Для успешной реализации данного принципа необходимо, чтобы информация, являющаяся предметом управленческой деятельности, отвечала ряду требований. Прежде всего, информация должна относиться прямо или косвенно к явлению (сфере деятельности), которое нуждается в управлении. Помимо этого информация должна быть достаточной по содержанию и объему для осмысления субъектом в целях использования в процессе управления [3, c.41].
Следующее требование, которое предъявляется к информации, ее достоверность, оно означает, насколько сведения соответствуют истине. Из соответствия этому же требованию вытекает принцип верификации, Работа с информацией в целом и отдельные ее операции имеют основную направленность на обеспечение объективности использования отраженной реальности в управленческой деятельности. А объективность использования сведений, отражающих действительность, имеет прямую зависимость от достоверности информации, то есть, можно сказать, от истины. Как известно, лучшим критерием истины является практика. Именно на этом положении зиждется принцип верификации. Однако не следует понимать его дословно как проведение экспериментов при работе с информацией. Установление достоверности опытным путем, как понимается верификация, означает практике работы с информацией использование прошлого опыта проведения аналогичных операций. Таким образом, получается некоторый разрыв по времени между установлением достоверности и постановкой опыта, как раньше называли эксперимент. При этом следует отметить опережающий характер опыта, что позитивно отражается на качестве работы с информацией и вообще управленческой деятельности [17, c.84].
Изложенные выше принципы сформулированы на основе выявленных закономерностей работы с информацией. Это стало возможным в результате анализа операций, проводимых над информацией, который был осуществлен в различных сферах управления.
Организационные принципы
Анализ организационной деятельности субъекта, а именно действий по формированию и обеспечению функционирования системы, дает возможность выявить закономерности и сформулировать принципы, обеспечивающие ее практическую реализацию.
В эту группу принципов входят следующие: целеполагания; сочетания централизма и автономности; законности; плановости; объективности; основного звена; оптимальности и эффективности; регламентации задач и функций; непрерывности; обоснованности [17, c.85].
Принцип целеполагания – один из важнейших принципов управления, можно сформулировать коротко и четко: каждое действие должно иметь ясную и определенную цель. В управлении проблема цели является центральной, она определяет и регулирует действия и является основным законом, сложным алгоритмом поведения, подчиняющим себе все стороны управляющего воздействия.
Принцип сочетания централизма и автономности призван обеспечивать оптимальное соотношение вертикальных и горизонтальных связей в системе управления. Система управления по своей сущности тяготеет к иерархической организационной структуре, поэтому централизм является ведущей стороной данного принципа. Однако излишняя централизация приводит к дополнительному укрупнению аппарата управления, следствием чего является усложнение процедур информационного обеспечения и принятия решения, а главное, увеличение сроков их реализации. В этой связи необходимо какое-то средство нейтрализации перечисленных возможных негативных последствий. Этим средством выступает вторая сторона данного принципа – автономность. Она отражает относительную самостоятельность организационных звеньев системы. В данном случае уместно употребить термин «делегирование полномочий», нашедший широкое распространение в административном праве при рассмотрении компетенции органов. Централизм влечет укрепление субординации, то есть отношений вертикали. Автономность, наоборот, переводит взаимодействие между отдельными организационными звеньями на отношения по горизонтали. Оптимальное сочетание централизма и автономности позволяет ранжировать принимаемые решения в соответствии с уровнями иерархии системы. Таким образом, данный принцип устанавливает, что при обязательном сохранении иерархичности, когда все стратегические решения принимаются на верхнем уровне, субъекты всех остальных уровней (организационные звенья) наделяются правом принимать решения в пределах своей компетенции, обеспечивающей реализацию стоящих перед этим звеном системы задач [16, c. 61].
Законность является одним из важнейших принципов деятельности субъекта управления. Она означает, что все действия в целом субъекта его звеньев и отдельных лиц, входящих в их состав, должны основываться на законах и подзаконных актах. В управленческой деятельности законность имеет особое значение, так как нарушение норм в процессе организации деятельности может повлечь правонарушение или даже преступление. Порядок, принятый в обществе, фиксируется в законах и подзаконных актах, и даже малейшее нарушение его приведет к определенному рассогласованию, поэтому принцип законности часто даже выводится на первое место в классификации организационных принципов.
