5. першочергово виконувати ключові завдання,
6. вранці займатись складнішими та важливішими справами.
Правила основної частини дня :
1. уникати дії , що викликають зворотну реакцію,
2. уникати імпульсивних незапланованих дій,
3. раціонально закінчувати розпочате ,
4. контролювати час і плани,
Правила завершення робочого дня :
1. завжди закінчувати розпочате ,
2. контроль за результатами діяльності підлеглих та самоконтроль,
3. кожен день повинен мати свою кульмінацію,
4. закінчувати день потрібно з добрим настроєм.
Із усього вище зазначеного можна сказати , що час – це унікальний ресурс керівника. Кожному менеджеру потрібно серйозно й добросовісно підходити до організації свого робочого дня і до розподілення свого робочого часу. Таким чином , розподіляти справи та і час витрачений на них потрібно так , щоб цього часу вистачало на всі справи , і звичайно не слід забувати про відпочинок . Наступне , на що потрібно звернути увагу – це класифікація справ за ступенем важливості.
Не дивлячись на те , що про проблему організації робочого дня написано дуже багато книжок , кожен керівник повинен собі сказати : “ Я не бажаю надалі витрачати свій час марно , я не бажаю постійно не встигати ! ”. Тоді він зробить перший крок до організованого життя.
Кажуть , що до 90 % часу керівник витрачає на комунікації.
Комунікація означає обмін інформацією між людьми , спілкування , взаєморозуміння. Ділове спілкування – основа для розробки , прийняття й реалізації управлінських рішень , що складає сутність діяльності керівника організації. Досить важливо , якими є стосунки між керівником і підлеглими. Тому велика увага останнім часом приділяється проблемі культури комунікації , вивченню здібностей керівника щодо ефективної взаємодії з підлеглими.
Якщо є людина як об’єкт управління і людина як суб’єкт управління й вони разом визнають наявність спільної мети , досягнення якої забезпечується їхньою ж спільною працею , то між ними виникають стосунки управління.
Спілкування – це взаємодія між людьми, форма людського буття. Воно лежить в основі всієї діяльності людини.
Якщо керівник не вміє спілкуватися по – діловому, то його коефіцієнт корисної дії й організації в цілому різко зменшується.
Управлінська діяльність не може бути обмежена тільки успішним застосуванням адміністративних методів, а й припускає оволодіння прийомами роботи з людьми. До них належить:
- Уміння будувати відносини з підлеглими, колегами ( у тому числі з інших установ), вищим керівництвом
- Навчати персонал із метою професійного і особистого зростання
- Створювати умови для реалізації творчого потенціалу співробітників, ефективної роботи творчих груп.
При цьому в адміністрації навчального – закладу повинна бути розвинута здатність адекватно оцінювати і регулювати свою поведінку. Практично все управління пов’язане зі спілкуванням – передачею інформації ( ідей, думок, вказівок тощо) і почуттів, а також доведенням їх до розуміння іншими. Тому до специфічних професійно – особистісних функцій, які здійснюють директор школи і його заступник, належить функція управлінської комунікації.
Управлінська комунікація – різновид спілкування в ході управління, взаємодія керівника і підлеглих. “Керувати – значить уміти конструктивно спілкуватися”, - такий висновок із практики управління зроблений сучасними вченими. Закордонні менеджери, зокрема японські ( 86% з них) , вважають невміння керівника спілкуватися головною перешкодою досягнення цілей установи чи організації.
Особливості ділового спілкування
Головною метою ділового спілкування є продуктивне співробітництво.
Суб’єкти спілкування відрізняються взаємо порозумінням у питаннях справи.
Партнер і діловому спілкуванні завжди виступає як особистість, значима для іншого партнера.
Процес управління розділяють на кілька етапів, які забезпечуються управлінськими функціями планування, організації, мотивації та контролю. Відповідно до цього розподілу можна визначити й основні функції ділового спілкування керівника: інформаційна, мотиваційна, контролююча. Звичайно, перелік функцій ділового спілкування можна розширити, але розглянемо лише основні з них.
1. Інформаційна функція.
Школа – відкрита система, де постійно циркулює велика кількість різноманітної інформації. Керівник повинен володіти основними уявленнями про функціонуючу інформацію, про характер її сприйняття та значення для педагогічного колективу взагалі і його окремих членів зокрема. Керівник повинен розуміти, що необхідно забезпечити постійний потік нової різноманітної інформації. Слід також приділяти на практиці особливу увагу характеру сприйняття інформації партнером, бачити, яка її частина усвідомлюється і конкретно вибирається із загального інформаційного потоку. Тобто сутність інформаційної функції ділового спілкування полягає в тому, що керівник насамперед одержує інформацію, необхідну для прийняття управлінського рішення. Ця функція в діловому спілкуванні є основною.
