Значение секретарской службы во 2 отделе милиции (стр. 6 из 9)

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование выдается дело целиком.

Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации.

Изъятие документов из дел по требованию прокуратуры или суда действует только на основании письменного распоряжения этих органов.

5.7 Передача документов на архивное хранение

На дела, сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание, а также для дел постоянного и временного сроков хранения свыше 10 лет, а также наиболее важные документы (по личному составу или секретные документы) составляются внутренние описи, которые подшиваются в начале дела. Количество листов внутренней описи проставляется в заверительной надписи, после указания общего количества листов через знак "+".

Все дела, подготовленные на хранение, делятся на 2 группы:

1. Дела по основной деятельности.

2. Дела по личному составу 2-ого отдела милиции.

На каждую группу дел составляется отдельные описи:

- опись № 1 (дел по основной деятельности);

- опись № 1 л/с (дел по личному составу).

Опись составляется на документы одного года.

В опись № 1 дела заносятся по следующей последовательности:

- устав;

- протоколы общих собраний;

- приказы по основной деятельности;

- годовые планы;

- отчеты.

В опись № 1 л/с дела располагаются в следующем порядке:

- книга учета сотрудников;

- приказы по личному составу;

- личные дела и личные карточки;

- лицевые счета по заработной плате;

- невостребованные трудовые книжки.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.

Прием-передача дел в архив производится секретарем. На всех экземплярах описи, напротив каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи.

Вместе с делами в архив передаются журналы регистрации.

Только после передачи документов в архив разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.

Опись составляется в 3-х экземплярах:

- 1 экз. передается вместе с делами в архив;

- 2 экз. прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии;

- 3 экз. остается у секретаря.

Форма внутренней описи документов дела

Форма описи дел постоянного и длительных сроков хранения

6. Оргтехника и автоматизация рабочего места секретаря

Оргтехника и автоматизация рабочего места секретаря

На рабочем месте секретаря, т.е. у меня в отделе, имеются следующие средства оргтехники:

1. Компьютер – PLUS/UPS SYSTEMS, 15".

Athlon – микропроцессор фирмы АМД

1400 – тактовая частота в МГц

128 – оперативная память в Мb

20 – жесткий диск в Мb

32 – память видеокарты в Мb

2. Принтер – EPSON LX-300+

Это матричный принтер, печатает при помощи красящей ленты, производит большой шум.

3. Телефон с кнопочным номеронабирателем:

по способу набора - пульсовой, т.е. набор производится с помощью серий щелчков; каждой цифре соответствует определенное количество щелчков.

по назначению - городской, т.е. в пределах города.

4. Также в отдельном кабинете располагается ксерокс, куда я неоднократно хожу ксерокопировать необходимые мне материалы. Данное устройство также включает в себя:

Факс – передача графической информации.

Сканер – устройство для ввода в компьютер изображений.

Принтер.

В отделе также имеется электронная пишущая машина, но я на ней не работаю, так как всю работу я выполняю на компьютере.

7. Ведение кадровой службы секретарем

7.1 Работа с трудовыми книжками

Как и во всех организациях, во 2-ом отделе милиции при приеме человека на работу на него заводится трудовая книжка, которая необходима для установления общего или непрерывного стажа.

Во 2-ом отделе милиции ведется следующая документация по учету трудовых книжек:

1. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним – ведется в бухгалтерии.

2. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним – ведется кадровой службой.

Заполнение трудовых книжек во 2-ом отделе милиции заключается в следующем:

1. Титульный лист трудовой книжки.

В трудовой книжке на титульном листе заполняются сведения о работнике:

- фамилия, имя, отчество,

- дата рождения,

- образование,

- профессия или специальность,

- дата заполнения трудовой книжки,

- подпись владельца книжки

Титульный лист трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, в нашем отделе титульный лист подписывает инспектор по кадрам. Затем трудовая книжка заверяется гербовой печатью.

2. Занесение сведений о работе.

Раздел "сведения о работе" состоит из 4 граф:

В 1-ой графе секретарь проставляет порядковый номер вносимой записи.

Во 2-ой графе секретарь пишет дату.

В 3-ей графе указывают сведения о приеме на работу, о переводах и об увольнении.

В 4-ой графе на основании чего внесена записи.

Во 2-ом отделе милиции при внесении записи о приеме на работу соблюдают все необходимые правила, т.е.:

- от последней записи отступают одну строчку;

- указывают полное название организации.

- после этого указывают сведения о приеме на работу.

3. Занесение сведений о награждениях и поощрениях

Секретарь также в трудовой книжке заполняет раздел "Сведения о поощрениях", в которой делает запись о получении орденов, медалей, почетных грамот, благодарности и т.д.

Образец заполнения титульного листа трудовой книжки во 2-ом отделе милиции

Образец заполнения раздела "Сведения о работе" во 2-ом отделе милиции

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)
	число	месяц	год
						2 Городской отдел милиции
1	18	09	1996	Принят на должность участкового	Пр. № 2 от 18.09.1996 г.
2	29	06	2001	Переведен на должность начальника ОУУМ	Пр. № 23 тот 29.06.2001 г.

Образец заполнения раздела "Сведения о поощрениях" во 2-ом отделе милиции

Во 2-ом отделе милиции раздел "Сведения о поощрениях" заполняют следующим образом:

№ записи	Дата			Сведения о награждениях орденами и медалями, о присвоении почетных званий	На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)
	число	месяц	год
						2 Городской отдел милиции
1	31	05	2005	Премировать денежной премией в размере 1000 руб. в связи с 70-летием ПДН.

7.1 Работа с трудовыми книжками

Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее

Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

7.2 Оформление пенсионных документов

Оформление пенсионных документов во 2-ом отделе милиции происходит следующим образом.

Как только работник достиг пенсионного возраста, т.е. при 60 лет – мужчины, и 55 лет – женщины, на него заводится пенсионное дело. Для этого, работнику необходимо сходить в отдел кадров и узнать какие документы ему необходимы для назначения пенсии.

Прежде чем заводить пенсионное дело работнику необходимо написать заявление на имя руководителя о назначении пенсии, а также заявление в комиссию при исполкоме.

Кроме заявления сотруднику необходимо подготовить следующие документы:

1. для женщин – копии о рождении детей и копию свидетельства о браке.

2. для мужчин – выписка из военного билета.

3. для всех – сдаются копии документов об образовании, оформляется представление.

Справка о заработной плате оформляется в бухгалтерии отдела.

При подготовке всех необходимых документов, они сдаются в отдел кадров, так как всю остальную работу по заведению пенсионного дела выполняют там.

По месту последней работы издается приказ об освобождении сотрудника от занимаемой должности, в связи с уходом на пенсию. После назначения пенсии в трудовой книжке ставится штамп "пенсия назначена" в разделе "Сведения о назначении пенсии".

Пенсионеру выдается пенсионное удостоверение и трудовая книжка.

Образец заявления