Отдел управления персоналом занимается подбором кадров, осуществляет кадровую деятельность предприятия. Помимо отдела управления персоналом в каждом структурном подразделении есть работник, который занимается оформлением приема на работу, то есть выполняет определенную работу, связанную с оформлением договоров и подписанием заявлений и приказов. Более подробно будет рассмотрено ниже.
Из выше сказанного следует, что предприятие ОАО «Сарапульский радиозавод» является крупным. Структурные подразделения, отделы и управления находятся на различных территориях, следовательно, на предприятии значительный документооборот, и численность предприятия соответствующая. В настоящее время численность предприятия составляет 2000 человек.
1.3. Краткая характеристика структурного подразделения и
его персонала
Структурное подразделение №90 (приложение 2) предприятия ОАО «СРЗ» было преобразовано путем разделения одного сборочного цеха в 2005 году. До 2005 года был единых цех № 3 предприятия ОАО «СРЗ». После реорганизации всего предприятия было выделено два сборочных цеха (производства) – сборочное производство № 90 (СП №90) и сборочное производство № 91 (СП №91).
Ниже будет представлена краткая характеристика сборочного производства № 90, это связано с тем, что именно это структурное подразделение стало объектом исследования для написания выпускной квалификационной работы.
Сборочное производство № 90 занимается выпуском продукции предназначенной для военной техники. СП №90 изготавливает различные радиостанция, средства связи, антенны, производит ремонт военной техники и другое.
У сборочного производства № 90 большой объем номенклатуры, то есть за СП № 90 числится много различных производств. Так как выпуск за производством не маленький, следовательно, численность цеха должна быть соответственной. Но это не значит, что должно быть много человек в цехе, каждый человек имеет свою определенную профессию, навык работы, а некоторые являются специалистами.
Для того чтобы повышать свой образовательный уровень и квалификацию, работники СП №90 самостоятельно поступают в высшие учебные заведения и в средне-специальные. В настоящее время без отрыва от производства в высших учебных заведениях обучается около 35 человек, в техникумах 8 человека. В 2008 году 5 человек заканчивают высшее учебное заведение. Это говорит о том, что люди стремятся повышать свое образование, повысить свой социальный уровень.
Численность СП №90 составляет 402 человека. СП 90 одно из крупных структурных подразделений предприятия ОАО «СРЗ».
Численность состава работников по категориям отражена в таблице 1.
Таблица 6
Классификация по категориям работников СП 90
| Категории | Кол-во | В т.ч. женщин |
| Руководители | 19 | 7 |
| Специалисты (ИТР) | 35 | 26 |
| Вспомогательные рабочие | 75 | 60 |
| Основные рабочие | 273 | 145 |
| ИТОГО | 402 | 238 |
Из таблицы 1 видно соотношение руководящего класса, специалистов и рабочих. Также можно сделать вывод, что численность женщин в нашем структурном подразделении преобладает.
Все данные о численности структурного подразделения, о характеристике персонала подразделения, имеют отношение к персональным данным, так как все сведения о сотрудниках представлены в различных списках, таблицах, схемах. А все выше перечисленные документы (списки, таблицы, схемы) в свою очередь содержат сведения, составляющие персональные данные. Но эти документы не хранятся должным образом, то есть в принципе конфиденциальная информация (персональные данные) находятся в открытом доступе. Именно по этой причине будет проанализирована работа, связанная со сбором, применением и хранением, сведений, содержащих персональные данные в структурном подразделении.
2.1. Работа с персональными данными в структурном
подразделении СП № 90
Объектом нашего исследования является структурное подразделение предприятия ОАО «Сарапульский радиозавод».
В структурных подразделениях есть работники, которые выполняют некоторую кадровую работу. То есть эти сотрудники ведут непосредственный прием в том структурном подразделении, в которое устраивается работник. Следовательно, эти сотрудники сталкиваются со сбором, хранением и применением персональных данных.
Тема выбрана не случайно, так как в подразделении, как и в других подразделениях предприятия, есть такой вид информации конфиденциального характера – персональные данные. Очень часто документы, содержащие персональные данные работников находятся в открытом доступе, а раз персональные данные являются информацией ограниченного доступа, следовательно, они должны защищаться и к ним должен быть ограничен доступ.
