Общество с ограниченной ответственностью «ФОРЕСТАЙЛ» занимается проектированием, строительством и ремонтом.
В структуру организации входит 5 отделов
1) административный отдел;
2) производственный отдел;
3) отдел паспортизации;
4) бухгалтерия;
5) отдел кадров.
Функции отделов:
1) анализ рынка; управление структурой в целом и развитие деятельности;
2) заключение договоров на проведение строительных работ; разработка проекта и календарного плана; согласование проекта; проведение работ, контроль качества и приемка;
3) разработка паспортной документации; согласование;
4) проведение финансовых операций организации; систематизация финансовой документации;
5) проведение кадровой политики организации; социальная защита сотрудников.
Основные виды документов, с помощью которых выполняются данные функции:
| 1) административный отдел - Приказ; - Отчет; - Протоколы; - Устав; - Инструкции; - Штатное расписание; | 2) производственный отдел - Договор на проведение работ; - Акт о приемке работ; | ||
| 3) отдел паспортизации - Договор на проведение работ; - Акт о приемке работ; | 4) бухгалтерия - Счета; - Банковские документы; | ||
| 5) отдел кадров - Личные дела; - Трудовые книжки; - Трудовые договоры; - Приказы о приеме на работу[17]. | |||
Виды и состав номенклатуры дел
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке[18].
Номенклатура дел обеспечивает единый подход к учету, систематизации, описанию и поиску дел во всех структурных подразделениях организации. Ответственность за разработку номенклатуры дел в организациях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом - на секретаря.
В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Группировка документов в дела осуществляется по следующим признакам:
- номинальному (по виду - приказы, акты и т.д.);
- предметно-вопросному (по вопросу - "Судебное дело");
- авторскому (по автору, комиссии, учреждению и т.п.);
- корреспондентскому (по корреспонденту);
- географическому (по географическому признаку);
- хронологическому (по временным параметрам);
- экспертному (с учетом сроков хранения).
При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут использоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в течение календарного года на предприятии. Если появляются документы, дело для которых не предусмотрено номенклатурой, на них заводится самостоятельное дело, название которого дописывается в номенклатуру под резервным номером.
Номенклатура дел составляет по установленной форме и включает в себя реквизиты:
- наименование предприятия;
- наименование вида документа;
- дату;
- индекс;
- место составления;
- гриф утверждения;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись;
- гриф согласования.
Типовая форма номенклатуры дел и принципы формирования заголовков дел, а также порядок согласования и утверждения данного документа разработаны Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).
Для облегчения работы по составлению номенклатуры дел разрабатываются типовые и примерные номенклатуры. Они устанавливают унифицированный состав заводимых дел и единую систему их индексации в отрасли, поэтому обязательны для подведомственных организаций. Примерные номенклатуры дел разрабатываются на основе типовых с добавлением дел, специфичных для данной отрасли. Индивидуальная номенклатура дел разработана и в организацией ООО «ФОРЕСТАЙЛ» на основе типовых и примерных номенклатур. При разработке номенклатуры необходимо соблюдать требования Государственной системы документационного обеспечения управления и Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.02, а для определения срока хранения документов использовать Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00[19].
| УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «ФореСТайл» Абдурахманов Р.М. Дата 12.10.2003 г. | |||||||
| ООО «ФОРЕСТАЙЛ» Номенклатура дел | |||||||
| 10.10.2003 №1 | |||||||
| на 2003 г. | |||||||
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во дел | Срок хранения перечню | Примечание | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |||
| 01. Администрация | |||||||
| 01-01 | Устав организации | Пост. ст. 13а | |||||
| 01-02 | Учредительный договор | Пост. ст. 14 | |||||
| 01-03 | Штатное расписание | Пост. ст. 32а | |||||
| … | … | ||||||
| 02. Производственный отдел | |||||||
| 02-01 | Договоры с заказчиками | 5 лет. ст. 186 | После истечения срока действия договора | ||||
| 02-02 | Акты о приеме выполненных работ | 5 лет. ст. 188 | |||||
| … | … | ||||||
| 03. Отдел паспортизации | |||||||
| 03-01 | Договоры с заказчиками | 5 лет. ст. 186 | После истечения срока действия договора | ||||
| 03-02 | Акты о приеме выполненных работ | 5 лет. ст. 188 | |||||
| … | … | ||||||
| 04. Бухгалтерия | |||||||
| 04-01 | Годовой бухгалтерский баланс | Пост. ст. 135б | |||||
| 04-02 | План счетов бухгалтерского учета | 5 лет. ст. 142 | |||||
| 04-03 | Банковские документы | 5 лет. ст. 150 | При условии завершения проверки (ревизии) | ||||
| 05. Отдел кадров | |||||||
| 05-01 | Личные дела | 75 лет ЭПК. ст. 337б | |||||
| 05-02 | Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним | 75 лет. ст. 358а | |||||
| Референт | Нечаева Ю.В. | ||||||
| ------------- | ---------------- | ||||||
| Дата | 10.10.2003 г. | ||||||
| СОГЛАСОВАНО | |||||||
| Зав. архивом | |||||||
| Подпись | _________
| Попова А.Г. __________
| |||||
| Дата 10.10.2003 г. | |||||||
Заключение
Проблема документационного обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами:
· существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности.
· Способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.
Организация работы с документами влияет на качество работы управления, от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ - устав, протокол, приказ, справка и др., - имеет свои особенности и правила работы с ними.
Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности.
Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.
Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.
От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.