Значение секретарской службы во 2 отделе милиции (стр. 5 из 9)

5.5 Формирование и оформление дел

Формирование дел – это группировка документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Во 2-ом отделе формирование дел проводится по названиям видов документов (приказы, протоколы).

При формировании дел соблюдаются следующие правила:

1. Каждое дело содержит не более 250 листов.

2. В дело сгруппированы документы одного делопроизводственного года, т.е. с 1 января по 31 декабря.

3. В дело подшиты только исполненные документы.

4. В дело подшиты документы только в одном экземпляре.

5. Черновики в дело не подшиты.

6. Документы в деле расположены по хронологическому признаку, т.е. по датам (документы раннего периода расположены в начале, документы, поступившие позже, в конце подшивки).

7. Жалобы и заявления граждан группируются по алфавиту.

8. Документы постоянного и временного сроков хранения группируют отдельно.

9. Каждый документ в дело имеет дату, подпись, отметку об исполнении.

Оформление дел включает в себя следующие операции:

1. Описание дела на обложке.

При оформление дел на обложку выносят следующие реквизиты:

- наименование министерства;

- наименование учреждения;

- индекс дела по номенклатуре дел, номер тома;

- даты начала и окончания формирования дел.

Обложка дела печатается на компьютере

2. Нумерация страниц.

Нумерация страниц производится арабскими цифрами, черной пастой в правом верхнем углу, с нижнего листа по верхний.

Во 2-ом отделе милиции каждое дело состоит из нескольких томов, и поэтому каждый том нумеруют отдельно.

3. Составление заверительной надписи.

Оформляется в конце дела на отдельном листе.

Пример оформления обложки дела и заверительной надписи

5.6 Хранение дел

Во 2-ом отделе милиции дела формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. Дела размещаются в запирающихся шкафах вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

Если документы, включенные в дело, в течение года требуются работнику учреждения, они вынимаются из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.