Аудит системы менеджмента качества (стр. 5 из 9)

В зависимости от сложности аудита может возникнуть необходимость в заключении официаль-ного соглашения по обмену информацией в ходе аудита между группой по аудиту и проверяемой
организацией.

В группе по аудиту периодически проводят обмен информацией, оценивают ход аудита и при необходимости перераспределяют обязанности между членами группы по аудиту.

Во время аудита руководитель группы по аудиту должен периодически информировать о ходе аудита и всех связанных с этим вопросах проверяемую организацию и заказчика аудита. Свидетельство, полученное во время аудита, относительно предполагаемого возможного риска (например, связанного с безопасностью, охраной окружающей среды или качеством) должно быть без задержки доведено до сведения проверяемой организации и, если необходимо, заказчика аудита. Информация, выходящая за пределы области аудита, должна также приниматься во внимание и доводиться до сведения руководителя группы по аудиту, чтобы осуществить обмен информацией с проверяемой организацией и заказчиком аудита. Если свидетельство аудита указывает на невозможность достижения целей
аудита, руководитель группы по аудиту должен сообщить о причинах проверяемой организации и
заказчику для принятия соответствующих мер, включающих корректировку плана аудита, изменение целей или области аудита, или прекращение аудита.

Любые изменения области аудита, которые могут оказать влияние на ход выполнения аудита, следует анализировать и утверждать должным образом.

6.5.3 Роли и обязанности сопровождающих лиц и наблюдателей

Сопровождающие лица и наблюдатели не являются аудиторами, поэтому они не должны оказывать влияние на проведение аудита или вмешиваться в проведение аудита.

Сопровождающие лица, назначенные проверяемой организацией, должны оказывать помощь группе по аудиту, действовать по просьбе руководителя группы по аудиту и выполнять следующие обязанности:

а) обеспечение контактов и назначение времени для встреч;

b) обеспечение посещений определенных мест производственной площадки или организации;

c) обеспечение того, чтобы правила и процедуры по безопасности были известны и соблюдались членами группы по аудиту;

d) исполнение функций лиц, свидетельствующих в ходе аудита от имени проверяемой организации;

e) предоставление разъяснений или оказание помощи при сборе информации.

6.5.4 Сбор и верификация информации

Во время аудита информация, относящаяся к целям аудита, области и критериям аудита, включая информацию, касающуюся взаимодействия между подразделениями, деятельностью и процессами, должна быть собрана путем необходимых выборок и верифицирована. Свидетельством аудита может быть только информация, которая может быть верифицирована. Свидетельства аудита должны быть зарегистрированы.

Свидетельство аудита основано на выборках имеющихся данных. Поэтому имеется элемент неопределенности при проведении аудита, и заключения аудита должны учитывать эту неопределенность.

На рисунке 3 приведена блок-схема процесса – начиная от сбора информации до формирования заключения по результатам аудита.

Рисунок 3 – Блок-схема процесса – от сбора информации

до формирования заключений по результатам аудита

Методы сбора информации включают:

– опросы;

– наблюдения за деятельностью;

– анализ документов.

Практическая помощь. Источники информацииВыбранные источники информациизависят от области и сложности аудита и включают в себя:а) опросы работников;b) наблюдения за деятельностью, производственной средой и условиями работы;c) документы (политика, цели, планы, процедуры, стандарты, инструкции, лицензии, разрешения, технические условия, чертежи, контракты и приказы);d) записи (протоколы) проверок, протоколы совещаний, отчеты (акты) по аудитам, записи по мониторингу программ и результаты измерений;e) итоговые данные, показатели анализа и результативности;f) информация по программам выборочного исследования проверяемой организации и управлению выборками и процессами измерений;g) отчеты, источниками которых могут быть, например, обратная связь от потребителей, другая соответствующая информация, получаемая извне, оценки поставщиков;h) компьютеризованные базы данных и веб-сайты.

Практическая помощь. Проведение опросовОпросы проводят с учетом ситуации и опрашиваемого лица. При этом аудитор должен принимать во внимание следующее:а) опросы проводят в подразделениях с лицами, выполняющими работы или решающими задачи в пределах области аудита;b) опрос работников проводят в рабочее время на рабочем месте работника;c) опрашиваемое лицо должно быть психологически подготовлено к проведению опроса, опрос следует вести доброжелательно;d) необходимо объяснить причину опроса и осуществляемые записи;e) опрос можно начинать с просьбы рассказать о своей работе;f) необходимо избегать наводящих вопросов;g) результаты опроса должны быть обобщены и проанализированы вместе с опрашиваемым лицом;h) необходимо поблагодарить опрашиваемое лицо за сотрудничество.

6.5.5 Формирование полученных данных

Для получения наблюдений аудита свидетельства аудита должны быть сопоставлены с критериями аудита. Наблюдения аудита указывают на соответствие или несоответствие критериям аудита. Если это определено целями аудита, наблюдения аудита могут определить возможности для улучшения.

Группа по аудиту при необходимости должна собираться для анализа наблюдений аудита на определенных этапах проведения аудита.

Соответствия критериям аудита должны быть обобщены с указанием мест расположения, подразделений или процессов, которые подвергались аудиту. Если это предусмотрено планом аудита,
отдельные наблюдения аудита о соответствии и подтверждающие их свидетельства также должны быть зарегистрированы.

Несоответствия и подтверждающие их свидетельства аудита должны быть зарегистрированы и классифицированы (ранжированы). Они должны быть проанализированы с проверяемой организа-цией для подтверждения объективности свидетельств аудита. Необходимо устранить разногласия во мнениях по свидетельствам аудита и/или наблюдениям аудита, а неразрешенные проблемы документально оформить.

6.5.6 Подготовка заключения по результатам аудита

Группа по аудиту до заключительного совещания должна выполнить следующее:

а) рассмотреть наблюдения аудита и другую соответствующую информацию, собранную во время аудита, на соответствие целям аудита;

b) согласовать заключения по результатам аудита с учетом неопределенности, присущей процессу аудита;

c) подготовить рекомендации, если это предусмотрено целями аудита;

d) обсудить действия по результатам аудита, если это входит в план аудита.

Практическая помощь. Заключения по результатам аудитаЗаключения по результатам аудита должны содержать:а) степень соответствия системы менеджмента критериям аудита;b) результативность и возможность улучшения системы менеджмента;c) способность процесса анализа со стороны руководства гарантировать пригодность системы менеджмента, ее адекватность, результативность и возможность улучшения.Если это определено целями аудита, то заключения по результатам аудита могут включать
рекомендации относительно улучшений взаимоотношений в бизнесе (предпринимательской деятельности), сертификации/регистрации или дальнейшей деятельности по аудиту.

6.5.7 Проведение заключительного совещания

Целью заключительного совещания, председателем которого является руководитель группы по аудиту, является представление заключения по результатам аудита таким образом, чтобы они были признаны проверяемой организацией, и при необходимости согласование сроков предоставления плана корректирующих и предупреждающих действий. Участники заключительного совещания должны представлять проверяемую организацию, заказчика аудита и другие стороны. Если это необходимо, руководитель группы по аудиту должен изложить свое мнение проверяемой организации относительно сложившихся во время аудита ситуаций, которые могут снизить доверие к заключениям по резуль-татам аудита.

Во многих случаях, например при внутреннем аудите малого предприятия, на заключительном совещании просто сообщают выводы и заключение по результатам аудита.

В других ситуациях при аудите совещание должно быть официальным с ведением протокола и списка присутствующих.

Любые разногласия по заключению по результатам аудита между группой по аудиту и проверяемой организацией должны быть обсуждены и, по возможности, разрешены. Если нет единого мнения, то это должно быть зарегистрировано.