3. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. КО-3).
Применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные по платежным (расчетно-платежным) ведомостям на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи. Данная форма может составляться с применением средств вычислительной техники. В этом случае формируется машинограмма "Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров" за соответствующий день.
4. Кассовая книга (ф. КО-4).
В Кассовой книге учитываются все факты поступления и выдачи наличных денег предприятия. Каждое предприятие ведет только одну Кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в Кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в Кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые экземпляры листов остаются в Кассовой книге, вторые являются отрывными и служат отчетом кассира. Оба экземпляра нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в Кассовой книге не допускаются. Записи вносятся кассиром после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему его документу. При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов Кассовую книгу можно вести автоматизированным способом. При этом формируются две машинограммы: "Вкладной лист Кассовой книги" и "Отчет кассира". Обе машинограммы составляют к началу следующего рабочего дня, имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные формой Кассовой книги (п. 25 Порядка ведения кассовых операций).
5. Доверенность.
Пунктом 16 Порядка ведения кассовых операций разрешено использовать доверенность в случае получения денег не получателем, а иным лицом, которому доверено получение денег. В этом случае в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя бухгалтер указывает фамилию, имя, отчество лица, фактически получающего деньги. Если деньги выдаются по ведомости, то кассир делает надпись "По доверенности". Доверенность остается у него как приложение к расходному кассовому ордеру. При этом при подготовке расходного ордера автоматизированным способом возникает ситуация, когда в строке "Приложение" все реквизиты и названия документов напечатаны, а слова "Доверенность от "___" ____2005 года" вписаны от руки. Кроме этого, необходимо строго контролировать сроки действия доверенности.
В соответствии с п. 4 ст. 185 ГК РФ данная доверенность может быть удостоверена нотариально или организацией, в которой работает доверитель.
Пунктом 94 Инструкции N 70н предусмотрено использование при оформлении кассовых операций и таких форм первичной документации, как квитанция ф. 0504510, ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам ф. 0504501, книга учета выданных раздатчикам денег и реестр депонированных сумм.
6. Квитанция (ф. 0504510).
Составляют при приеме в кассу бюджетного учреждения наличных денежных средств от физических лиц без применения контрольно-кассовых машин.
7. Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501).
Применяется в случае выдачи из кассы наличных денежных средств в подотчет нескольким лицам взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров. Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам может составляться отдельно на заработную плату, хозяйственные расходы и другие нужды. Каждая законченная ведомость оформляется как расходный кассовый ордер.
8. Книга учета выданных раздатчикам денег.
Используют в случае выдачи из кассы наличных денежных средств раздатчикам, определенным приказом руководителя учреждения и с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности. Учет в книге ведется кассиром в учреждениях, имеющих большое количество подразделений, обслуживаемых централизованной бухгалтерией. Оплаченные раздатчиками платежные или расчетно-платежные ведомости записываются в Кассовую книгу по мере их представления, но не позднее установленного трехдневного срока. В конце книги приводится список лиц, назначенных раздатчиками приказом руководителя. Перечень обязательных реквизитов и показателей по форме книги приведен в п. 5 Приложения N 3 Инструкции N 70н.
8. Реестр депонированных сумм.
При наличии в платежных ведомостях невыплаченных сумм по заработной плате, денежному довольствию и стипендиям составляется реестр депонированных сумм с внесением в него каждого лица, не получившего причитающиеся ему выплаты. Реестр оформляется кассиром на основании платежных или расчетно-платежных ведомостей, где напротив фамилий лиц, не получивших денежные средства, проставлен штамп или сделана надпись от руки "Депонировано". Реестр депонированных сумм вместе с кассовым отчетом передается в бухгалтерию. Задепонированные суммы на следующий день сдаются в банк.
Порядок отражения кассовых операций
в бухгалтерском учете
После проверки правильности оформления хозяйственных операций первичные документы обрабатываются в учете. В проводках используют балансовые счета. По коду вида деятельности указывают "0", если можно применить проводки по всем видам деятельности. Инструкцией N 70н предусмотрены следующие проводки по учету кассовых операций.
1. Операции по поступлению наличных денежных средств в кассу учреждения:
- поступление наличных денежных средств от обслуживающего отделения Федерального казначейства:
Дебет 1 201 04 510 "Поступления в кассу" Кредит 1 304 05 000 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов";
- поступление наличных денежных средств с банковского счета учреждения:
Дебет 0 201 04 510 "Поступления в кассу" Кредит 0 201 01 610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов";
- поступление наличных денежных средств с внебюджетного счета учреждения, открытого в отделении Федерального казначейства:
Дебет 0 201 04 510 "Поступления в кассу" Кредит 0 201 01 610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов";
- поступление наличных денежных средств от подотчетного лица:
Дебет 0 201 01 510 "Поступления в кассу" Кредит соответствующих счетов аналитического учета счета 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами".
2. Операции по выбытию наличных денежных средств из кассы учреждения:
- внесение наличных денежных средств на счет бюджета (сдано из кассы на лицевой счет, открытый в казначействе (депонированная зарплата, остаток подотчетной суммы)):
Дебет 1 304 05 000 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов" Кредит 1 201 04 610 "Выбытия из кассы";
- внесение наличных денежных средств на внебюджетный счет:
Дебет 0 201 01 510 "Поступление денежных средств учреждения на банковские счета" Кредит 0 201 04 610 "Выбытия из кассы";
- выдача денежных средств подотчетному лицу:
Дебет соответствующих счетов аналитического учета 0 208 01 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда" Кредит 0 201 04 610 "Выбытия из кассы";
- выдача заработной платы:
Дебет 0 302 01 830 "Погашение кредиторской задолженности по оплате труда" Кредит 0 201 04 610 "Выбытия из кассы";
- выдача депонированной заработной платы:
Дебет 0 304 02 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами" Кредит 0 201 04 610 "Выбытия из кассы";
- выдача вознаграждения по договорам гражданско-правового характера:
Дебет 0 302 07 830, 0 302 06 830... (в зависимости от вида оказываемых услуг) Кредит 0 201 04 610 "Выбытия из кассы".
Рассмотрим порядок отражения кассовых операций в бухгалтерском учете на конкретном примере.
Пример. В кассе бюджетного учреждения 20 августа 2005 г. имели место следующие операции:
1. Получены с лицевого счета денежные средства на выплату:
- аванса за август сотрудникам в сумме 175 000 руб.;
- аванса на командировочные расходы в сумме 5000 руб., в том числе: на проезд - 2000 руб., суточные - 500 руб., оплата проживания - 2500 руб.;
- вознаграждения по договорам гражданско-правового характера (далее - договоры ГПХ): переводчику - 600 руб.;
- средств для выдачи в подотчет на приобретение ГСМ - 1000 руб.;
- средств для выдачи в подотчет на приобретение основных средств - 2000 руб.
2. Сдан в кассу подотчетным лицом остаток подотчетной суммы по приобретению хозяйственных товаров - 125 руб.
3. Выданы под отчет денежные средства на командировку в сумме 5000 руб.
4. Выданы под отчет денежные средства на приобретение ГСМ в сумме 1000 руб.
5. Выданы под отчет денежные средства на приобретение основных средств в сумме 2000 руб.
Учреждение обслуживается в территориальном органе Федерального казначейства.
В бухгалтерском учете названные операции отражаются следующими записями:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
| Получены денежные средства с лицевого счета в кассу в казначействе: | |||
| - на оплату труда | 1 201 04 510 Поступления в кассу | 1 304 05 211 Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате труда | 175 000 |
| - на проезд в командировку | 1 201 04 510 Поступления в кассу | 1 304 05 222 Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов по оплате транспортных услуг | 2 000 |
| - на выплату суточных | 1 201 04 510 Поступления в кассу | 1 304 05 212 Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов по начислениям на выплаты по оплате труда | 500 |
| - на оплату проживания в командировке | 1 201 04 510 Поступления в кассу | 1 304 05 226 Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов | 2 500 |
| - на выплату вознаграждения по договорам ГПХ (услуги переводчика) | 1 201 04 510 Поступления в кассу | 1 304 05 226 Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате прочих услуг | 600 |
| - на выдачу средств в подотчет на приобретение ГСМ | 1 201 04 510 Поступления в кассу | 1 304 05 340 Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по приобретению материальных запасов | 1 000 |
| - на выдачу средств в подотчет на приобретение основных средств | 1 201 04 510 Поступления в кассу | 1 304 05 310 Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по приобретению основных средств | 2 000 |
| Сдан в кассу подотчетным лицом остаток подотчетной суммы по приобретению хозяйственных товаров | 1 201 04 510 Поступления в кассу | 1 208 14 660 Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов | 125 |
| Выданы под отчет денежные средства на командировку: | |||
| - на проезд | 1 208 03 560 Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг | 1 201 04 610 Выбытия из кассы | 2 000 |
| - суточные | 1 208 01 560 Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате труда | 1 201 04 610 Выбытия из кассы | 500 |
| - оплата проживания | 1 208 07 560 Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих услуг | 1 201 04 610 Выбытия из кассы | 2 500 |
| Выданы под отчет денежные средства на приобретение ГСМ | 1 208 14 560 Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов | 1 201 04 610 Выбытия из кассы | 1 000 |
| Выданы под отчет денежные средства на приобретение основных средств | 1 208 12 560 Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению основных средств | 1 201 04 610 Выбытия из кассы | 2 000 |
По истечении трех рабочих дней, включая день получения денег в банке, то есть 22 августа, будут сделаны следующие бухгалтерские записи: