Основні етапи матеріально технічної підготовки проекту (стр. 3 из 3)

Придбати чи заказати матеріально-технічні ресурси можна за рахунок власних коштів, кредитів банку чи відстрочки платежів за ресурси постачальників (кредиторська заборгованість постачальників).

Кредиторську заборгованість постачальникам можна розглядати як безплатний займ постачальників. Але коли рахунки одразу оплачуються зразу, то надаються значні знижки постачальниками.

В цьому випадку необхідно вирішити, користуватися знижкою і оплатити рахунки одразу чи купувати в кредит та держати кредиторську заборгованість на балансу. Якщо користуватися знижкою, то можна виграти суму самої знижки, але програти на процентах, які необхідно платити банку за займ для розрахунку з постачальниками, а також втрачає можливість отримати безплатний кредит. Користуватися знижкою вигідно тоді, коли виграш перевищує витрати.

11. Наймання на роботу потрібних спеціалістів (підрядчиків), включаючи консультантів.

Замовник може наймати на роботу потрібних спеціалістів, консультантів.

Договір підряду на будівництво, якщо це потрібно, може укладати замовник з одним підрядником або з двома і більше підрядниками. Підрядник має право за згодою замовника залучати до виконання договору як третіх осіб субпідрядників, на умовах укладених з ними субпідрядних договорів, відповідаючи перед замовником за результати їх роботи. У цьому випадку підрядник виступає перед замовником як генеральний підрядник, а перед субпідрядниками - як замовник.

При наймі на роботу підрядчиків замовник має певні права: замовник має право, не втручаючись у господарську діяльність підрядника, здійснювати контроль і технічний нагляд за відповідністю обсягу, вартості і якості виконаних робіт проектам і кошторисам. Він має право перевіряти хід і якість будівельних і монтажних робіт, а також якість матеріалів, що використовуються.

У разі якщо підрядник не береться своєчасно за виконання договору або виконує роботу настільки повільно, що закінчення її до строку стає явно неможливим, замовник має право вимагати розірвання договору та відшкодування збитків.

Підрядник має право не братися за роботу, а розпочату роботу зупинити у разі порушення замовником своїх зобов'язань за договором, внаслідок якого початок або продовження робіт підрядником виявляються неможливими чи значно ускладненими.

Якщо договором не передбачено попередньої оплати виконаної роботи або окремих її етапів, замовник зобов'язаний сплатити підряднику зумовлену договором ціну після остаточної здачі об'єкта будівництва, за умови, що робота виконана належним чином і в погоджений строк або, за згодою замовника, - достроково.

Підрядник має право вимагати виплати йому авансу, якщо така виплата та розмір авансу передбачені договором.

У разі необхідності консервації будівництва з незалежних від сторін обставин замовник зобов'язаний оплатити підряднику виконані до консервації роботи та відшкодувати йому пов'язані консервацією витрати.

Недоліки виконання робіт чи матеріалів, що використовуються для робіт, допущені з вини підрядника або субпідрядника, повинні бути усунені підрядником за свій рахунок

Підрядник несе відповідальність за недоліки проекту, в тому числі виявлені в процесі його реалізації та експлуатації побудованого за даним проектом об'єкта.

У разі виявлення недоліків проекту підрядник зобов'язаний безоплатно переробити проект, а також відшкодувати замовнику збитки, спричинені недоліками проекту.

12. Планування поставок.

Планування поставок здійснюєтьсяз урахуванням необхідності ритмічного та безперебійного постачання товарів споживачам. Якщо в довгостроковому договорі кількість поставки визначено лише на рік або менший строк, у договорі повинен бути передбачений порядок погодження сторонами строків поставки на наступні періоди до закінчення строку дії договору. Якщо такий порядок не передбачений, договір вважається укладеним на один рік.

У разі якщо сторонами заплановано поставку товарів окремими партіями, строком (періодом) поставки продукції виробничо-технічного призначення є, як правило, квартал, а виробів народного споживання, як правило, - місяць. Сторони можуть погодити в договорі також графік поставки (місяць, декада, доба тощо).

13. Організація бухгалтерського обліку.

Організація бухгалтерського обліку – це система методів, засобів і заходів, які забезпечують оптимальне санкціонування такого обліку і його подальший розвиток. На етапі матеріально-технічної підготовки організація бухгалтерського обліку полягає в цілеспрямованому впорядкуванні структури та процесів. Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку несе керівник проекту, який повинен створити необхідні умови для ведення обліку.

