7.3 Личные дела и личные карточки
Личное дело – это совокупность документов, в которых отражены наиболее полные сведения о работнике и его деятельности. Личное дело во 2-ом отделе милиции включает в себя следующие разделы:
1. Анкетно-биографические и характеризующие документы:
- личный листок по учету кадров;
- автобиографию;
- копии документов об образовании;
- личное заявление о приеме на работу или об увольнении;
- выписки из приказов о приеме на работу или об увольнении;
- трудовое соглашение;
- заявления работника о переводах;
- выписки из приказов о перемещении;
- характеристики и рекомендательные письма;
- отзывы должностных лиц о работнике.
2. Дополнительные документы, к которым относятся:
- характеристики с прежнего места работы;
- справки о состоянии здоровья;
- фотографии.
Все документы личного дела во 2-ом отделе милиции подшивают в папку. На ней указывают фамилию, имя, отчество, дату принятия на работу (дату заведения личного дела), номер личного дела. В каждом разделе личного дела ведется внутренняя опись, в которую записывают наименование всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием даты составления. Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются. Все документы, поступающие в личное дело, расположены в хронологическом порядке. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Первоначально во 2-ом отделе милиции в личное дело группируются документы, отражающие процесс приема на работу:
- заявление о приеме на работу;
- личный листок по учету кадров;
- автобиография;
- характеристика;
- копии документов об образовании;
- выписка из приказа о приеме на работу;
- внутренняя опись;
- личная карточка (форма № Т-2).
Во 2-ом отделе милиции на работников всех категорий, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, паспорта или иного удостоверения личности, трудовой книжки, военного билета, документа об окончании учебного заведения заполняются личные карточки. Личная карточка во 2-ом отделе милиции состоит из нескольких разделов:
1. общие сведения;
2. сведения об образовании;
3. сведения о полученной профессии (специальности), трудовой деятельности и стаже работы;
4. сведения о семейном положении;
5. сведения о воинском учете;
При заполнении личной карточки во 2-ом отделе милиции соблюдаются следующие правила:
1. Фамилия, имя отчество записываются полностью и разборчиво.
2. Дата рождения записывается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью, например: 9 октября 1972 года.
3. Гражданство записывается без сокращения.
4. Языки, которыми владеет работник, указываются полностью без сокращений.
Доступ к материалам личного дела разрешается только специальным уполномоченным лицам. В моем отделе – это работники отдела кадров. Они имеют доступ ко всем материалам личного дела, так как сами же и составляют его. Доступ к персональным данным работников, содержащимся в личных делах, могут иметь руководители структурных подразделений и ответственные должностные лица (однако только к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций). Работники отдела кадров ограничивают требуемую информацию (например, если бухгалтерия требует представления данных об иждивенцах для определения льгот по налогам, то предоставляются только те документы, которые содержат указанные сведения). Свободный бесплатный доступ ко всем материалам своего личного дела имеет работник. Однако он не вправе производить какие-либо исправления, вносить записи, извлекать из дела какие-либо документы и помещать новые. Поэтому знакомиться с материалами своего личного дела работник может только в присутствии начальника или специалиста отдела кадров. Если работнику необходимы какие-либо документы (выписки, копии) или записи, он обращается к кадровику, который и оформляет необходимы документы. Также во 2-ом отделе милиции личное дело может выдаваться для ознакомления, но только до конца рабочего дня и под расписку лица-получателя в контрольной карточке, составляемой по следующей форме:
| Контрольная карточка Фамилия ____________________________________________________№ личного дела Имя ___________________________________Отчество __________________________ Отметки о выдаче личного дела | ||||
| Дата выдача | Кому выдано (должность, Ф.И.О) | Расписка | № служебного телефона | Дата возврата и расписка |
Личное дело ведется на протяжении трудовой деятельности работника.
В отделе кадров 2-ого отдела милиции личные дела хранят только на работающих. Для хранения используются сейфы. После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение.
