3.3 Рекомендации по улучшению контроля
Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.
Контроль есть фундаментальнейший элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя анализировать полностью в отрыве от контроля: фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в организации.
Не все руководители умеют правильно находить стандарты для контроля всех видов деятельности. Стандартом является все цели из стратегического планирования. Не все стандарты обозначены показателем результативности.
Поэтому руководитель, который занимается контролем деятельности, должен овладеть более современным инструментом, определением более узких мест и болевых точек и разработать показатели результативности.
Существует 3 главных вида контроля, которые похожих друг на друга, т.к. имеют одну и ту же цель: содействовать тому, что фактически получаемые результаты были как можно ближе к намеченным. Распознаются эти виды контроля только временем их реализации.
1. Предварительный контроль. Этот вид контроля выполняется до фактического начала работ. Главными средствами осуществления этого контроля является реализация предназначенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения разрабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение – способ убедиться, что работa развивается в заданном направлении.
В организациях этот контроль применяется в 3-х ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.
В области людских ресурсов предварительный контроль добивается за счет анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и профессиональных людей. В компании «Меркурий» главными средствами данного контроля в области человеческих ресурсов являются надлежащие: установление минимально допустимого уровня образования и стажа работы в данной области, проведение тестов и собеседований с целью определения профессиональной пригодности и психологических качеств нанимаемого работника в период перед его наймом. Кроме человеческих ресурсов, компания «Меркурий» осуществляет обязательный предварительный контроль используемых ею материальных ресурсов. С целью обеспечения данного соответствия в данной организации используется аккредитивная форма расчетов с поставщиками, позволяющая не оплачивать и возвращать некачественные материальные ресурсы.
Основным средством предварительного контроля финансовых ресурсов, применяемым компанией «Меркурий», является бюджет, который позволяет также реализовать функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда фирме понадобятся наличные средства, эти средства у нее будут. В компании « Меркурий» разрабатываются бюджеты для каждого отдела в отдельности, в которых устанавливают предельные значения затрат различных ресурсов, которые не позволяют отделу допустить перерасход этих ресурсов.
2. Текущий контроль. Этот разновидность контроля осуществляется непосредственно в ходе выполнения работ.
Для исполнения текущего контроля деятельности офисов в компании «Меркурий» используется особая компьютерная система, позволяющая осуществлять учет материальных запасов, прослеживать объем продаж по каждому магазину и по каждому товару. Данные вех компьютеров поступают на центральный компьютер управляющего, а затем используются им для прогнозирования и принятия решений относительно дополнительных закупок ходового товара. Данные компьютеров, установленных в офисах, соединяются с данными отдела сбыта, реализовывающего продукцию через другие каналы сбыта. Обобщенная информация анализируется специальным работником финансового отдела и предоставляется руководителям различных уровней управления.
3. Заключительный контроль. Этот вид контроля предполагает оценку итогов работы после того, как она выполнена. Либо сразу по окончанию контролируемой деятельности, либо по истечении обусловленного заранее периода времени фактически полученные результаты сопоставляют с требуемыми.
В компании «Меркурий» может быть принята практика заключительного контроля результатов работы организации за год, в соответствии с которой в конце каждого года проводится расширенное совещание руководителя компании с руководителями всех отделов по поводу достижения намеченных годовых целей, обеспечивающих поддержку целей стратегического плана. Эта процедура разрешит руководству фирмы оценить, насколько реалистичны составленные планы, а также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.
Все данные рекомендации можно представить в виде таблицы 3.3.