Основними напрямками організації бухгалтерського обліку на даному етапі: облік витрат, внутрішньогосподарський контроль матеріально-технічних ресурсів, майна і цінностей, облік розрахунків з робітниками, підрядчиками, консультантами.

14. Доставка, приймання і зберігання товару.

У договорі поставки за згодою сторін може бути передбачений порядок доставки товарів будь-яким видом транспорту, а також вибірка товарів покупцем.

Договором може бути передбачено відвантаження товарів вантажовідправником (виготовлювачем), що не є постачальником, та одержання товарів вантажоодержувачем, що не є покупцем, а також оплата товарів платником, що не є покупцем.

Договором може бути передбачений порядок доставки недоодержаної покупцем у встановлений строк кількості товарів.

Приймання товарів оформлюється накладними відомостями, де зазначається кількість товарів, дата приймання тощо.

Строк придатності та зберігання товарів обчислюється від дня виготовлення товару. Сторониможуть погодити в договорі гарантійні строки більш тривалі порівняно з передбаченими стандартами або технічними умовами. Гарантійний строк на комплектуючі вироби і складові частини вважається рівним гарантійному строку на основний виріб, якщо інше не передбачено договором або стандартами (технічними умовами) на основний виріб. Для зберігання товарів замовник може орендувати склад.

15. Облік і контроль доставки.

1.3 Вимоги до управління у циклі закупівель і поставок

Закупівлі і поставки займають відповідне місце у життєвому циклі проекту. На рисунку 1.1 схематично показано саме яке місце відведене операціям закупівель і поставок. західною економікою передбачено такі кроки у циклі закупівель ті поставок:

· закупівлі робіт (Procurement of works);

· закупівлі матеріалів (Procurement of goods);

· закупівлі устаткування (Procurement of equipment);

· закупівлі послуг (Procurement of services );

· закупівлі (використання послуг) консультантів проекту (Procurement of consultants).

Рисунок 1.1. Місце закупівель і поставок у життєвому циклі проекту

Вітчизняна структура закупівель близька до західної, – відмінності лише в останньому елементі (використання послуг консультантів), який поки що не знайшов у нас широкого застосування.

Щодо інших елементів закупівель, то тут помітне явне зближення підходів. Відмінність є лише в тому, що на Заході усі процедури закупівель строго регламентовані (правилами, інструкціями), тоді як в Україні це обмеження ще не набуло сили.

Існують певні вимоги у циклі закупівель і поставок, характерні для ринкової економіки.

Планування та організація:

· здійснюються на основі даних проектно-кошторисної документації;

· графіки розробляються на основі та у зв’язку із загальним планом проекту і з урахуванням тривалості розробки проектно-кошторисної документації, циклу закупівель і доставки вантажів;

· план охоплює проект у цілому;

· вибір місця закупівель визначається на основі розрахунку вартості варіантів;

· у плані визначаються структури й особи, відповідальні за кожну позицію поставок.

Вибір постачальників:

· здійснюється на основі вивчення так званих кваліфікаційних анкет, які з’ясовують управлінські, технічні, виробничі та фінансові можливості;

· із замовником і керівником проекту після опрацювання анкетних даних складається список претендентів;

· за результатами торгів здійснюється остаточний вибір постачальників.

Розміщення замовлень:

· разом з проектною організацією розробляються заходи щодо стандартизації (скорочення номенклатури) закупівель;

· загальні замовлення оформляються тільки після скорочення номенклатури закупівель;

· оцінка заявок і проведення торгів передують укладенню контрактів;

· укладення контрактів провадиться в результаті додаткових зустрічей і узгоджень з переможцями торгів вимог щодо перевезення і зберігання вантажів, а також порядку платежів і преміювання.

Контроль за поставками:

· здійснюється відповідно до спеціальних графіків;

· встановлюється щодо кожного з перелічених вище видів поставок (устаткування, роботи, місцеві матеріали, послуги);

· має за основу загальний план проекту;

· орієнтований на стандартні форми звітності;

· усі зміни вносяться в загальний графік проекту.

Вищерозглянуті роботи очолює служба керівника проекту. Вона працює в контакті з усіма підприємствами та організаціями, які забезпечують проект ресурсами. Якщо мова йде про значний проект, головний його керівник (головний менеджер) делегує відповідні повноваження менеджеру з поставок (або навіть спеціальній службі). У будь-якому випадку керівник проекту є центральною фігурою в циклі матеріально-технічної підготовки проекту.