В структурных подразделениях есть работники, выполняющие определенную кадровую работу. Должность их может быть различна, либо это табельщики, инспектора табельного учета или просто ответственные за ведение табельного учета в структурном подразделении. Так вот, при выполнении своих обязанностей, ответственные за ведение табельного учета работают с документами, содержащими персональные данные сотрудников. Основная же работа заключается во введении табеля учета рабочего времени сотрудников подразделения. Помимо этого необходимо также оформлять документы, позволяющие нам определить, где находится тот или иной работник подразделения, к таким документам относятся больничные листы (заполнение первых граф), оформление отпускных записок.
Также в обязанности инспектора табельного учета входит оформление трудовых договоров, визирование заявлений руководителями подразделений, визирование приказов о приеме на работу или переводе работника на другую работу, то есть оформлением кадровой документации. Помимо этой работы необходимо составлять списки работников нашего подразделения, эти списки могут различаться по своему составу (содержанию). Например, это могут быть списки по участкам, содержащие должность и разряд работника, или с датой рождения, адресом и так далее. То есть все списки будут содержать персональные данные сотрудников подразделения, ведь даже имя, фамилия, отчество уже относят к персональным сведениям.
Порой эти данные просто хранятся на столе или в открытом доступе компьютера, а, как известно, персональные данные – это особый вид конфиденциальной информации, требующие определенные правила работы с такой информацией.
Нужно этими данными правильно оперировать, правильно с ними работать, а, следовательно, и защищать, раз сотрудники и руководители доверяют Вам работу с документами, содержащими персональные данные.
Таким образом, получается, что документы, содержащие персональные данные сотрудников в структурных подразделениях не защищены и не регламентирована работа с такими документами. Поэтому, мы составим документ, который позволит нам правильно работать с документами, содержащими персональные данные.
2.2. Анализ документов, содержащих персональные данные
сотрудников
В структурном подразделении СП № 90 есть следующие документы, содержащие персональные данные сотрудников:
1. Личные карточки сотрудников СП № 90
2. Списки работников СП № 90:
2.1. по участкам
2.2. с указанием места жительства
2.3. с указанием состава семьи
2.4. с датой рождения
2.5. и другие
3. Личные заявления сотрудников СП № 90
4. Объяснительные записки сотрудников СП № 90
5. Трудовые договоры и дополнительные соглашения
Теперь более подробно рассмотрим выше перечисленные документы.
Личные карточки бланки, которых мы используем в нашем подразделении, давно утратили свою юридическую силу. В настоящее время это личная карточка формы Т2, но личная карточка Т2 заполняется в отделе управления персоналом. Там вносят все данные. Мы же в своем подразделении, да и в других подразделениях предприятия заполняем старую карточку, которая представлена в приложении 3. Делается это для того чтобы упростить нашу работу. Согласитесь, в любой момент времени нам могут понадобиться те или иные данные сотрудника, поэтому чтобы каждый раз не звонить в отдел управления персоналом ОАО «СРЗ», мы и заполняем личные карточки.
Заполняя, личные карточки мы в дальнейшем сокращаем время на поиск информации о сотруднике нашего подразделения. Личные данные могут понадобиться для составления дополнительного соглашения, иногда сами сотрудники узнают у нас некоторые свои данные (например, паспортные данные, номер ИНН, страхового полиса или номер страхового свидетельства), ведь не все носят с собой пакет документов.
Помимо личных данных в карточках отражаются все перемещения сотрудников, то есть изменение профессии, категории, разряда. Так же в карточках делаются отметки об отпусках, что в дальнейшем помогает нам составлять график отпусков.
Картотека с карточками находится на столе, то есть, нет специального места для ее хранения, но такого не должно быть. Раз карточки содержат персональные сведения, то и храниться они должны соответствующим образом.
Персональные данные - лишь информация позволяющая идентифицировать личность, само по себе распространение персональных данных не столько наносит ущерб личности, сколько создает возможность для причинения такого ущерба. Защита персональных данных - это норма, своего рода, подстраховывающая от возможных нарушений и злоупотреблений, так как отдельные данные о человеке могут сложиться в описательную картину его личности.
Поэтому необходимо обеспечивать защиту документов, содержащих персональные данные сотрудников.