Значение секретарской службы во 2 отделе милиции (стр. 3 из 9)
2. От места составления до заголовка – 2 интервала.
3. От заголовка до текста – 3 интервала ( в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 в распоряжения от заголовка до текста делают 2 интервала).
4. Текст оформлен через 1 интервал.
5. В вводной части текста вместо слова "ОБЯЗЫВАЮ" написано слово "ТРЕБУЮ".
6. Между текстом и подписью – 2 интервала.
Оформление распоряжения в соответствии с ГОСТОМ Р 6.30-2003
Пример оформления указания
Анализ указания
В указании присутствуют недочеты:
1. От названия документа до даты – 3 интервала.
2. Название документа написано слитно.
3. От места составления документа до заголовка – 2 интервала.
4. Текст оформлен через 1 интервал.
5. В вводной части текста вместо слова "ПРЕДЛАГАЮ" написано слово "ОБЯЗЫВАЮ".
Оформление указания в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
Пример оформления решения
Анализ решения
Недочеты документа:
1. От названия документа до даты – 3 интервала.
2. Отсутствует место составления документа.
3. От заголовка до текста – 3 интервала (в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 в решениях между заголовком и текстом делают 2 интервала).
4. Текст оформлен через 1 интервал.
5. Слово "РЕШИЛ" оформлено центровано.
Оформление решения в соответствии с ГОСТОМ Р 6.30-2003
4.6 Пример оформления приказа по личному составу
Анализ приказа по личному составу
В документе присутствуют следующие недочеты:
1. Название документа оформлено не вразрядку.
2. От даты до места составления – 3 интервала.
3. Слово "ПРИНЯТЬ" оформлено по центру, а не от левого поля.
4. Фамилия сотрудника написано строчными буквами (в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 в приказах по личному составу фамилия должна быть написана прописными буквами).
5. Текст оформлен через 1 интервал.
6. Между текстом и подписью – 2 интервала.
7. В реквизите "подпись" инициалы стоят после фамилии.
Оформление приказа по личному составу в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
4.7 пример оформления объяснительной записки
Анализ объяснительной записки
В данном документе следующие недочеты:
1. Адресат оформлен от 11 см, должен быть оформлен от 8,5 см.
2. В адресате между должностью и фамилией нет интервала, инициалы стоят после фамилии.
3. Название документа написано по центру, а нужно от левого поля.
4. Дата расположена после подписи, а необходимо после названия документа.
5. Инициалы в подписи расположены после фамилии.
Оформление объяснительной записки в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
4.8 Пример оформления докладной записки
Анализ докладной записки
В документе имеются следующие недочеты:
1. Между датой и местом составления документа – 3 интервала, необходимо 2 интервала.
2. Адресат оформлен от 11,5 см, а должен быть оформлен от 8,5 см.
3. В адресате между должностью и фамилией нет интервала, инициалы стоят после фамилии.
4. От адресата до заголовка – 2 интервала, нужно 3.
5. В подписи инициалы стоят после фамилии.
Оформление докладной записки в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
4.9 Справки
Анализ справки
В данном документе имеются следующие недочеты:
1. Название документа написано не вразрядку.
2. От даты до места составления документа – 3 интервала, по ГОСТу Р 6.30-2003 делается 2 интервала.
3. Между местом составления документа и заголовком – 2 интервала, необходимо 3.
4. Текст напечатан через 1 интервал.
5. От текста до подписи – 2 интервала.
6. В подписи инициалы стоят после фамилии.
Оформление справки в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
4.10 Пример оформление выписки из приказа по личному составу
Анализ выписки из приказа по личному составу
В документе имеются следующие недочеты:
1. От даты до места составления документа – 3 интервала, необходимо 2. От места составления документа до заголовка – 2 интервала, а нужно 3. Слово "ПРИНЯТЬ" оформлено с красной строки.
2. Фамилия написана строчными буквами, а по ГОСТу Р 6.30-2003 фамилия должна быть оформлена прописными буквами.
3. Текст оформлен через 1 интервал.
4. Слово "основание" и словосочетание "с приказом ознакомлен" написаны с красной строки, а необходимо от левого поля.
5. От текста до подписи сделано 2 интервала, а должно быть 3.
6. Заверительная надпись "Верно" оформлена через 1 интервал, а необходимо 1,5 или 2 интервала.
7. От подписи до заверительной надписи "Верно" сделано 2 интервала, а по ГОСТу между ними должно быть 3 интервала.
8. В подписи инициалы стоят после фамилии.
Оформление выписки из приказа по личному составу в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
Пример оформления выписки из приказа по основной деятельности
Анализ выписки из приказа по основной деятельности
Недочеты документа:
1. От названия организации до названия документа сделано 2 интервала, а по ГОСТу должно быть 3 интервала.
2. От даты до места составления документа – 3 интервала, а необходимо 2.
3. От места составления документа до заголовка – 2 интервала, а должно быть 3 интервала.
4. Текст оформлен через 1 интервал.
5. Слово "ПРИКАЗЫВАЮ" оформлено по центру строки, а необходимо от левого поля.
6. От текста до подписи – 2 интервала.
7. От подписи до заверительной надписи "Верно" - 2 интервала.
8. Заверительная надпись "Верно" оформлена через 1 интервал.
9. Инициалы в подписи стоят после фамилии.
Оформление выписи из приказа по основной деятельности в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
Пример выписки из протокола
Анализ выписки из протокола
В данном документе имеются следующие недочеты:
1. От названия организации до названия документа – 2 интервала.
2. От даты до места составления документа – 3 интервала.
3. От повестки дня до основной части документа – 2 интервала.
4. Слова "СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ" расположены по центру строки.
5. Текст напечатан через 1 интервал.
6. От текста до подписи – 2 интервала.
7. Заверительная надпись "Верно" оформлена через 1 интервал.
8. Инициалы в подписи стоят после фамилии.
Оформление выписки из протокола в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
4.11 Пример оформления характеристики
Анализ характеристики
В документе присутствуют следующие недочеты:
1. От даты до места составления документа – 3 интервала.
2. От места составления до заголовка – 2 интервала (в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 в характеристике от места составления документа до заголовка – 3 интервала).
3. От заголовка до текста делают 2 интервала.
4. В подписи инициалы стоят после фамилии.
5. Текст оформлен через 1 интервал.
Оформление характеристики в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
Пример оформления копии
Анализ копии
В копии присутствуют следующие недочеты:
1. Слово "КОПИЯ" написано посередине строки, отсутствует разрядка ( в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 слово "КОПИЯ" оформляется через № интервала от верхнего среза листа вразрядку прописными буквами).
2. Адресат оформлен от 11 см.
3. В адресате от названия организации до фамилии отсутствуют интервалы.
4. Текст оформлен через 1 интервал.
5. В подписи инициалы стоят после фамилии.
Оформление копии в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
5. Организация документооборота обработка входящих, исходящих и внутренних документов
5.1 Обработка входящих, исходящих и внутренних документов
Обработка входящих документов
В данной организации входящие документы проходят следующие этапы:
1. Прием документов.
2. Рассмотрение документов руководителем, проставление резолюции.
3. Регистрация документов с внесением сведений из резолюции в журнал регистрации.
4. Передача документа исполнителю.
5. Контроль за исполнением документа.
6. Исполнение документа.
7. Подшивка документов в дело.
Обработка исходящей документации
Обработка исходящей документации состоит из следующих этапов: