28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
29. Отметка о поступлении[12].
Реквизиты:
“Код организации” и “Код формы документа” располагаются в правом верхнем в две строки. Сначала код организации, а потом код управленческой документации.
“Наименование министерства” и “Наименование предприятия” указывается в полном соответствии с правовыми актами.
“Наименование структурного подразделения” - применяется только внутри предприятия.
“Адресные данные предприятия” - используются только при переписке.
“Название вида документа” - приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д.) указывается во всех служебных документах, кроме писем.
“Дата” - оформляются цифровым способом, арабскими цифрами, в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.
“Индекс” - регистрационный номер, присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации.
“Ссылка на индекс и дату входящего документа” - проставляется только на ответных исходящих письмах, ниже даты и индекса письма.
“Место составления или издания” - указывается на каждом документе, кроме письма, на котором имеется почтовый адрес.
“Гриф ограничения доступа к документу” - указывается, если документ содержит сведения ограниченного распространения. Используются грифы : “Для служебного пользования”, “Секретно” и т.п.
“Адресат” - располагается в правом верхнем углу документа.
“Гриф утверждения” - должен состоять из слова “УТВЕРЖДАЮ”, наименование должности лица утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты.
“Резолюция” - включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно датируется и подписывается и проставляется в правом верхнем углу, между реквизитами “Адресат” и “Текст”.
“Заголовок к тексту” - содержит краткое содержание документа.
“Отметка о контроле” - только тех документов, которые взяты на контроль.
“Текст” - содержательная часть документа представленная связным текстом. Требования к текстам служебных документов:
- краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;
- объективность и достоверность информации;
- составление, по возможности, простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;
- структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение.
- широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.
“Отметка о наличии приложения” - указывается количество листов и количество экземпляров при наличии в документе приложения.
“Подпись” - входит наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. При подписи документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
“Гриф согласования” - состоит из слова “СОГЛАСОВАНО”, наименование должности лица, с которым согласован документ.
“Виза” - используют для внутреннего согласования документов.
“Печать” - ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность.
“Отметка о заверении копии” - проставляется ниже реквизита подпись и включает заверительную надпись “Верно”, наименование должности лица, заверяющего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.
“Фамилия исполнителя и номер его телефона” - располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа.
“Отметка об исполнении документа и направлении его в дело” - для последующего хранения и использования в справочных целях.
“Отметка о поступлении” - проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки.
Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом и разновидностью. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный бланк документа[13].
Основные правила при оформлении документов:
- текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала;
- первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля;
- реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал;
- реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами;
- расшифровку подписи в реквизите “Подпись” печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией;
- если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля;
- точку в конце заголовка не ставят;
- в документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы;
- номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова “страница” на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа[14].
1.3. Служба документационного обеспечении управления
Службой документационного обеспечения управления является организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами. Своевременная обработка и передача на разные уровни управленческой информации, которая необходима для осуществления функций являются главными задачами данной службы.
Основные операции, проводимые СДОУ:
К организации труда работников СДОУ предъявляют общие требования. Это централизует работу СДОУ под единым руководством. Централизация разрешает обеспечить оперативное выполнение документационных работ, образовывает чёткие взаимодействия между структурным подразделением, которое входит в СДОУ, повышает качество обработки документов.
Для этого необходимо чёткое организационное построение СДОУ, предпочтение более рациональной формы работы с документами: все учреждения делятся на 4 категории в зависимости от объёма документооборота (количество документов, обрабатываемых учреждением за год) в учреждении первой, второй и третьей категорий. Обработку документов должна осуществлять канцелярия, а в учреждениях 4 категории – секретариат.
Для целесообразной организации рабочих мест и предоставления благоприятных условий труда могут быть использованы методические рекомендации по научной организации труда инженерно технических работников и служащих.
Производительность и качество труда, работоспособность человека, его здоровье зависят от организации рабочего места, обеспечения благоприятных условий труда.
Выделяют следующие функции служб документационного обеспечения управления:
1. Контроль за своевременным применением документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя; информирование руководства о процессе исполнения документа и поручения.
2. Предварительный разбор и подготовка к документационному руководству поступающей корреспонденции по наиболее значимым вопросам; организация документационного обслуживания совещаний, бездокументационное обслуживание работы руководства являются функциями секретаря-руководителя и его заместителей.
3. Зачисление поступающей корреспонденции, сортировка на регистрирующую и не регистрирующую, разделение по структурным подразделениям учреждения; ведение количественный учёт документов; доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам, отправка исходящей корреспонденции.
4. Хранение, учёт, приём, использование дел, подлежащих сдаче в архив; подготовка дел к передаче в архив; контроль за правильного формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях все это является функциями архива.
5. Приём и учёт предприятий, заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача на рассмотрение руководству предприятий, заявлений жалоб на исполнение в структурные подразделения; контроль за сроками их исполнения, извещения заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив, анализ и обобщение исполнения, организация приёма посетителей[16].
2. Документационное обеспечение управления
В качестве примера рассмотрено ООО «ФОРЕСТАЙЛ» – небольшая строительная компания, специализирующаяся на проведении ремонта и отделочных работ в квартирах домов-новостроек. По окончании строительных работ, владелец квартиры (заказчик) получает Паспорт квартиры – документ, содержащий информацию о его собственности (особенностям эксплуатации конструкций и материалов, правовую информацию и т.д.). Для разработки паспортов в фирме создан специальный отдел. В работе рассмотрены основные виды деятельности фирмы, как осуществляется процесс управления и функционирования фирмы с помощью различной документации. Также раскрыты теоретические аспекты, посвященные номенклатуре дел: ее назначению, оформлению, структуре. Описаны состав документов, которые подшиты в дела разделов номенклатуры дел: их назначение, структуру, особенности составления, подписания и оформления.