Таблица 3.3 – Оценка эффективности рекомендаций
| Рекомендации | Метод осуществления рекомендаций | Достижение цели (задачи) | Показатели эффективности,характеризующие результаты |
| 1. Совершенствования отдела маркетинга | Нанять квалификационных специалистов | Прогнозирование ситуации на рынке и организация работы над рекламной продукцией | Показатели: Уровень квалификации персонала. Уровень спроса на продукцию |
| 2. Мотивация | Социальные потребности, Потребности в уважении, Потребности в самовыражении | Побуждение человека к деятельности | Текучесть персонала, Социально-психологический климат в коллективе |
| 3. Контроль | Предварительный, Текущий,Заключительный | Осуществление контроля за деятельностью компании | Качества продукции |
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Лидерство, как и управление, является до некоторой степени искусством. Возможно, это и есть основание того, почему исследователям не удалось разработать и обосновать единую теорию. Стиль лидерства непосредственно зависит от ситуации. В некоторых из них менеджер достигает эффективности, структурируя задачи, выражая заботу и оказывая поддержку, в других руководитель допускает подчиненных к участию в решениях производственных проблем, в третьих – безболезненно изменяет стиль под нажимом начальства или обстановок. В любом случае стиль истинного лидера должен быть гибким орудием эффективного управления производством.
Работа менеджера персонала связана со многими науками, такими как психология, право, этика, экономика. Управляющий должен разбираться в людях, понимать их потребности, уметь общаться с различными людьми. Каждый человек уникален и, понимая мотивы поведения конкретного работника либо кандидата, трезво оценивая его способности и потенциал, можно использовать его наиболее действенно. Люди, которые занимаются набором персонала на свое предприятие, не только не знают о методах набора и других видах работы с персоналом, но и зачастую их подводит единственное, что у них есть – интуиция. Вследствие чего такой непрофессиональной работы с персоналом, компания может нести необратимые потери и убытки. Многие люди, не оцененные по достоинству, уходят из организации, а люди без малейшего представления о целях организации работают за зарплату, а не за идею фирмы.
Для лучшего управления персоналом руководителю нужно проводить с подчиненными совещания и ввести систему поощрения. Это поспособствует хорошей психологической обстановке на предприятии и улучшению работы каждого сотрудника в отдельности.
Итак, в число наиболее немаловажных способностей менеджера, понимаемых как: сочетание знаний, поведения и опыта, входят умения осуществить, умение делегировать полномочия и ответственность, способности к организации и мотивации групповой работы, определению приоритетов, самопознанию и самооценки, мировоззрению, аналитическому мышлению, распознаванию наиболее существенных факторов, системности, обработки и формирование информации, выявление тенденций, распределение усилий и времени.
В предоставленной работе для компании ООО «Меркурий» были разработаны центральные функции процесса управления.
Первоочередным шагом планирования является стратегическое планирование. На основе миссии, были назначены главные цели, касающиеся проведения обучения и повышения квалификации всех сотрудников, проведения маркетинговых исследований, маркетинговых мероприятий, а также разработки комплекса маркетинга для новой продукции и т.д.
В мотивационной деятельности руководителю рекомендуется обучиться новейшим методикам мотивационного воздействия на подчиненных. Также руководителю, который занимается контролем деятельности, необходимо овладеть более современным инструментом установлением более узких мест и болевых точек. И разработать показатель результативности.
Практическая часть работы исполнена на материалах строительной компании ООО «Меркурий».
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Базарова Т.Ю., Еремина Б.Л. Управление персоналом. – М.: Юнити, 2001. – 412 с.
2. Борисова Е.А. Управление персоналом для современных руководителей. – СПб., 2003. – 448 с.
3. Веснин В.Р. Менеджмент: Учебник. – М.: Проспект, 2004. – 216 с.
4. Bиханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник для вузов. – М.: Гардарика., 2008. – 400 с.
5. Ганчаров В.И. Менеджмент:Учеб. пособие. – М.: Минисанта, 2003. – 624с.
6. Ильин Е.П. Мотивация и мотивы. – СПб., 2000. – 512с.
7. Егоршин А.П. Управление персоналам.– Н. Новгород, 2005. – 608с.
8. Каверин С.В. Мотивация труда.– М., 1998. – 224 с.
9. Карпов А.В. Психология менеджмента.– М.: Гардарики, 2000. – 215 с.
10. Кричевский Р.Л. Если вы руководитель… Элементы психологии в повседневной работе. – М., 1993. – 290 с.
11. Kоротков Э.М. Концепция российского менеджмента: Уч. пособие. – М.: Дека, 2004. – 896 с.