ДЗ (раз). | Объем товарооборота/Средняя ДЗ | 5,74 |
| Период погашения ДЗ (дни) | 365 / Оборачиваемость ДЗ | 60 |
| Доля ДЗ в общем, объеме текущих активов | ДЗ / Оборотные активы | 33 |
| Отношение средней величины ДЗ к объему выручки | Средняя ДЗ / Объем выручки | 0,18 |
Для сложившегося на предприятии периода погашения дебиторской задолженности 60 дней, индекс цен составит в среднем 3,0 ((0,012 * 60) / 30). Тогда коэффициент падения покупательной способности денег будет равен 0,97 (1/1,03). Иначе говоря, при среднем сроке возврата задолженности, равном 60 дней, предприятие реально получит лишь 97% от стоимости договора, теряя с каждой тысячи рублей выручки 30 руб.
ООО "Ритм" заключило договор - поставки продукции в IV кв. 2009 г. на сумму 410000 руб., в тексте договора указывается, что при условии оплаты в 10- ти дневной срок покупателю предоставляется скидка в размере 10 руб. на каждую 1000 руб. договора.
В табл. 3.3 приведен расчет возможной эффективности мероприятия при предоставлении скидки и без нее.
Таблица 3.3 - Выбор способа расчета с покупателями и заказчиками
| Показатели | Вариант I - со скидкой | Вариант II - без скидки | Отклонения (+,-) |
| Коэффициент падения (повышения) покупательной способности | 1,2% х10/ 30 = 0,40 | 1,2%х60/30 = 2,4 | 2,00 |
| Влияние инфляции на каждую тысячу рублей договорной цены, руб. | 1000 * 1,004- 1000 = 4 руб. | 24 | 20 |
Таким образом, при использовании скидки на каждую 1 тыс. руб. будет выигрыш 20 руб., а всего дополнительная прибыль:
20 руб. * 410000/1000 = 8200 руб.
Аналогично предприятием могут быть рассмотрены варианты предоставляемых размеров скидок и сроков погашения дебиторской задолженности, удовлетворяющих и продавца, и покупателя продукции, в том числе по просроченным задолженностям. Кстати, практика предоставления скидок при сокращении сроков оплаты очень широко применяется в странах с развитыми экономическими отношениями.
Поэтому сегодня, в условиях информационного взрыва, предприятие вынуждено уделять пристальное внимание таким сферам, как реализация, и сбыт своей продукции и услуг, увеличение доходов и улучшение своего финансового состояния. Поскольку в условиях жесткой конкуренции на рынке снизить уровень производственных расходов в своей фирме ниже определенного предела практически невозможно, предприятия обращают свой взор в сторону поиска новых путей увеличения своих доходов
3.2 Внедрение автоматизированной системы управления дебиторской задолженностью
В современных рыночных условиях правила диктуют покупатели и заказчики, которым выгодно сначала получить товар или принять работу, а только потом расплатиться. Для того чтобы удержать свои позиции на рынке, поставщики и подрядчики следуют желаниям клиентов и все чаще используют коммерческое кредитование, предоставляют отсрочки платежей и т. д. Если факт поставки товара (работ, услуг) не совпадает по времени с получением за них денежных средств, у поставщика (подрядчика) возникает дебиторская задолженность. Дебиторская задолженность, с точки зрения гражданского права, является имущественным правом, т. е. правом на получение определенной денежной суммы (товара, услуги и т. п.) с должника. Данный вид задолженности отражается в бухгалтерской отчетности в составе активов организации. В настоящее время нередки случаи неисполнения должниками своих обязательств. За нарушение условий договоров применяются следующие меры гражданско-правовой ответственности: штрафы, пени, неустойки, проценты. Предлагается в целях эффективного управления дебиторской задолженностью приобретение программы «Управление дебиторской задолженностью. Сетевая версия» в ООО Консалтинговая группа «Лекс» как инструмента по организации системной работы с платежами контрагентов, существенно снижающего риски возникновения долгов и предоставляющего возможность эффективного взыскания дебиторской задолженности. Система «Управление дебиторской задолженностью. Сетевая версия» является профессиональным помощником, который в режиме реального времени планирует, контролирует и управляет деятельностью по работе с контрагентами. Снижение дебиторской задолженности возможно только через организацию эффективного взаимодействия с клиентами, которая охватывает не столько юридическую подготовку, сколько контроль и взаимодействие.
