Значение секретарской службы во 2 отделе милиции (стр. 4 из 9)
1. Составление исполнителям проекта документа.
2. Передача документа секретарю.
3. Передача документа секретарем на подпись исполнителю.
4. Простановка номера на документе.
5. Регистрация документа.
6. Отправление документа адресату.
7. Подшивка копии в дело.
Обработка внутренних документов
Во 2 отделе милиции внутренними документами в основном являются поручения следователей участковым инспекторам, которые регистрируются в журнале регистрации внутренних документов.
Внутренние документы проходят следующие этапы:
1. Составление проекта документа.
2. Проверка правильности составления проекта документа секретарем.
3. Передача документов на резолюцию руководителю.
4. Регистрация документа.
5. Проставление индекса на документе.
6. Подшивка копии в дело.
7. Передача исполнителю.
5.2 Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов
Регистрация документов во 2-ом отделе милиции осуществляется секретарем, который проставляет на них индекс и дату регистрации.
При регистрации документов секретарь делит их на 3 основные группы:
1. Входящие – поступающие из других организаций.
2. Исходящие – отправляемые из данной организации, т.е. из отдела.
3. Внутренние – создаваемые и остающиеся внутри организации.
Входящие документы секретарь регистрирует, сражу же, в день поступления, а не откладывает на следующий день. Исходящие и внутренние документы регистрируются только после подписи руководителя.
Для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов ведутся специальные журналы регистрации, где секретарь записывает всю необходимую информацию о документе.
Входящие, исходящие и внутренние документы также имеют регистрационный номер, включающий в себя только порядковый номер документа, следующим за номером последнего документа, например: 1305 – порядковый номер документа по журналу регистрации.
Регистрационные номера присваиваются входящим, исходящим и внутренним документа в пределах календарного года, т.е. с 01.01.2005 г. по 31.12.2005 г.
Регистрация удобна тем, что секретарь может быстро найти нужный документ, необходимый исполнителю, при этом, не заставив исполнителя долго ждать.
Журнал регистрации входящих документов
| Входящий № документа | Номер и дата документа | Автор (от кого) | Краткое содержание (заголовок) | Исполнитель и дата исполнения | Подпись исполнителя и дата | Отметка об исполнении |
| 1234 | № 41/453 от 12.05.2005 | Народный суд | Приговор на подсудимого Шиляева А.В. | Леухин В.Н. | Леухин 22.05.2005 | Исполнено |
Журнал регистрации исходящих документов
| Индекс и дата документа | Адресат (кому) | Краткое содержание (заголовок) | Исполнитель | Отметка об исполнении |
| 1152 | Прокуратура Автозаводского РУВД | Отказной материал КУС 2276/7618 от 21.04.2005 | Баев А.О. | Исполнено |
Журнал регистрации внутренних документов
| Индекс и дата документа | Кто подписал | Краткое содержание документа | Исполнитель (кому поручен документ) | Подпись исполнителя | Подпись автора документа | Отметка об исполнении |
| 1305 17.05.2005 | Самойлова Н.М. | Поручение по уголовному делу № 112654 | Алехин А.В. | Алехин | Самойлова | Исполнено |
5.3 Контроль за исполнением документов
Во 2-ом отделе милиции в обязанность секретаря также входит контроль за исполнением документа. Здесь применяются индивидуальные сроки исполнения, которые фиксируются в резолюции руководителя. Срок исполнения документа – 10 дней, после поступления его в отдел.
Для ведения контроля в регистрационном журнале секретарь делает отметку об ответственном исполнителе, который берется из резолюции руководителя на документе.
Контрольная картотека не ведется.
Порядок выполнения контроля за исполнением документа:
1. После проставления резолюции руководителя, документ передается для исполнения исполнителю.
2. При этом исполнитель должен расписаться в журнале, тем самым удостоверяя, что ему переданы документы для исполнения.
3. Если документ исполнен, т.е. в нем полностью выполнены все поставленные задания, то исполнитель приносит его секретарю и отмечает в журнале, что документ исполнен.
4. Если исполнитель не успевает исполнить документ в срок, то об этом докладывается руководителю и назначаются новые сроки исполнения.
