Анализ внутренней и внешней среды организации (стр. 3 из 3)

Введя новое штатное расписание, перестроим организациионую структуру следующим образом:

Рис. 6. Предлагаемая организационная структура

Из реорганизованной структуры видно, что новая введенная должность менеджера будет ориентирована на определенную продукцию, что, в свою очередь, должно привести к решению проблемы – устранению дефицита ассортимента и расширению рынка сбыта. А организованный коммерческий отдел позволит оперативнее решать все вопросы, связанные со сбытовой и закупочной деятельностью. Данные преобразования позволяют фирме достичь поставленных целей, таких как увеличение объёма продаж, повышение качества оказываемых услуг и продвижения на рынок новинок и увеличение доли рынка.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Положение о Коммерческом отделе

1. Общие положения.

· Коммерческий отдел является структурным подразделением в составе ООО «А-маркет».

· Общее руководство Коммерческим отделом осуществляется Коммерческим директором.

· В своей деятельности Коммерческий отдел руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, уставом компании, приказами и другими регламентами, касающихся деятельности отдела, а также настоящим Положением.

2. Функции.

1. Проведение переговоров с клиентами.

2. Подготовка проектов договоров на оказание услуг.

3. Подписание договоров на оказание услуг.

4. Контроль выполнения договоров на оказание услуг.

5. Организация сервисных работ у клиента.

6. Организация гарантийного и послегарантийного сервисного обслуживания.

3. Права.

1. В установленном порядке использовать сбытовую сеть компании.

2. Осуществлять в установленном порядке переговоры с компаниями, предприятиями и организациями, по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

3. От имени и по поручению компании, по доверенности выдаваемой генеральным директором компании:

Заключать договора на оказание услуг.

Представлять и рассматривать претензии.

4. Запрашивать и получать от функциональных отделов и служб компании материалы, справки и другую информацию, необходимые для выполнения поставленных перед отделом задач.

4. Оценка работы отдела.

Эффективность деятельности Коммерческого отдела оценивается на основе выполнения за определенный период бизнес-планов, планов работы или каких-либо других видов планов и нормативов, установленных для отдела.

5. Взаимодействия.

Коммерческий отдел в пределах возложенных на него функций взаимодействует со следующими структурными подразделениями компании:

· Склад.

· Юридическая служба.

· Отдел бухгалтерии.

· Транспортный отдел.

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Должностная инструкция

Менеджера по развитию территории

I. Общие положения

1.1. Наименование структурного подразделения: Филиал.

1.2. Подчиняется (должность руководителя): Коммерческий директор.

1.3. Замещает (должности, функции которых исполняет сотрудник, при их отсутствии): Руководителя представительства.

1.4. Заместитель (должности, которые исполняют функции сотрудника при его отсутствии): Коммерческий директор.

II. Должностные обязанности

2.1. Проводит анализ работы дистрибуторов и представительств, выявление возможностей по увеличению эффективности их работы.

2.2. Контролирует выполнение стандартов работы каждым сотрудником представительства.

2.3. Контролирует выполнение задач, поставленных представительству.

2.3.1. Участвует в формировании стратегического и тактического планов развития рынка.

2.3.2. Обеспечивает выполнение тактических планов, поставленных представительству.

2.3.3. Контролирует выполнение планов продаж и развития территории.

2.4. Анализирует и контролирует погашение дебиторской задолженности представительства.

2.4.1. Разрабатывает и внедряет мероприятия по выявлению и сокращению дебиторской задолженности.

2.5. Организует систему отчетности представительства.

2.5.1. Контролирует своевременное предоставление отчетов.

2.6. Обучает сотрудников представительства и внедряет, либо контролирует внедрение части стандартов.

2.7. Анализирует и развивает каналы сбыта на территории

2.8. Налаживает взаимовыгодные отношения со стратегическими и новыми Клиентами.