Установка программы «УДЗ. СВ» позволит обеспечить:
- контроль деятельности специалистов в режиме on-line (надлежащее исполнение своих обязательств, выдача заданий для каждого пользователя с выводом результатов и комментариев ответственных лиц);
- подробное описание процесса управления дебиторской задолженностью с соответствующими формами документов;
- инвентаризацию дебиторской задолженности в режиме реального времени;
- экономия существенных денежных средств на привлечении внешних специалистов;
- возможность принимать управленческие решения на основании автоматически формируемых программой аналитических отчетов;
Функциональные возможности системы «Управление дебиторскойзадолженностью. Сетевая версия»:
· Одновременное объединение нескольких пользователей с различными функциональными обязанностями.
· Возможность контролировать и управлять работой сотрудников менеджменту компании (сквозная цепочка вертикальных взаимоотношений: руководитель – начальник юридического отдела - юрист - бухгалтер) посредством выдачи заданий для каждого пользователя и выводом результатов и комментариев ответственных лиц;
· Импорт данных из бухгалтерских программ, существенно сокращающий время на внесение информации о контрагенте;
· Поэтапная работа с задолженностью, сопровождаемая проверкой качества, сроков работ и истории взаимоотношений с контрагентами;
· Качественная правовая поддержка, позволяющая аргументировано доказывать и обосновывать свои действия: готовые образцы и примерные тексты, договоры и процессуальные документы, оптимизирующие процесс подготовки документов по взысканию задолженности;
· Автоматические напоминания, информирующие о наступлении сроков платежей, о заданиях поступающих от руководства и старших сотрудников;
Программный продукт «Управление дебиторской задолженностью. Сетевая версия» подразумевает осуществление работы с программой одновременно несколькими пользователями с различными задачами (функциональными обязанностями и правами доступа к полному объёму информации). Для каждого из пользователей определен объём работ, который он должен осуществлять.
Этапы процесса востребования дебиторской задолженности в соответствии с УДЗ.СВ.Весь процесс по управлению дебиторской задолженностью можно разделить на следующие этапы, которые и содержит УДЗ.СВ:
1. Начало работы с контрагентом (первый этап – ввод справочной информации).Начинать работу с контрагентами необходимо с того момента, как был заключен договор с условиями об отсрочке платежа, даже если нет первичной информации о том, что этот контрагент может ненадлежащим образом исполнить свои обязательства в сроки, определенные договором.
На этом этапе специалисту, ответственному за работу с контрагентами, необходимо владеть информацией относительно «параметров» задолженности (наименование контрагента, обязательство, из которого возникла задолженность, предмет договора, срок его исполнения), которые непосредственно используются при оформлении сопутствующих документов. Работа на данном этапе заключается в следующем. Пользователь – бухгалтер, помощник бухгалтера, иное лицо, работающее с бухгалтерскими программами и имеющее возможность заполнять первичные сведения относительно контрагентов, должен точно заполнить все параметры диалоговых окон «Параметры задолженности» и «Контрагенты». Уже на этом этапе пользователь имеет возможность получить подсказки высококвалифицированных специалистов Консалтинговой группы «Лекс»: - относительно действий, которые необходимо совершить пользователю по вводу информации; - на что в первую очередь необходимо обратить внимание; - какие данные имеют первостепенное значение; - какие действия, направленные на своевременное погашение дебиторской задолженности, необходимо осуществить уже на этом этапе (при этом пользователю будет предложена вся информация, необходима для совершения этого действия, в том числе, подробные комментарии специалиста и контактная информация по контрагенту).
2. Переговоры с контрагентом. Данный этап открывает процесс работы по взысканию дебиторской задолженности, который подразумевает текущую работу по этой задолженности, переходящую от одного этапа к другому, и начинается он со дня наступления сроков погашения задолженности и не оплаты этого долга со стороны дебитора. Пользователь – юрист, помощник юриста, стажер, иное лицо, в обязанности которого входит правовая поддержка деятельности организации. Данный пользователь имеет возможность сразу же (не теряя драгоценного времени) приступить к работе по управлению дебиторской задолженностью на основании тех сведений и информации, которая была введена в программу предыдущим пользователем. Так, УДЗ.СВ подскажет пользователю о наступлении сроков оплаты, о действиях, которые необходимо выполнить, на что прежде всего необходимо обратить внимание. В свою очередь, имея перед собой всю информацию относительно данной сделки и самого контрагента, юрист в сроки, предусмотренные договором, следуя подсказки высококвалифицированного специалиста, заложенной в программе, делает звонок контрагенту. Ведь в противном случае должник может подумать, что сумма задолженности для кредитора не важна, либо у него отсутствует соответствующий контроль, или кредитор боится портить с ним отношения, что, в свою очередь, и может повлечь неоплату долга.