Журнал контроля за исполнением документов
| Входящий номер | Номер уголовного дела | Фамилия следователя | Фамилия исполнителя | Подпись исполнителя в получении документа | Подпись следователя | Отметка об исполнении |
5.4 Номенклатура дел организации
Номенклатура – список дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения и проставления индекса дела.
В моем учреждении существует номенклатура дел, состоящая из документов, создаваемых в процессе их деятельности.
Во 2-ом отделе разрабатывается индивидуальная номенклатура дел, т.е. конкретно для данной организации.
Разработка индивидуальной номенклатуры дел начинает проводиться с 20 декабря, согласовывается с архивом, утверждается руководителем и с 1 января нового календарного года вводится в действие.
Для составления номенклатуры дел во 2-ом отделе милиции необходимо:
1. Уточнить круг вопросов, которыми будет заниматься организация в течение года. Этим занимается руководитель и секретарь.
2. Выявив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру дел, секретарь приступает к составлению заголовков дел.
Заголовок дела секретарь составляет из вида документов (заявления, жалобы) или указывает род заводимого дела (переписка).
При составлении заголовков секретарь использует такие признаки, как номинальный, авторский и корреспондентский.
Номинальный признак указывает на вид документа, подшиваемого в дело. Например: Предложения, заявления и жалобы граждан и материалы их проверок.
Авторский признак – указывается на основании таких реквизитов, как название организации или подписи.
Корреспондентский – по реквизиту "адресат" и используется при составлении заголовков к делам по переписке.
3. Установить названия разделов номенклатуры дел.
Первым разделом номенклатуры дел во 2-ом отделе милиции ставится секретариат, ему присваивают индекс "1".
4. Расположить заголовки дел в номенклатуре в определенной последовательности с учетом степени важности документов.
5. Закрепить расположение всех разделов и дел в номенклатуре индексацией дел, т.е. присвоением номера разделам и делам.
6. Оформить и заполнить графы номенклатуры дел.
В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру дел.
Во вторую графу вносятся названия заголовков дел.
В третьей графе указывается количество дел.
В четвертой графе – срок хранения дела.
В пятой графе "Примечания" проставляются отметки в течение года.
5.4 Номенклатура дел в организации
2 Городской отдел милиции
Номенклатура дел
01.01.2005
Н.Новгород
На 2005 год
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во дел | Срок хранения и № статьи по перечню | Примечания | ||
| 1. Организация управления | ||||||
| 1-1 | Учредительные документы организации (устав, договор и др). | Постоянно ст.37а | ||||
| 1-2 | Должностные инструкции работникам фирмы | 3 г. после замены новыми ст.56 | ||||
| 1-3 | Штатное расписание 2 ГОМ | Постоянно ст.52а | ||||
| 1-4 | Приказы по основной деятельности | Постоянно ст.19а | ||||
| 1-5 | Приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях, поощрениях, премировании. | 75 л. ст.19б | ||||
| 1-6 | Приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках. | 3 г. ст. 19в | ||||
| 1-7 | Протоколы общих собраний сотрудников 2 ГОМ | Постоянно ст.17 | ||||
| 1-8 | Решения, распоряжения местных органов власти и управления | До минования надобности ст.5б | ||||
| 1-9 | Документы ревизий фирмы органами власти, финансового контроля ( акты, справки, докладные записки и др). | Постоянно ст.27а | ||||
| 1-10 | Докладные записки сотрудников, представляемые руководств 2 ГОМ | 5 л. ст.51 | ||||
| 1-11 | Предложения, заявления и жалобы граждан и материалы их проверок | 5 л. | ||||
| 2. Планирование | ||||||
| 2-1 | Годовой план работы 2 ГОМ по основным видам деятельности | Постоянно ст.166а | ||||
| 2-2 | Квартальные планы работы 2 ГОМ по основным видам деятельности | 3 г. ст.168б | ||||
| 3. Организация производственной деятельности | ||||||
| 3-1 | Переписка по вопросу работы нарсуда, прокуратуры | 5 л. | ||||
| 3-2 | Переписка с ПДО-1 | 5 л. | ||||
| 4. Финансирование | ||||||
| 4-1 | Годовой финансовый план 2 ГОМ | Постоянно ст.206б | ||||
| 4-2 | Квартальные финансовые планы 2 ГОМ | 3 г. ст.206в | ||||
| 4-3 | Месячные приходно-расходные кассовые ведомости и ордера | 1 г. ст.289б | ||||
| 5. Учет и отчетность | ||||||
| 5-1 | Годовые статистические отчеты по основной деятельности | Постоянно ст.239б | ||||
| 5-2 | Квартальные статистические отчеты по основным видам деятельности | 5 л. ст.239г | ||||
| 5-3 | Годовые бухгалтерские отчеты и балансы | Постоянно ст.303б | ||||
| 5-4 | Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы | 3 г. ст.310 | При условии завершения ревизии | |||
| 5-5 | Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов | 3 г. ст.310 | То же | |||
| 5-6 | Авансовые отчеты | 3 г. ст.310 | То же | |||
| 5-7 | Лицевые счета | 75 л. – "В" ст.311а | ||||
| 5-8 | Расчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты и премий | 3 г. ст.312 | При отсутствии лицевых счетов – 75 л. | |||
| 5-9 | Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей ( в т.ч. аннулированные) | 3 г. ст.314 | ||||
| 5-10 | Гарантийные письма | 3 г. ст.315 | ||||
| 5-11 | Журналы регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений | 3 г. ст.319 | ||||
| 5-12 | Листки нетрудоспособности | 3 г. ст.697 | ||||
| 5-13 | Документы об оплате листков нетрудоспособности | 3 г. ст.324 | ||||
| 5-14 | Книга регистрации листков нетрудоспособности | 3 г. ст.699 | ||||
| 5-15 | Хозяйственные договоры, трудовые соглашения. | 3 г. ст.337 | После истечения срока действия, при условии завершения ревизии | |||
| 5-16 | Акты приема-сдачи выполненных работ | 3 г. ст.1036 | ||||
| 5-17 | Договоры о материальной ответственности | 5 л | После увольнения материально-ответственного лица | |||
| 5-18 | Образцы подписей материально-ответственных лиц | ст.340 | До минования надобности | |||
| 5-19 | Заказы на бланки учета и отчетности | 1 г. ст.302 | ||||
| 6. Работа с кадрами | ||||||
| 6-1 | Документы, являющиеся основанием для приказов по личному составу (заявления, справки, докладные записки и др.) | 3 г. ст.429 | ||||
| 6-2 | Личные дела | 75 л. – "В" ст.498в | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||
| 6-3 | Личные карточки Т-2 | 75 л. – "В" ст.504 | ||||
| 6-4 | Книга учета приема, перемещения, увольнения работников | 75 л. ст.508 | ||||
| 6-5 | Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним | 50 л. ст.526б | ||||
| 6-6 | Невостребованные трудовые книжки | 50 л. ст.524 | ||||
| 6-7 | Книга учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним | 50 л. ст.526а | ||||
| 6-8 | Журнал учета командировок | 3 г. ст.536а | ||||
| 6-9 | Журнал учета выдачи командировочных удостоверений | 3 г. ст.537 | ||||
| 6-10 | Журнал учета отпусков | 3 г. ст.547 | ||||
| 7. Документационное обеспечение управления | ||||||
| 7-1 | Журнал регистрации поступающих и отправляемых документов | 3 г. ст.106б | ||||
| 7-2 | Телефонограммы | 1 г. | ||||
| 7-3 | Журнал регистрации телефонограмм | 1 г. ст.109 | ||||
| 7-4 | Описи, реестры на отправляемую корреспонденцию | 1 г. ст.107 | ||||
| 7-5 | Реестры на получение посылок | 1 г. ст.107 | ||||
| 7-6 | Журнал учета бланков строгой отчетности | 3 г. ст.110а | ||||
| 7-7 | Номенклатура дел | До минования надобности ст.95а | Согласованная с архивным органом - постоянно | |||
| 7-8 | Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока | До минования надобности ст.117а | Утвержденные - постоянно | |||
