Значение секретарской службы во 2 отделе милиции (стр. 2 из 9)

Секретарь выполняет основную задачу при работе на телефоне, т.е. освобождает руководителя от звонков к нему не адресованных.

Пример телефонного разговора, когда звонят секретарю

- Второй отдел милиции, здравствуйте.

- Здравствуйте, мне бы Дмитрия Геннадьевича.

- Он сейчас на совещании, перезвоните попозже.

- Спасибо, до свидания.

Пример телефонного разговора, когда звонит секретарь

- Центральное РУВД, здравствуйте!

- Здравствуйте, скажите пожалуйста, когда состоится совещание о подведении итогов работы за 1 квартал 2005 г.

- Совещание состоится 15 апреля.

- Спасибо, до свидания!

При работе на телефоне секретарь выполняет 3 основных момента:

- краткость;

- вежливость;

- сдержанность.

Всю необходимую информацию, полученную при телефонном разговоре, секретарь записывает в блокнот.

Запись производится по следующей форме:

Для _____________________________

Дата ______________________________

От _________________________________

По какому вопросу ______________________

Алгоритм телефонного разговора в организации

Алгоритм телефонного разговора выдерживается:

1. 15 сек. – представление сторон.

2. 30 сек. – проблематизация разговора, введение в курс собеседника.

3. 80 сек. (± 20) – обсуждение ситуации.

4. 20 сек. – заключение разговора.

Продолжительность разговора: 2 мин. 25 сек.

Телефонограмма

27.03.2005 г. в 10.00 состоится координационное совещание в прокуратуре по вопросу: "Совершение правонарушений и преступлений в быту".

Передал: Калинцков.

Принял: Баева.

3.2 Прием посетителей

В данной организации прием посетителей на 4 вида не подразделяется. Сотрудники своей организации могут проходить к руководителю беспрепятственно, без доклада секретаря. Время приема посетителей проходит в любое время, определенных часов нет.

Секретарь хорошо знает распределение обязанностей и вопросов между руководящими работниками учреждения и направляет посетителей к компетентному сотруднику, освобождая тем самым руководителя от посетителей к нему не адресованных. При приходе посетителя секретарь сообщает о нем руководителю лично.

Если руководитель отсутствует по какой-либо причине, секретарь направляет посетителя к другому сотруднику или назначает другое время приема. Если прием отменяется по неожиданным обстоятельствам, секретарь сообщает об этом посетителю и договаривается о времени, на которое прием переносится.

Регистрация посетителей в специальном журнале не ведется.

3.3 Подготовка совещаний

При подготовке совещания секретарь выполняет следующие правила:

1. Готовит необходимые материалы совещания.

2. Составляет список участников совещания.

3. Определяет место, где будет проходить совещание. Обычно совещание проходит в кабинете руководителя.

4. Регистрация участников не ведется.

5. Согласовывает с руководителем и составляет список лиц или организаций, которым необходимо направить материалы совещания.

Секретарь на совещании не присутствует, протокол не ведется.

Пример совещания

В данной организации каждое утро в 9.00 проводится летучка сотрудников, на которой присутствуют участковые и следователи.

Также каждую неделю проводятся совещания, на котором присутствуют все сотрудники отдела (следователи, оперуполномоченные, инспектора ПДН, участковые, работники уголовного розыска).

3.4 Подготовка командировок руководителя и сотрудников

Для подготовки служебных командировок секретарь:

1. Подбирает необходимую информацию для командировки.

2. Готовит материалы и документы, необходимые для командировки.

3. Оформляет командировочное удостоверение.

4. По возвращению руководителя секретарь обрабатывает материалы командировки (передает их отдельным сотрудникам или в соответствующие структурные подразделения).

3.5 Работа секретаря в отсутствии руководителя

В отсутствие руководителя секретарь должен отвечать на телефонные звонки, записывать вопросы, с которыми обращались посетители по телефону и при личном визите. В отсутствие руководителя секретарь на работу не опаздывает и не уходит раньше своего рабочего времени, так как секретарь является правой рукой руководителя и представляет интересы как руководителя, так и всей организации в целом.

3.6 Регламент работы секретаря и руководителя

1. Рабочий день секретаря и руководителя начинается в 8 часов.

