Итоги совещания или собрания оцениваются по количеству и качеству выбранных и принятых на
на них управленческих решений, в которые превращаются “домашние заготовки”, сделанные перед их началом: справки, диаграммы, графики и т.п. Если решения не были приняты, мероприятие считается бесполезным, а время на него потрачено впустую.
При реализации предложений, высказанных участниками совещания, целесообразно:
1) выбрать более рациональный способ доведения до исполнителей его решения (передача протокола, распределение заданий);
2) установить, кого информировать о результатах;
3) организовать контроль за выполнением решений и назначить ответственных.
Проведение совещания
Начинать совещание нужно вовремя. Провести небольшую вводную дискуссию, чтобы убедиться, что группе ясна повестка дня, цели и желаемые результаты - внести необходимые поправки. Если повестка дня не подготовлена, составить ее на ходу.
Как составить повестку дня, если она не подготовлена заранее. Попросить участников предложить вопросы, которые требуют обсуждения. Каковы желаемые результаты обсуждения и сколько времени на него уйдет? Составить повестку дня из предложенных вопросов. Если нужно сократить повестку дня, спросить, какие вопросы могут подождать до следующей встречи. Пересмотреть основные правила, принципы проведения конструктивного совещания, с которыми будут согласны все участники.
Что должны включать основные правила?
· Соблюдение определенного времени.
· Соглашение о том, кто может дополнять повестку дня.
· Соглашение о том, как будут приниматься решения.
· Лимит времени для принятия решения. Если есть желание увеличить этот лимит в процессе обсуждения, то необходимо спросить согласия группы.
· Четкое определение ограничений, которые существуют по каждому вопросу. Например, решения менеджеров высшего звена или ограничения накладываемые политикой или бюджетом фирмы, которые могут сузить выбор альтернативы.
· Определение человека для каждого вопроса, который будет принимать решение.
· Просьба быть более открытым для идей. Для того чтобы убедится, что все точки зрения рассмотрены, попросить кого-нибудь изложить и защитить свою точку зрения. Спросить: «Что может быть упущено? Кто не высказался?» Если группа большая, разбить ее по два-три человека и попросить отчитаться. Не торопиться голосовать и принимать решение. Поинтересоваться мнением каждого. Все точки зрения важны, но не одинаково. Сколько времени нужно отвести для выступления участнику старшему по должности? Это зависит от цели совещания. Возможно, он должен выступить первым и определить цели и направление. Или, если те, чье мнение необходимо уже высказались, а младшие члены команды молчат, можно попросить его высказаться. Даже если интересно мнение каждого участника, обсуждение не должно уйти в сторону. Для этого нужно часто подводить промежуточные итоги, используя повестку дня и идеи, выписанные на доске, а также объявлять переход от одного пункта повестки дня к другому.
· Соглашение о том, как улаживать конфликты.
· Соглашение о том, как подводить итоги.
Согласованные основные правила позволяют стимулировать участие в дискуссии. Действовать как лидер и как посредник, который предоставляет людям возможность высказаться. Дать возможность высказаться нерешительным и робким. Следить, чтобы никто не прерывал выступающего и не доминировал в обсуждении. Сохранять положительное отношение к высказываемым точкам зрения. Вмешиваться, если один участник начинает критиковать точку зрения другого. Подчеркнуть то, что уже согласовано, не позволять возвращаться к вопросам, которые уже решены.
Делать записи на доске, записывать сделанные предложения. Это поможет придерживаться ключевых вопросов. Сохранить сделанные записи для внутреннего совещания. Во время «мозговой атаки» принимать любые идеи. Затем отметить те из них, которые группа одобрила, приняла как приоритетные, и обсуждать решения. Выписывать отдельно вопросы, которые будут рассмотрены после совещания.
Если чувствуется напряженный интерес к какому-то вопросу, внимательно выслушать все мнения.
Обсуждение проблемы. Если участники сталкиваются с проблемой, необходимо последовательно задать им следующие вопросы: Каково их восприятие проблемы? Как долго это продолжается? Что происходит сейчас? Дать определение проблемы. Каковы ее причины? Какие пути решения существуют? Какие преимущества можно извлечь? Если проблема не будет решена, каковы будут последствия? Какую альтернативу следует выбрать? Каковы ключевые факторы: время, финансы и так далее? Согласовать альтернативу со всеми.
