Контрольные экземпляры должны находиться в архиве предприятия.
Внесение изменений осуществляется в случае:
– изменения целей и задач подразделения;
– изменения структуры подразделения;
– изменения функциональных обязанностей и др..
Изменения должно вноситься рукописным способом, не более 3-х изменений, после чего инструкция перерабатывается. Актуализация инструкций должно осуществляться руководителем подразделения не реже 1 раза в год.
Управление распорядительными документами (приказами, распоряжениями, служебными записками, документами по переписке) осуществляется согласно требований нормативной документации по делопроизводству.
Управление финансовыми документами осуществляет финансовый директор (главный бухгалтер) согласно документов бухгалтерского, налогового учета.
Контроль за исполнением установленных требований к управлению документацией осуществляется в период внутреннего аудита, при внеплановых проверках.
В управляемых условиях находятся все данные о качестве, которые подтверждают достижение установленного качества услуг, оборудования, средств измерений, квалифицированных кадров и результативности и эффективности функционирования системы менеджмента качества.
Записи о качестве могут существовать в виде:
– данных для анализа системы менеджмента качества со стороны руководства;
– данных анализа соответствия требований к услугам;
– данных о соответствии процессов критериям результативности и эффективности;
– входных данных для проекта;
– выходных данных для проекта;
– данных анализа, верификации и валидации проекта разработки новых видов услуг;
– данных по внесению изменений в проект;
– результатов оценки поставщиков и выбора поставщиков;
– данных о качестве продукции поставщиков;
– результатов входного контроля;
– результатов контроля в процессе производства;
– результатов окончательного контроля услуг;
– результатов поверки и контроля;
– отчетов о затратах на качество;
– данных по планированию, отчетов о проверках (внутренние и внешние аудиты), рабочих записей;
– данных о несоответствиях услуг и ремонтных работах;
– данных по изучению причин услуг несоответствующего качества, процесса, системы менеджмента качества;
– данных по корректирующим и предупреждающим действиям;
– данных от потребителя (претензии, рекламации, протоколы и др.); проверочных данных;
– результатов анализа контракта;
– данных об образовании, подготовке кадров;
– данных об идентификации и подготовки данных о качестве.
Данные о качестве могут использоваться при:
– оценке эффективности системы менеджмента качества;
– аттестации персонала;
– оценке поставщиков;
– сертификации; подтверждении результатов испытаний.
Формы документов, в которых зарегистрированы данные о количестве, могут представляться в виде:
– журналов;
– отчетов;
– протоколов;
– мероприятий;
– справок;
– отчетов;
– служебных записок и др.
Данные на предприятии могут быть представлены как в бумажном, так и электронном виде.
Каждое подразделение, проводящее сбор данных о качестве, должно обеспечивать:
– четкость и разборчивость записей;
– индексацию информации по видам и по контрольным точкам;
– оперативный поиск информации;
– хранение зарегистрированных данных;
– предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей;
– устранение.
Ответственность за организацию функционирования и соблюдения процесса управления документами, содержащими данные о качестве, возлагается на генерального директора. Ответственность за достоверность информации, идентификацию, учет, хранение и изъятие документов с зарегистрированными данными о качестве возлагается на руководители подразделений. Место хранения архивируемой документации должен определять руководитель подразделения, при этом он обеспечивает:
– соответствие условий хранения требованиям, исключающим порчу или утерю носителей;
– информации;
– несанкционированный доступ.
Ответственные за хранение документации комплектуют и подготавливают ее соответствующим образом:
– обеспечивают рациональное размещение и быстрое нахождение нужной информации;
– по истечению срока хранения зарегистрированные данные подлежат устранению (аннулированию).
Документы поставщиков по качеству подлежат идентификации, сбору, надлежащему хранению и изъятию таким же образом, как и документы по качеству, подготовленные предприятием.
Для обеспечения и поддержания в рабочем состоянии системы менеджмента качества, реализации Политики в области качества на предприятии должны выделяться необходимые ресурсы: человеческие; инфраструктура; производственная среда; финансовые.
Определение потребности в ресурсах необходимо определять на начало года в организационно-технических мероприятиях и дополнительно по результатам корректирующих, предупреждающих действий, анализе системы менеджмента качества.
Управление ресурсами должно осуществляться руководством предприятия для повышения максимального удовлетворения требований - потребителей путем выполнения, функционированием системы менеджмента качества, постоянного повышения результативности и эффективности.
Человеческие ресурсы. Для выполнения задач и функций, возложенных на структурные подразделения предприятия, подбираются работники с соответствующим образованием, квалификацией, личными качествами, годными по состоянию здоровья, которые используют свои знания и способности для реализации целей.
Требования к компетенции и осведомленности персонала определены в должностных инструкциях и должно подтверждаться результатами аттестации.
Подготовка персонала направлена на обучение всех категорий работающих приемам и методам, необходимым для качественной работы на конкретном рабочем месте.
Подготовка и повышение квалификации персонала, в том числе и новых работников, способствует пониманию Политики в области качества, а также освоению методов и средств, обеспечивающих полноценное участие персонала в функционировании системы менеджмента качества. Подготовка кадров должна осуществляться на основе определения потребностей в подготовке кадров по категориям работающих:
– руководящий (административно-управленческий) персонал;
– технический персонал;
– руководители производственных подразделений;
– производственный персонал.
Обучение персонал в ООО «ЧелябТрансАвто-3» может осуществляться по пяти направлениям:
– подготовка новых рабочих;
– переподготовка;
– обучение вторым (смежным) профессиям;
– повышение квалификации рабочих;
– повышение квалификации руководителей и специалистов.
Ответственность за своевременное обучение своих работников несут руководители подразделений.
Критериями оценки результативности и эффективности подготовки кадров является обеспеченность структурных подразделений высококвалифицированными кадрами.
Инфраструктура. Для достижения соответствия установленных требований к услугам, на предприятии имеется и поддерживается в рабочем состоянии инфраструктура, которая обеспечена необходимыми ресурсами. Инфраструктура включает в себя:
– здания (ремонтно-строительный участок);
– оборудование для процессов;
– информационные ресурсы.
Порядок работ по обслуживанию оборудования представлен в табл. 6.
Таблица 6
Обслуживание оборудования
| № | Действия | О | У | И | К |
| 1 | План-график ППР, декадный капитальный ремонт | М | М | М | М |
| 2 | Месячный план работы, заявки | М | М | М | М |
| 3 | Ежедневное планирование | М | М | М | М |
| 4 | Выполнение работ | М | М | М | М |
| 5 | Контроль выполнения работ | М | М | М | М |
| 6 | Анализ выполнения работ | М | М | М | М |
| 7 | Корректировка (приобретение запасных частей) | М | М | М | М |
Примечание: О – обеспечивающие процессы, У – управленческие процессы, И – исполнение, К – контроль.
Производственная среда. Для обеспечения условий производства, на предприятии осуществляется контроль за состоянием производственной среды на соответствии требованиям санитарных правил и норм.
Ответственность за менеджмент ресурсов возлагается на руководителей подразделений под руководством генерального директора за:
– финансовое обеспечение – главный бухгалтер;
– инфрастуктуру, производственную среду и их обеспечение – механика, инженера по ТБ;
– информационное обеспечение – главного бухгалтера;
– обеспечение человеческими ресурсами – генерального директора.
Управление процессами включает в себя их планирование, создание условий для качественного исполнения техпроцессов, контроль, анализ и корректировку процессов по результатам контроля.
Планирование жизненного цикла оказываемых услуг должно включать: