Управление внутренними и внешними коммуникациями организации (стр. 2 из 5)

Знание данной динамики позволяет эффективно управлять процессами планирования потребностей организации в рабочей силе, подготовки резерва, профессионального обучения. Позволяет продвигать по служебной лестнице более молодых кадров, способных к обучению новым методикам.

Посредством группировки можно анализировать уровень образования персонала банка.

Таблица 10 – Образовательная структура персонала ФАКБ «Инвестторгбанк» (ОАО)22

Уровень образования	Средне- специальное	Незаконченное высшее	Высшее	Более 1-го высшего образования
Количество персонала	5	15	42	7

Из данный схемы видно, что банк обладает высококвалифицированными ресурсами, которым по силам справляться с возложенными на них обязанностями. Основная доля персонала имеет высшее образование (61%), а также 7% персонала имеют более 1-го образования и 22% находятся на обучении в ВУЗе, что говорит о серьезности и надежности такой организации, как коммерческий банк. Анализируя эти данные и фактическую работу персонала, руководство банка принимает ряд важных управленческих решений, таких как повышение квалификации определенных сотрудников, проведение специальных тренингов и другие мероприятия по повышению уровня специализации персонала.

Данные исследования также дают возможность сделать выводы о качестве коммуникаций внутри организации. При анализе данных о персонале получилось, что основная доля – это рабочие от 20 до 40 лет, имеющие высшее образование, поэтому, можно сказать, что серьезных барьеров в общении персонала не должно возникать. Общаясь непосредственно по рабочим вопросам, персонал находит взаимопонимание друг с другом.

Но, несмотря на высокий уровень образованности персонала банка, в рабочем коллективе нередко возникают те или иные барьеры в общении, которые влияют на успешность коммуникации и деятельность банка вцелом. Для устранения коммуникационных барьеров руководство банка приняло решение о проведении таких мероприятий, как личные беседы с сотрудниками, обсуждение организационных проблем и т.д.

Руководство банка сделало выводы о необходимости высвобождения рабочего времени для решения стратегических вопросов, которые требуют внесения некоторых изменений в процессы его взаимодействия с персоналом. Руководство ФАКБ «Инвестторгбанк» ОАО упорядочило формы такого взаимодействия. Сотрудник должен приходить к руководителю не для вольной беседы, свободной по содержанию и форме, а для отчета и предложений, хорошо продуманных и аргументированных.

Руководитель банка не всегда согласен с сотрудником. Высказав сотруднику свои сомнения, он поручает ему доработать предложение. Отпускать сотрудника выполнять намеченное, не убедившись, что он досконально знает не только то, что ему надлежит сделать, но и как - бессмысленно. Опыт банка многократно подтвердил, что на переделку неверно сделанной работы уходит масса времени, сил, финансовых средств; гораздо выгоднее потратить время на тщательный инструктаж сотрудника, который, кстати, является прекрасной формой обучения персонала.

Современная организация не может нормально функционировать в условиях внутреннего информационного вакуума. В России далеко не в каждой компании существует осмысленный подход к управлению коммуникациями. Сведения теряются, не доходя до персонала, которому они действительно необходимы. Информация в корпоративном сообществе ФАКБ «Инвестторгбанк» (ОАО) распространяется не просто так. По горизонтальной плоскости передается информация на одном и том же организационном уровне. По вертикальной - общаются «верхи» с «низами». При этом скорость движения коммуникационных потоков зависит от способа передачи информации.

Расширение и углубление связей между подразделениями ФАКБ «Инвестторгбанк» (ОАО) проводятся в виде формализованных процедур. Неформальные же связи, которые обладают не меньшей значимостью, развиваются сами на их основе.

Связи осуществляются в виде обмена между подразделениями знаниями, технологиями, идеями, оценками, документами, текущей информацией. Формы взаимодействия выбираются исходя из конкретных требований практики, интересов каждого сотрудника. Очевидно, каждый отдел банка определяет, какую информацию, в каком виде и с какой периодичностью ему следует получать из других отделов. Часть этой информации, например, ежедневный баланс банка, передается во все подразделения. Структура информационных потоков регулярно уточняется и корректируется. Подробная схема внутриорганизационных потоков представлена в приложении В.