2. Стратегічна функція ( планування)
- Головним призначенням керівника є стратегічне планування і формування цілей та цінностей організації. Отже, досвідчений, компетентний керівник із навичками стратегічного мислення стикається з проблемами прийняття рішень, обмеженості часу та інноваційної активності. Він мусить визначати, як краще вирішувати питання – колективно чи особисто. Оскільки ці підходи мають і “за” і “проти”, застосовують ситуативний підхід. Основні його положення:
- Колективні рішення надійніші за індивідуальні, оскільки виключають або обмежують суб’єктивні помилки й особистісні упередження
- У групах зазвичай виникає більше варіантів рішень
- У групах в обговоренні проблеми беруть участь усі, що підсилює взаємний контакт та співробітництво
- У процесі колективного розв’язання проблеми необхідно більше часу
- Спосіб прийняття рішення в групі не має сенсу, якщо керівник або лідер групи набагато кваліфіковані ший за її членів, і вони з цим згодні
- Звичка до колективних рішень може підвищувати ступінь конформізму поведінки членів групи, що мають звичку “ давити”
Подолати дефіцит часу керівник зможе тоді, коли він застосовує такі засоби, як чітке планування робочого дня та часових витрат на різні види діяльності. При делегуванні керівником повноважень також звільняється час для власне управлінських справ і підвищується самостійність підлеглих. Шкільному керівнику, що стимулює інноваційну активність членів педагогічного колективу, доведеться зіткнутися з аналізом анти інноваційних факторів ( особистісних, соціальних, економічних та інших).
3. Адміністративна функція.
В обов’язки керівника навчального – закладу входить і чисте адміністрування, що припускає директивні засоби спілкування з підлеглими, у тому числі застосування покарань та заохочень. Загальне правило полягає в тому, що “позитивні підкріплення діють більш ефективно, ніж негативні”. Вони закріплюють приклади поведінки, сприяють формуванню сприятливого мікроклімату в колективі, підвищують самооцінку персоналу та мотивують їх на продуктивну роботу.
4. Комунікативно – регулююча функція.
Один із значущих факторів ефективної комунікації – встановлення сприятливих відносин керівника з підлеглими. Однак нерідко, навіть докладаючи чимало зусиль, керівник не може знайти потрібного контакту з персоналом. Природа* взаємопорозуміння часто полягає між особистісного спілкування. Керівник часто перебуває у ставленні до підлеглого в позиції спостерігача, що сприяє виникненню можливості пояснити неуспішність у роботі лінощами, недостатньою наполегливістю та іншими діловими хибами підлеглого. Варто подумати, чи була можливість виконати завдання, чи достатньо було часу, інформації, засобів та інше. Слід зрозуміти, що більшість відхилень від нормальної роботи відбувається через обставини і не залежить від людей.
5. Мотиваційна функція.
Мотиваційна функція – це функція надання впливу: начальник змінює мотиви, наміри, установки підлеглих, тобто створює зацікавленість у результатах і якості праці. Теоретичні основи цієї функції ділового спілкування – мотивації базуються на положенні, що в основі поведінки людини закладені численні потреби. Їх ієрархія представлена в класичній схемі А. Маслоу: первинні потреби – фізіологічні, безпеки та захищеності: вторинні – соціальні, поваги, самовираження.
Потреби народжують мотиви поведінки, тобто деякий поклик до діяльності, яка й задовольняє ці потреби. Роль керівника полягає в тому, щоб використати оптимальні форми ділового спілкування і правильно мотивувати підлеглим продуктивну діяльність.
6. Контролююча функція.
Відомо, що безконтрольність шкідлива, тому слід дотримуватись таких вимог:
- Контроль повинен бути постійним, об’єктивним, оперативним,
відкритим
- Контроль не має бути безсистемним, формальним, не доведеним за
результатами до виконавця. Ця функція дає можливість контролювати процес виконання наказу, розпорядження. Також начальник з’ясовує рівень кваліфікації підлеглих, правильність та якість виконання ними своїх обов’язків, визначає необхідність їхнього коректування. У процесі спілкування здійснюється контроль морально – психологічного стану об’єкта управління, уміння залучити співрозмовника до відвертості. Спілкування не відбувається без визначення його завдань, оскільки характеристиками цього процесу є доцільність і цілеспрямованість.
Завдання ділового спілкування полягають у тому, щоб:
- Дізнатися про наміри та індивідуальність співрозмовника