2.8.1. Осуществляет взаимодействие с дистрибьюторами и ключевыми клиентами.

2.8.2. Контролирует работу дистрибьюторов совместно с Руководителем представительства с целью увеличения объема продаж и доли рынка компании в соответствующем регионе.

2.9. Участвует в разработке и несет ответственность за реализацию программ, направленных на продвижение продукции на вверенной территории.

III. Административная работа

3.1. Планирование: Тактическое планирование развития территории.

3.2. Отчетность: еженедельно, ежемесячно.

3.3. Кадровая работа: оценка эффективности работы сотрудников представительства, оценка ресурсов для выполнения необходимого объема работы, рекомендации Руководителю представительства по приему и увольнению сотрудников.

3.4. Поддерживает в актуальном состоянии сведения, базы данных: контролирует ведение базы данных дистрибьюторов, оптовых и ключевых клиентов представительства.

IV. Права

Имеет право принимать решения по вопросам:

4.1. Выбор партнеров: дистрибьюторы, оптовые и ключевые клиенты, совместно с Руководителем представительства.

V. Документы, регламентирующие работу

5.1. Внешние документы: Законодательные и нормативные акты.

5.2. Внутренние документы: Стандарты ГО, Положение о филиале, Должностная инструкция, Правила внутреннего трудового распорядка.

VI. Ключевые показатели результативности

6.1. Выполнение по срокам мероприятий еженедельного и ежемесячного планирования, за которые несет ответственность.

6.2. Выполнение по качеству мероприятий еженедельного и ежемесячного планирования, за которые несет ответственность.

6.3. Выполнение по объему мероприятий еженедельного и ежемесячного планирования, за которые несет ответственность.

6.4. Удовлетворенность внутренних клиентов.

6.5. Удовлетворенность внешних клиентов.

6.6. Выполнение бюджетных планов.

Задача. Составить таблицу принятия решений руководителями, работниками на примере конкретной организации по предложенной схеме:

№ п/п	Перечень решений	Кто подготовил	С кем согласовы-валось	Кто принимает решения
				Директор	Зам.по производству	Зам. по экономике	Отдел кадров

Выявить недостатки в таблице и наметить конкретные и обоснованные предложения по ее совершенствованию.

РЕШЕНИЕ:

Таблица принятия решений ООО «Б-маркет»

№ п/п	Перечень решений	Кто подготовил	С кем согласовы-валось	Кто принимает решения
				Директор	Зам.по производству	Зам. по экономике	Отдел кадров
1	Ввести в штат единицу менеджера по развитию	Зам по экономике	Отдел кадров	Директор
2	Повысить оклад гл.бух.	Зам по экономике	Директор	Директор
3	Модернизация оборудования	Зам.по производству	Зам. по экономике	Директор
4	Премирование работников к празднику	Зам по экономике	Гл.бухгалтер	Директор
5	Провести аттестацию сотрудников бухгалтерии	Гл.бухгалтер	Зам. по экономике	Директор

Очевидно, что все решения в данной фирме принимает директор. Значит перед нами пример «чистого автократа».

Как показывает практика и исследования ученых по данной теме, фирмы с подобным методом управления показывают самые низкие результаты работы. Таким образом, можно рекомендовать расширить сферу влияния других руководителей, а именно демократизировать структуру управления. Для этого можно и нужно директору выслушивать мнения подчиненных и дать им возможность принять на себя ответственность за принятие решений. Обычно подобная мера хорошо мотивирует работника, что в целом благоприятно сказывается на результатах работы предприятия в целом.

3. Тест. Расположите стадии коммуникационного процесса в соответствии с их реальной логической последовательностью:

1) кодирование информации и формирование сообщения - 2

2) интерпретация сообщения и формирование ответа - 5

3) декодирование и восприятие информации - 4

4) передача ответа - 6

5) формирование идеи - 1

6) выбор канала связи и передача сообщения. - 3