Далее опишем, как реализуются горизонтальные связи в банке. Все отделы взаимодействуют между собой. Так, юридический отдел контролирует деятельность практически всех остальных отделов по поводу юридической документации. Так как основной деятельностью банка является кредитование, то все подразделения, так или иначе взаимодействуют по этому поводу и передают друг другу различную информацию, которая должна быть юридически грамотна и достоверна. А наличие двусторонней связи и взаимопонимание между сотрудниками играют огромную роль в улучшении эффективности данных коммуникаций.

Управление бухгалтерского учета и отчетности, а также в частности отдел валютных операций контролирует отдел операционного обслуживания. Осуществляет в рамках предоставленных ему полномочий функцию надзора и контроля над деятельностью операционного отдела филиала по валютным, валютно-обменным операциям, оказывает им методическую помощь. Проводит целевые проверки структурных подразделений филиала по совершаемым ими операциям в пределах компетенции отдела.

Не менее важные функцию выполняет планово-аналитический отдел банка.

1. Организация согласованных действий структурных подразделений при осуществлении бюджетного планирования.

2. Сбор и обобщение информации, предоставленной структурными подразделениями для составления бюджетного плана филиала.

3. Создание перспективных (годовых) и текущих (квартальных, месячных) планов деятельности и развития банка.

4. Координация деятельности структурных подразделений филиала, оказание методической помощи структурным подразделениям и сотрудника филиала по направлениям деятельности отдела.

То есть, можно сказать, что планово-аналитический отдел является одним из важнейших элементов, который связывает коммуникационную сеть ФАКБ «Инвестторгбанк» (ОАО) в единое целое. От эффективности его работы зависят последующие результаты взаимодействия между отделами.

Руководители управлений и отделов проводят следующую работу по повышению эффективности коммуникаций и взаимопониманию между сотрудниками:

1. Способствуют созданию необходимых условий труда и благоприятного морально-психологического климата в коллективе.

2. Обеспечивают соблюдение трудовой и производственной дисциплины, как лично, так и сотрудниками отдела.

3. Обеспечивают сохранение коммерческой и банковской тайны, которая стала известна в процессе исполнения должностных обязанностей, как лично, так и всеми подчиненными сотрудниками.

4. В период временного отсутствия сотрудников отдела обеспечивают их взаимозаменяемость, в том числе лично.

5. Организовывать и обеспечивать надлежащее ведение делопроизводства внутри отдела.

Данный перечень позволяет сделать выводы о том, что каждый руководитель и сотрудник каждого подразделения должен четко знать не только свои обязанности, но и понимать специфику деятельности своих коллег, в чем неформальная сторона отношений помогает как нельзя лучше.

В текущем режиме для делового общения сотрудники обычно используют телефонную связь. Но то, что оптимально для межличностного общения, не всегда подходит для массовых коммуникаций. В редких случаях на помощь приходят компьютерные сети Интернет и Интранет (внутренняя корпоративная сеть, построенная на интернет-технологиях), которая, безусловно, в такой организации как коммерческий банк, должна присутствовать и обеспечивать бесперебойную и быструю коммуникационную связь сотрудников.

ФАКБ «Инвестторгбанк» создает и постоянно совершенствует условия работы сотрудников с технической стороны, что обеспечивает эффективное взаимодействие между ними. Для успешной организации коллективной работы и повышения продуктивности труда персонала организована корпоративная почта. Внутренний сайт не только обеспечивает простоту коммуникации между разными отделами и группами внутри банка, но и может стать источником полезных сведений о работе различных подразделений. В таблице 11 описаны методы коммуникаций, преобладающие в исследуемом банке, их характеристика, богатство передачи, область использования, а также процентное соотношение, которое характеризует приверженность сотрудников банка к тому или иному методу коммуникации.

Таблица 11 – Методы передачи информации в ФАКБ «Инвестторгбанк» (ОАО)23

Методы	Характеристики		Богатство передачи	Область эффективно-го использования	%
	Обратная связь	Каналы
Личная беседа	Немедлен-ная	Аудио и визуальный (невербальный)	Очень высокое	Сложная коммуника-ция, требующая двусторонней связи	27
Телефон-ный разговор	Быстрая	Аудио	Высокое	Коммуникация, требующая двусторонней связи	28
Документ, направленный адресату	Медленная	Визуальный (вербальный)	Ограничен-ное	Четкая и рациональная коммуникация	35
Общий документ	Очень медленная (часто отсутству-ет)	Визуальный (вербальный)	Низкое	Официальная коммуникация на организационном уровне	10