При разработке структуры таблицы необходимо указать, какую информацию она должна содержать. После того как определена информация, которая должна быть включена в таблицу, ее следует разбить по полям. Этот процесс включает в себя выбор имени поля, которое в таблице должно быть уникальным. Необходимо включать в имя поля как можно больше информации о его содержимом, но в то же время стараться избегать длинных имен. Обычно при разработке баз данных в различных таблицах могли содержаться поля с одинаковыми именами (чаще всего таблицы связывались по этим полям). Access также позволяет использовать одинаковые имена полей в различных таблицах, но по причине того, что Access использует имена полей при определении условий целостности данных, лучше не допускать повторения имен полей.
Полезные качества MS Access:
· удобный интерфейс;
· БД могут быть большими и сложными (например: бухгалтерская система среднего предприятия);
· СУБД позволяет работать с SQL;
· предоставляет возможности визуального программирования;
· может работать с большинством форматов файлов БД, электронных таблиц и текстов;
· тесно интегрирован с MS Office;
· поставляется в комплекте с MS Office и входит в типовую инсталляцию. (8, с. 250)
1.2 Обзор существующих информационных систем в сфере занятости населения: государственные и коммерческие программные продукты
Многие кадровые агентства в своей работе используют автоматизированную обработку данных. Мелкие агентства предпочитают пользоваться стандартным приложением Microsoft Office, где все данные можно обрабатывать в табличном редакторе Excel, а также вести БД в Access, не утруждая себя разработкой специального пользовательского интерфейса. Крупные корпоративные агентства содержат штат обслуживающего персонала по автоматизации своей работы, который занимается разработкой программных продуктов предусмотренных только для данного предприятия.
Существует несколько вариантов программ по автоматизации работы кадрового агентства:
1) Центр автоматизации учета ООО «Дельта Ай-Ти» предлагает программу автоматизации работы кадрового агентства – «Дельта: Кадровое агентство». Решение предназначено для организации ввода, хранения и обработки банка данных, используемого в работе кадрового агентства: анкеты (резюме) потенциальных работников, моделей рабочих мест. Реализован также широкий спектр сервисных функций.
Программа позволяет хранить предопределенные анкетные данные о потенциальном работнике. Кроме данных, ввод которых изначально заложен в программе, пользователю предоставляется возможность самостоятельно определять произвольную структуру и тип дополнительных данных, присутствующих в анкете. Таким образом, достигается полнота анкетных данных, необходимых для работы кадрового агентства на сегодняшний день. При этом пользователь остается независим от разработчика программы, что повышает удобство работы, оперативность решения новых задач. (23, с. 1)
Предусмотрена функция сканирования и хранения цифрового образа фотографических изображений и прочих документов. Т.е. программа позволяет сопроводить анкету работника фотографией, а также «прицепить» к анкете копии документов, затребованных работодателем и необходимых для участия в конкурсе (копия диплома, аттестаты и пр.). Анкета может быть выведена на принтер. Кроме предопределенных печатных форм, заложенных разработчиками программы, предусмотрена возможность распечатки анкеты с выбором полей базы данных, выводимых на печать. Доступна функция распечатки анкет (резюме) соискателей по произвольной выборке из базы данных программы. Предусмотрена печать как заполненной анкеты (для предоставления работодателю), так и «пустого» бланка (для последующего заполнения анкеты работником и ввода данных в программу).
В программе реализована функция подбора по банку данных:
– подбор анкет работников, удовлетворяющих требованиям конкретной модели рабочего места;
– подбор моделей рабочего места, требованиям которых удовлетворяет конкретный работник.
Функция подбора работает с учетом вариации требований к кандидатам по приоритету (обязательные, желательные). Специалисты (модели рабочего места) в выборке также сортируются по приоритету (сперва выводятся наиболее подходящие). Кроме этого программа позволяет сформировать и вывести на печать произвольную выборку анкет работников и моделей рабочего места, хранимых в банке данных.
Программа дополнительно позволяет:
– вести учет долгов клиентов КА и соискателей, получать баланс взаиморасчетов с контрагентами;
– печатать акт выполненных работ по факту подбора работников под конкретную модель рабочего места;
– хранить и обрабатывать результаты профессиональных и психологических тестов, предлагаемых работнику;
– хранить историю контактов и взаимодействий как с работниками, так и с работодателями (программа «помнит» когда была заполнена анкета, кто ее заполнил, когда и в каких собеседованиях участвовал работник, куда он устроен на испытательный срок, почему «не подошел» и т.д.);
Универсальность решения достигается также довольно простой адаптацией его под пожелания конкретного пользователя. На этом этапе могут быть изменены и диалоговые формы, предназначенные для ввода данных, и сама структура данных, и печатные формы, генерируемые программой. При необходимости на программу может быть «возложено» решение дополнительных задач, актуальных для конкретного кадрового агентства.