2. Через час после начала рабочего дня, т.е. в 9.00 секретарь докладывает руководителю о корреспонденции.

3. Обед секретаря совпадает с обедом руководителя – 13.00-14.00.

4. В 15 часов заканчивается рабочий день секретаря.

5. В 17 часов заканчивается рабочий день руководителя.

3.7 Примерная схема рабочего дня секретаря

8.00 - приход секретаря на работу.

9.00 – получает корреспонденцию.

10.00 – докладывает руководителю о корреспонденции.

11.00 – собирает для подписи исполненные документы.

12.00 - забирает у руководителя отработанные материалы.

13.00-14.00 – обеденный перерыв секретаря.

14.00 – подшивка документов в дела.

14.45 – приводит в порядок рабочее место.

15.00 – уход секретаря с работы.

В течение дня секретарь принимает посетителей и отвечает на телефонные звонки, выполняет печатные работы, копирует и размножает материал по указанию руководителя.

4. Оформление орд и документов по личному составу

4.1 Деловые и служебные письма

Пример служебного письма

Анализ служебного письма

В данном документе имеются следующие недочеты:

1. Адресат оформлен от 11 см, а по ГОСТу Р 6.30-2003 адресат оформляется от 8,5 см.

2. В адресате между должностью и фамилией нет интервала.

3. Текст оформлен через 1 интервал.

4. Между текстом и подписью не установлен нужный интервал.

5. Инициалы стоят после фамилии.

6. От текста до подписи – 2 интервала.

Оформление письма в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

4.2 Протоколы

Пример оформления протокола

Анализ протокола

В данном документе имеются следующие недочеты:

1. Название документа написано не вразрядку.

2. От даты до места составления документа – 3 интервала.

3. Инициалы и фамилия председателя, секретаря и присутствующих оформлено не столбиком.

4. Слова "СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ И ПОСТАНОВИЛИ" расположены по центру строки.

5. Текст оформлен через 1 интервал.

6. От текста до подписи – 2 интервала.

7. Инициалы в подписи расположены после фамилии.

Оформление протокола в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

4.3 Акты

Анализ акта

Недочеты документа:

1. Гриф "УТВЕРЖДАЮ" напечатан от 11 см через 1 интервал.

2. Слово "УТВЕРЖДАЮ" написан строчными буквами.

3. Название документа написано не вразрядку.

4. От даты до места составления документа – 3 интервала.

5. Введение написано не столбиком.

6. Текст напечатан через 1 интервал.

7. От текста до подписи – 2 интервала.

8. Инициалы в подписи стоят после фамилии.

Оформление акта в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

4.4 Договоры и трудовые соглашения

Анализ договора

В документе присутствуют следующие недочеты:

1. Название документа написано не вразрядку.

2. От даты до места составления – 3 интервала.

3. От заголовка до текста – 3 интервала (в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 в договорах от заголовка до текста делают 2 интервала).

4. В подписи инициалы стоят после фамилии.

Оформление договора в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

Пример оформления трудового соглашения

Анализ трудового соглашения

В данном документе имеются следующие недочеты:

1. От названия организации до названия документа – 2 интервала, по ГОСТу Р 6.30-2003 необходимо 3 интервала.

2. От даты до места составления документа – 3 интервала, по ГОСТу необходимо 2 интервала.

3. От заголовка до текста должно быть 2 интервала, а не 3.

4. Текст оформлен через 1 интервал.

5. От текста до подписи – 2 интервала, по ГОСТу должно быть 3.

Оформление трудового соглашения по ГОСТу Р 6.30-2003

4.5 Пример оформления приказа по основной деятельности

Анализ приказа по основной деятельности

1. Название документа написано слитно.

2. От названия документа до даты – 3 интервала (по ГОСТу Р 6.30-2003 должно быть 2 интервала).

3. От места составления документа до заголовка – 2 интервала, должно быть 3 интервала.

4. От заголовка до текста – 3 интервала.

5. Слово "ПРИКАЗЫВАЮ" расположено по центру, а не от левого поля.

Оформление приказа по основной деятельности в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003

Пример оформления распоряжения

Анализ распоряжения

Недочеты документа:

1. От названия документа до даты – 3 интервала.