7.4 Учет военнообязанных
Во 2-ом отделе милиции при оформлении на работу секретарь проверяет у всех граждан наличие воинских документов. Одним из главных документов является военный билет, который секретарь принимает от военнообязанных для сверки и представления в военкомат. Для этого секретарь ведет журнал учета военных билетов, принятых от военнообязанных. В случае если гражданин не имеет военного билета и не состоит на учете, то его направляют в военкомат для получения соответствующих документов и постановке на воинский учет. При изменении семейного положения, адреса места жительства, образования, специальности и должности – обо всем об этом секретарь 2 ГОМ заносит в личные карточки граждан, состоящих на воинском учете. Также во 2-ом отделе милиции ведется журнал проверки состояния учета и бронирования граждан.
Журнал учета военных билетов, принятых от военнообязанных
| № п/п | Ф.И.О | Дата рождения | Воинское звание | Серия и № военного билета | Дата и роспись ответственного лица в получении военного билета | Дата и роспись в обратном получении |
| 1. | Калинцков | 15.04.1960 | ефрейтор | МН № 1707034 | 06.05.2005 Метелькова | Калинцков |
| Александр | ||||||
| Николаевич |
Журнал проверки состояния учета и бронирования граждан
| № п/п | Ф.И.О | Дата рождения | Состав ВУС | Воинское звание | Годность к военной службе | Должность | Примечание |
| 1. | Калинцков | 15.04.1960 | 674880 | ефрейтор | годен | Калинцков | |
| Александр | |||||||
| Николаевич |
В журналах фамилия оформлена на одной строчке, а имя и отчество отдельно на каждой строчке.
8. Роль стенографии в работе секретаря. Ее применение в данной организации
С каждым днем растет темп жизни, все дороже становится цена минуты, в это же время мы теряем массу времени, пользуясь медленными традиционным письмом. Невозможно представить процесс обучения без бумаги и ручки, а сколько времени отнимает процесс письма на уроке! Хороший конспект лекции в вузе на вес золота. В то же время черновик доклада, курсового и дипломного проектов, заметки врача, юриста, менеджера, писателя, даже домохозяйки, услышавшей новый рецепт по радио – все можно быстро, со скоростью мысли записать, если овладеть упрощенным методом письма.
Некоторые думают, что это очень трудоемкая наука, требующая больших и длительных усилий. На самом деле научиться скорописи можно за несколько месяцев, ведь для этого не нужно заучивать массу правил, основа овладения стенографией – тренировки и не только письменные. Можно "писать" мысленно в дороге, во время просмотра информационных и других телепередач, во время беседы и перед сном.
Основа предлагаемой системы – алфавит – состоит из элементов соответствующих русских рукописных букв. Целые группы сочетаний связаны с алфавитом, поэтому рука легко привыкает воспроизводить их. Сокращения приставок и окончаний тоже укорачивает начертания. В итоге слова пишутся 2-4 движениями.
Очень важное преимущество скорописи – не нужна аппаратура, источник питания, специальная подготовка к записи, достаточно иметь блокнот и ручку, и вы зафиксируете план дел на предстоящий день, месяц, год, вечером, успевая за своими мыслями, занесете пережитое в свой дневник. И не каждый сможет узнать о ваших переживаниях.
Грустно смотреть на журналистов или участников конференций, когда ни успевают записать одно слово, в то время как уже произнесена вся фраза.
Сейчас многие увлекаются разгадыванием кроссвордов, сканвордов, но ведь и чтение стенограмм создает иногда загадки. Не всегда пишущий успевает за речью, бывает, приходится и пропустить слово, и короткое стенографическое начертание оказывается искаженным. Тогда приходится погадать над смыслом записанного, чтобы или заменить пропущенное слово удачным по смыслу, или пофантазировать над искаженным, что бы это значило? Поэтому чтение стенограммы часто превращается в игру-разгадку, что сравнимо с преодолением кроссворда, или досаду, если это служебная стенограмма. Правда, теперь выручает параллельная звукозапись.