Плановость – основа управления. Закономерность, составляющая сущность данного принципа, пронизывает управленческую деятельность. Это объясняется тем, что соблюдение требований данного принципа является основным условием достижения цели любой деятельности. Перспективы осуществления деятельности находятся в прямой зависимости от соблюдения принципа плановости, так как одним из атрибутов плановости является прогнозирование, которое позволяет предвосхищать не только основные характеристики будущих действий субъекта и объекта управления, но и условия, в которых они должны реализоваться. Гипертрофированное планирование в нашей стране, когда план возводился в ранг закона, имел юридическую силу, практически скомпрометировало настоящий принцип. И это естественно. Когда организационный принцип находит отражение в конституции и, более того, устанавливается юридическая ответственность в связи с его реализацией - это первый шаг к формальному, бюрократическому использованию даже самого объективного принципа. Деформации в практике планирования привели к отрицанию принципа плановости [17, c.86].
Однако исследования показывают, что плановость это объективная закономерность жизнедеятельности общества, обеспечивающая его целенаправленное развитие. Даже деятельность одного человека, а тем более организаций, учреждений, предприятий для обеспечения эффективного достижения цели должна строиться в соответствии с принципом плановости. Особое значение принцип плановости приобретает в управлении сферами, для которых характерно наличие условий неопределенности и риска [13, c.54].
Принцип объективности вытекает из того, что управление в любой сфере практически невозможно без познания и использования объективных закономерностей основной деятельности данной сферы. Познание законов и закономерностей, как правило, связывают с наукой, поэтому в некоторых источниках встречается принцип научности. Соблюдение этого принципа очень важно, ибо предписывает использование последних достижений науки и техники, данный принцип является отражением в жизни общества и отдельно взятого человека научно-технического прогресса. В соответствии с ним требуется строгое соблюдение объективных закономерностей, учет реальных возможностей, действительного состояния деятельности, в отношении которой осуществляется управление. Каждая сфера жизнедеятельности имеет свои особенности, которые необходимо учитывать в процессе управления. Поэтому только глубокое познание этих особенностей и использование знаний при разработке методик, применяемых в управляемой деятельности, может быть гарантией ее эффективности.
Принцип основного звена носит, прежде всего, тактическую направленность. Исследование показало, что данный принцип заключается в определении (при наличии нескольких) первоочередной на данный момент задачи, поставленной перед системой, и концентрации усилий на ее решении. Эта с функциональной стороны. С организационной несколько по-иному. С учетом сложившихся условий определяется наиболее важное на данный момент звено системы. Таким звеном может быть избрана наиболее «сильное», дополнительное усиление которого мажет вывести систему на качественна новый уровень. А мажет быть, наоборот – наиболее «слабое», усиление которого, выводит его на общий высокий уровень. В результате система опять выходит на качественно новый уровень. Таким образом, принцип основного звена путем тактического перераспределения сил и ресурсов обеспечивает достижение цели системы путем выхода на качественна новый уровень и правильности ранжирования задач [17, c.87].
Принцип оптимальности и эффективности по своей сущности имеет комплексный характер. С одной стороны, в соответствии с ним деятельность, которую требуется организовать, должна быть оптимальной, что отражает, прежде всего, ее экономичность. Это значит – следует исходить из минимума объективно обусловленных затрат ресурсов и действий для обеспечения достижения цели, то есть намечаемых результатов. При этом необходимо правильна определить тот предел затрат, снижение ниже которого может повлиять на степень достижения цели. Другая сторона этого принципа – эффективность, то есть в наименьший срок должна быть обеспечена максимальная степень достижения намеченных результатов, что свидетельствует о наиболее полном решении поставленных перед системой задач. Достижение цели должно быть полным не только в количественном отношении, но и относительно совершенным с точки зрения качества. В совокупности обе стороны принципа обеспечивают при допустимо минимальных затратах по возможности максимально достижимый результат. Принцип оптимизации лежит в основе любой организационной системы управления независимо от критериев оптимальности и действующей системы ограничений.