«Дельта: Кадровое агентство» не является самостоятельной программой и предназначено для использования с любой компонентой системы программ «1С: Предприятие 7.7».
На сегодняшний день конфигурация «Дельта: Кадровое агентство» внедрена и используется в нескольких кадровых и рекрутинговых агентствах, среди которых: Кадровое агентство «Вектор» (г. Самара), Информационно-кадровое агентство «Дельта» (г. Ижевск), Международный кадровый центр «Фаворит» (г. Ижевск). (23, с. 3–10)
2) программа «Кадровое агентство» версия 1.0.
Программа позволяет вести две базы данных – вакансий и вакантов. Возможны два режима работы: Администратор и Оператор. Администратору доступно производить любые действия (в т.ч. добавление, исправление, удаление). Оператору доступны лишь просмотр и фильтрация клиентов. Режим Администратор – Оператор выбирается при вводе пароля при входе в программу.
Ведутся карточки анкетных данных клиентов, где разрешено редактирование, добавление и удаление записей. При ведении карточки используются справочники Семейное положение, Образование, Дополнительное образование, Водительское удостоверение, Знание программ, профессия и т.д. Ведение данных справочников облегчает работу специалиста. Каждый справочник ведется по усмотрению Агентства. В справочнике возможно добавление (кнопка «плюс»), удаление (кнопка «крестик») и редактирование (кнопка «открытая папка») элементов.
Также в программе предусмотрен удобный поиск вакантов, используется фильтрация по многим параметрам. Результат поиска выдается как на экран, так и на печать в виде таблицы.
Нажатие на кнопку «Работодатель (вакансии)» позволяет получить доступ к окну со списком работодателей. Ведение этих карточек аналогично карточкам вакансий.
К каждой карточке привязан список вакансий. Количество вакансий не ограничено. Для добавления новой вакансии нажать на кнопку «Плюс», удалить вакансию – кнопка «Крестик», Редактировать вакансию – кнопка «Открытая папка».
Существуют сервисные функции программы:
– Переиндексирование данных – восстановление индексов (связей), например, в случае аварийного завершения программы.
– Архивные копии – позволяет создать / восстановить архивную копию программы. Создается файл в форме сжатия ZIP. Имя файла «число_месяц_год.zip» (например 11_08_03.zip – архив за 11 августа 2006 г.). Путь, куда можно записать данный файл выбирает пользователь, например на гибкий магнитный диск.
– Регистрация программы позволяет зарегистрировать программу, то есть снять ограничения с режима Демо.
– Установка пароля – позволяет установить / изменить пароль для доступа к программе.
Программа разработана с помощью Borland Delphi с использованием библиотеки доступа к базам данных Borland Database Engine. «Кадровое агентство 1.0» является самостоятельной программой и после регистрации устанавливается на компьютер клиента.
3) Конфигурация «АИСТ: Кадровое Агентство»» предназначена для автоматизации деятельности кадрового агентства по учету анкет от кандидатов и заявок от клиентов–работодателей. Производитель ООО «АИСТ Ай Ти».
Основные функциональные возможности конфигурации «АИСТ: Кадровое Агентство»:
– Ввод и хранение анкет от кандидатов. Анкета содержит персональные (личные) сведения кандидата, образование, трудовую деятельность, знания и навыки, пожелания к будущей работе и т.д.
– Ввод и хранение заявок на подбор персонала от клиента–работодателя кадровому агентству. Заявка содержит сведения о клиенте–работодателе, требования к кандидату, должностные обязанности, пожелания и т.д.
– Получение оперативного доступа к единой корпоративной базе анкет и заявок;
– Оперативный поиск анкет и заявок по любому заданному критерию, включая полнотекстовый поиск по ключевому слову.
Дополнительные функциональные возможности конфигурации:
– Вывод на печать анкет и заявок;
– Подбор анкет, удовлетворяющих заявке;
– Отслеживание отработанных анкет и закрытых заявок;
– Ввод информации в заявки и анкеты с использованием классификаторов (Учебные заведения, Языки, Компьютерные программы и т.д.).