Несколько советов
1. При подготовке к совещанию. Нужно приглашать только тех участников, которые могут помочь в достижении цели. Необходимо выбрать подходящее место для совещания и обеспечить нужное оборудование. Подготовить повестку дня. Совещание без повестки дня может сравниться с поисковой экспедицией без карты. Планировать длительность совещания в промежутке от тридцати минут до двух часов и всегда планировать меньшее количество заданий, чем может выполнить группа. Нужно стараться, чтобы совещание было как можно короче, насколько это позволяют цели, которых нужно достигнуть. Собрать всю необходимую для совещания информацию.
2. При проведении совещания. Начинать всегда вовремя. Начинать с простого. Быстрый успех часто стимулирует успех всего совещания. Оставлять трудные вопросы на конец совещания, но так чтобы на них хватило время. Протоколы - все записывать. Ценить вклад каждого. Стараться, чтобы все высказались и быть благодарным людям, которые изъявляют желание высказаться по трудному вопросу.
4. Как вмешаться в критической ситуации. Задать этот же вопрос человеку, который его вам адресовал, дать понять, что лидер не обязан отвечать на все вопросы. Если что-то не работает, спросить, что происходит, не замалчивать это. Не давать ситуации выйти из-под контроля, напоминая об основных правилах и принятых соглашениях. Убедиться, что все работают в одном ритме. Создать благоприятную обстановку, для сотрудничества и творческих идей, нейтрально отвечая участнику, идеи которого не имеют отношения к обсуждению. Использовать юмор, чтобы разрядить обстановку, но не допускать шуток, которые могут задеть других участников.
Как закончить совещание
Зная когда и как закончить совещание, можно помочь членам команды выполнить поставленные задачи.
Когда заканчивать. Предупреждающие знаки: при обсуждении последнего вопроса у участников возникают затруднения либо участники начинают покидать совещание.
Эти два знака показывают, что превышен лимит времени. Эти рекомендации помогут избежать такой опасности и заслужить благодарность коллег: дать себе обещание закончить вовремя. Следить за временем или попросить об этом одного из участников. Напоминать группе, сколько времени осталось и сколько вопросов еще не решено. Если время кончается, выбрать приоритетные задания, остальные отложить. Если какой-то пункт требует более тщательного рассмотрения, спросить, согласна ли группа на превышение лимита времени или назначить еще одно совещание.
Если нет очевидных предупреждающих знаков, ориентиром для завершения совещания может служить момент, когда все цели достигнуты, либо попытки их достижения исчерпали себя, либо вышло время.
Что делать, чтобы закончить совещание. Суммировать достижения, ключевые моменты, решения, и объяснять, как они будут представлены акционерам. Уточнить дальнейшие действия и подчеркнуть их важность. Подчеркнуть важность всех высказанных точек зрения. Если необходимо, назначить другое совещание. Попросить группу оценить проведенное совещание и высказать идеи, что может быть исправлено. Поблагодарить за участие.
Подведение итогов после совещания. Мнение, что подведение итогов после совещания можно отложить – самая распространенная ошибка. Это особенно неудобно для акционеров, которые отсутствуют на совещании. Совещания, лишенные последней стадии, составления плана действий и обмена информацией, не имеют смысла.
План действий и обмена информацией создает чувство завершенности. Он также представляет акционерам ключевые решения, помогает убедиться, что все восприняли информацию одинаково. План должен состоять из трех ключевых элементов: какие, кто и когда.
· Какие решения были результатом совещания, и какие задания должны быть выполнены по результатам совещания?
· Кто несет ответственность за эти задания? Если участники добровольно вызвались их выполнять, то они вероятнее всего выполнят это задание.
· Когда должны быть завершены задания? Дать понять, что участники должны серьезно отнестись к расписанию и выполнить задания в срок.
После совещания, оформив соответствующим образом, план действий и обмена информацией, разослать его участникам совещания. Затем распространить его среди сотрудников, которые не присутствовали на совещании, но должны быть проинформированы. План действий и обмена информацией будет выполняться более эффективно, если все будут иметь четкое представление о своих обязанностях.
1.6Роли на совещание
- распределение задач в процессе подготовки совещания позволяет более тщательно подготовиться в меньшие сроки;
- распределение отдельных функций во время проведения совещания позволяет лучше организовать обсуждение вопросов и фиксацию идей/результатов.