Материалы могут поступать от предприятий других отраслей хозяйства (торговой, заготовительной и др.). Если деятельность этих предприятий учитывается на одном балансе с производственным предприятием, то получение материалов от них не требует расчетных операций; оно оформляется либо расходными, либо приходными накладными (ордерами).
Поступление на склад производственного предприятия материалов собственного изготовления, отходов производства и других оформляют требованиями-накладными. Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений.
Документальное оформление расхода и прочего выбытия материалов. Материалы со складов отпускаются в производственные цехи для изготовления продукции и на различные хозяйственные нужды, а также для реализации на сторону.
Порядок документального оформления отпуска материалов зависит, прежде всего, от организации производства, направления расхода и периодичности отпуска.
Под отпуском в производство понимается передача материалов для изготовления продукции, выполнения работ или оказания услуг. Отпуск материалов в кладовые цехов рассматривается как внутреннее перемещение материалов. При отсутствии кладовых цехов отпуск материалов с центральных складов считается расходом на производство.
Отпуск материалов на производство и другие нужды оформляют лимитно-заборными картами, требованиями-накладными, комплектовочными ведомостями, раскройными картами и др.[5]
Лимитно-заборную карту выписывает плановый отдел или отдел снабжения в двух экземплярах, как правило, сроком на один месяц. В них указывают: вид операций; номер склада, отпускающего материалы; цех-получатель; шифр затрат; наименование и номенклатурный номер отпускаемых материалов; единицу измерения и лимит месячного расхода материалов, который исчисляется в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода. Один экземпляр лимитно-заборной карты до начала месяца вручают структурному подразделению — потребителю материалов, второй — складу. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала и расписывается в карте структурного подразделения — потребителя материалов. Представитель структурного подразделения расписывается (в получении материалов) в карте, находящейся на складе.
По окончании месяца оба экземпляра лимитно-заборных карт передают в бухгалтерию для отражения расхода материалов на соответствующих счетах бухгалтерского учета. Лимитно-заборные карты способствуют усилению контроля за отпуском материалов со склада в пределах предусмотренного лимита и резко сокращают число разовых документов. Однако с помощью таких карт невозможно контролировать использование материалов непосредственно на производстве. Для этой цели используют иные документы и методы.
Сверхлимитный отпуск материалов в производство, а также разовый отпуск ценностей внутри организации между структурными подразделениями оформляется требованиями-накладными. Ими же оформляют операции по сдаче на склад или в кладовую остатков неизрасходованных в производстве материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.
При отпуске материалов хозяйствам своего предприятия, расположенным за пределами его территории, а также сторонним организациям выписываются накладные на отпуск материалов на сторону.
На предприятиях, где развиты специализация и кооперирование производства, при отпуске материалов могут использоваться комплектовочные ведомости. Комплектующие изделия, как правило, отпускаются через комплектовочные кладовые, в которых заранее подбирают эти изделия в количестве, соответствующем плану выпуска продукции. На каждый ее вид выписывается своя ведомость, по которой комплектующие изделия отпускаются на протяжении месяца. В этой ведомости указывается план производства продукции, наименование и номенклатурные номера комплектующих изделий, норма их расхода на единицу продукции и количество отпущенных комплектов. При этом бракованные детали заменяются комплектовочной кладовой без документального оформления.
В заготовительных цехах швейной, обувной, машиностроительной и некоторых других отраслей промышленности используются раскройные карты, по которым производится отпуск материалов в производство. В них фиксируются результаты использования отпущенных материалов по каждой партии. В раскройных картах указываются: номер склада, наименование и номенклатурный номер материалов, их количество, шифр затрат, цена и стоимость и др. По окончании раскроя в карте отмечают фактическое количество полученных деталей; расход материалов по норме и фактически; результат раскроя (экономия или перерасход). Эти карты также используются в качестве первичных документов по учету выработки и выпуска новых изделий.
Из-за большого количества и разнообразия первичных документов оформление отпуска материалов требует больших затрат времени. Поэтому важно упростить учет на этом участке.
Для сокращения числа первичных документов, там, где это возможно, отпуск материалов целесообразно оформлять непосредственно в карточках складского учета. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании установленных лимитов. Факт получения, материалов подтверждается подписью представителя цеха непосредственно в карточке складского учета материалов.
На небольших предприятиях, где материальная ответственность за сохранность, движение и использование материалов на складе и в производственном цехе возложена на одно лицо, движение материалов не документируется. Фактически израсходованные материалы по их видам отражаются в производственных актах или отчетах.
3. Складской учет материалов и отчетность материально ответственных лиц
Все операции, связанные с движением материалов, в первую очередь отражаются в складском учете. Этот учет обычно называют оперативным, и он весьма важен для всего бухгалтерского учета на предприятии. Поэтому работники бухгалтерии должны осуществлять систематический контроль за правильным и своевременным документированием движения материалов на складе и записями в регистрах складского учета материалов, за соответствием фактических остатков материалов данным текущего бухгалтерского учета, проводить фактические проверки наличия ценностей, а также сверять складской учет с бухгалтерским.
На производственных предприятиях для хранения материалов могут создаваться как специализированные общезаводские склады, так и кладовые, выполняющие функции промежуточных складов. Каждому складу приказом по предприятию присваивается постоянный номер, который в дальнейшем указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.
На складах материалы учитывают заведующие складами (кладовщики), с которыми заключается типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности. На мелких предприятиях обязанности кладовщика могут быть возложены на заведующего производством.
Для эффективного ведения складского учета материальные ценности целесообразно размещать по секциям, а внутри их — по партиям, группам, подгруппам и сортам в штабелях, контейнерах, ящиках, на стеллажах, полках, в ячейках и поддонах. Кроме того, на каждый номенклатурный номер материально ответственные лица должны заполнять материальный ярлык и прикреплять его к месту хранения материалов. В нем необходимо указать наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов. Такая организация складского учета обеспечит оперативность и быстроту их приема и отпуска, а также контроль за соответствием фактического наличия материалов установленным нормам запаса (лимиту).[6]
На предприятиях в связи с разными производственными условиями потребления материалов и их физическими свойствами существует несколько вариантов складского учета материалов.
На мелких предприятиях с ограниченной номенклатурой материальных ценностей их складской учет ведут в специальных книгах, которые объединяют складской учет и отчетность кладовщика. Записи в книгу производятся в двух экземплярах, из которых первый, отрывной, служит в качестве отчета заведующего складом. В книге записывают остатки материалов на начало отчетного периода, данные о поступлении и выбытии ценностей по каждому документу и выводят остатки на конец отчетного периода. Затем первый лист книги со всеми приходными и расходными документами сдают в бухгалтерию. В случае обнаружения ошибок в оба экземпляра листов книги вносятся исправления.
На большинстве предприятий пищевой промышленности, где ежедневно производится много записей по движению материалов, рекомендуется использовать книгу (карточки) партионного учета материалов. Кладовщик открывает в ней счета на каждую партию поступивших материалов.
Так как по каждой партии материалов по приходу может быть только одна запись, а по расходу — несколько, записи по приходу и расходу производятся в одной графе.
На крупных предприятиях складской учет материалов целесообразно вести не в книгах, а на карточках складского учета. Карточки открывают в бухгалтерии на каждый номенклатурный номер материала и передают на склад. В них указывают номер склада, наименование материала, номенклатурный номер, сорт, единицу измерения, учетную цену и т.д. Кладовщики заполняют в них колонки прихода, расхода и остатка материалов в натуральном выражении. Записи в карточках они производят на основании первичных документов по мере совершения хозяйственных операций. После каждой записи в ней обязательно выводится остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов.