Совершенствование организационной структуры управления (стр. 8 из 9)

После этого проводится работа по определению наличия этих качеств у кандидатов на вакантную должность. Кандидат, в наибольшей степени обладающий всеми необходимыми для вакантной должности качествами, занимает эту должность.

Необходимо правильно сформулировать информационное объявление, с тем, чтобы привлечь внимание наиболее подходящих кандидатов. Целесообразно уже в объявлении отметить некоторые особенности интересующего нас персонала (ограничения при наборе), например, образование, опыт работы.

Источники найма персонала – пути направления, по которым кадровые службы организаций осуществляют поиск будущих сотрудников в процессе найма на работу.

Основными источниками поступления кандидатов в процессе найма на работу являются:

- внутренние источники (прямой поиск внутри организации или внутренняя реклама);

- прежние сотрудники, ушедшие из организации по собственному желанию (они могут указать других претендентов);

- случайные претенденты и рекомендации;

- институты, университеты и другие учебные заведения;

- государственные службы занятости;

- коммерческие агентства подбор кадров;

- рекламные объявления.

3.5 Внедрение новой штатной единицы

Документовед назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия. Документовед подчиняется непосредственно директору фирмы.

На должность документоведа назначается лицо, имеющее:

-I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет;

-II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет;

-высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

Документовед разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа); принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.

Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления; разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

Организует внедрение систем ведения документации, принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов, принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения, принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

Документовед должен знать:

-законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;

-порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;

-методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;

-порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;

-организацию архивного дела;

-нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;

-основы программирования;

-методы проектирования и актуализации баз и банков данных;

-основы эргономики, социальной психологии, социологии;

-документообразование;

-отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;

-основы экономики, организации труда и управления;

-законодательство о труде;

-Правила внутреннего трудового распорядка;

-правила и нормы охраны труда.

В своей деятельности документовед будет руководствоваться должностной инструкцией, которая показана в приложении В.

Рекомендуется оснастить рабочее место документоведа персональным компьютером, принтером, сканером, копиром, копировально-множительное техника. Необходимо ввести программное обеспечение позволяющее решить следующие вопросы:

- быстрый доступ к необходимому документу;

- защита от потерь документов;

- исключение задержек и исполнения документов;

- контроль за исполнителями.

3.6 Организация рабочего места

В системе мероприятий по организации рабочего места существенное значение имеет его рациональная планировка. Правильная планировка рабочего места позволяет устранить лишние трудовые движения и непроизводительные затраты энергии рабочего, эффективно использовать производственную площадь при обеспечении безопасных условий труда.

Под планировкой рабочего места понимается взаимное пространственное расположение на отведенной производственной площади основного и вспомогательного оборудования, технологической и организационной оснастки и самого рабочего (или группы рабочих).

Рациональная планировка рабочего места обеспечивает удобную рабочую позу, возможность применения передовых приемов и методов труда, минимальные траектории движений рабочего и движений предметов труда, соблюдение строгой последовательности, при которой один элемент работы плавно непосредственно переходит в другой. При этом расположение средств и предметов труда должно удовлетворять основным требованиям, нарушение которых ведет к непроизводительным затратам рабочего времени и энергии работника, преждевременному утомлению и снижению производительности труда, нерациональному использованию производственных площадей.

Рабочее место сотрудника оборудовано компьютерным столом и стулом. Они должны соответствовать антропометрическим данным человека, обеспечивать удобное положение корпуса работника, создавать условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободу движений и т.д. Размещение и компоновка ПК и вспомогательного оборудования устанавливается с учетом рабочей позы, зон досягаемости и других характеристик.

Окно не находится в поле зрения мастера, находящегося на рабочем месте, оно расположено справа. Поэтому днем солнце не мешает при работе в кабинете. Чтобы избежать неблагоприятного воздействия лучистого тепла от приборов отопления, стол расположен на достаточном расстоянии.

При такой планировке обеспечиваются наименьшие затраты рабочего времени на выполнение работ, которые закреплены за рабочим местом, минимизируются физиологические усилия и нервно-психическая напряженность работника, предоставлен хороший обзор в активной рабочей зоне всех частей оборудования, механизмов, созданы благоприятные условия труда. На рисунке 9 показано расположение рабочих мест в офисе.

Рисунок 9 – Расположение рабочих мест в офисе

До введения новой должности в «СТРОЙ - ЛЕГИОН» работа с документами была неорганизованной, из-за чего многие документы могли быть утерянными. Но с введение нового сотрудника работа с документами стала более организованной, контроль за исполнением документов усилился.

Из рисунка 9 видно, что расположение рабочих мест установлено рационально, что положительно влияет и на работу сотрудников. Данная планировка рабочего места обеспечивает удобную рабочую позу, минимальные траектории движений рабочего и движений предметов труда.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Данный курсовой проект был посвящен решению проблемы – совершенствования организационной структуры управления ООО ПКФ «СТРОЙ – ЛЕГИОН».

В ходе решения данной проблемы были изучены теоретические основы совершенствования структуры управления, произведено исследование существующей организационной структуры управления «СТРОЙ - ЛЕГИОН», проанализирована система существующего документооборота, выявлены имеющиеся недостатки, а также разработаны предложения по устранению выявленных недостатков в структуре управления и проектирование системы подбора кандидата на должность документоведа.

При изучении недостатков системы документооборота «СТРОЙ - ЛЕГИОН» был сделан вывод – секретарю не хватает времени на обработку всей документации «СТРОЙ - ЛЕГИОН». И в связи с этим было предложено ввести нового сотрудника – документоведа. Для введения новой должности в «СТРОЙ - ЛЕГИОН» был организован процесс разработки подбора кандидата на должность документоведа. Также был разработан пакет документации: приказ о внесении изменений в штатное расписание, приказ об утверждении изменений в штатное расписание, должностная инструкция документоведа.

В итоге, в данном проекте были детально проработаны все необходимые составляющие организационного проектирования системы управления.