Другая часть проблем межличностных контактов связана с так называемыми семантическими барьерами. Они проявляются в том, что слова-символы, используемые для кодирования информации, могут иметь разные значения для разных людей в зависимости от их профессии, социального статуса, национально-культурных различий, должности и т.д. Ситуация осложняется тем, что во многих организациях, а иногда даже в их структурных подразделениях, вырабатывается собственный жаргон, что также может служить источником смысловых искажений.
Кроме слов (основного средства кодирования) в информационных обменах используются также и невербальные символы, например, выражение лица, позы, жесты, интонации, которые, как всем хорошо известно из собственного опыта, способны существенно изменять смысл произносимых слов. Согласно исследованиям психологов, значительная часть речевой информации (иногда до 90%) воспринимается не через слова, а через язык жестов, поз и интонацию. Это значит, что во многих случаях то, как мы говорим, гораздо важнее слов, которые мы произносим. Невербальные символы (точнее их противоречие или несоответствие вербальным) способны существенно исказить смысл передаваемого сообщения и создать дополнительные проблемы в общении.
Проблемы, возникающие в межличностных информационных обменах, имеют психологическую природу и разрешаются прежде всего путем повышения психологической культуры менеджеров и, в частности, совершенствованием навыков делового общения. Однако трудности в процессах коммуникации могут быть вызваны и причинами иного — организационного характера.
Одним из видов таких трудностей является фильтрация. В организации существует необходимость отбора или фильтрации сведений, чтобы при обмене информацией между подразделениями или уровнями управления направлять получателю только те сообщения, которые его касаются. Для ускорения движения информации и придания сообщению большей ясности информацию определенным образом «сжимают»: упрощают, обрабатывают, суммируют. Это может привести к отсеиванию одних и акцентированию других сведений, искажающих содержание информации. Кроме того, сообщения, передаваемые на вышестоящие уровни организационной иерархии, довольно часто искажаются из-за сложившейся тенденции снабжать руководителей только положительно воспринимаемой информацией. Это приводит к тому, что подчиненные не информируют руководителя о существующей или потенциальной проблеме и сообщают ему только то, что он хочет услышать.
Перегрузка каналов связи — другая причина трудностей в
организационных коммуникациях. Она может быть вызвана как
элементарной нехваткой технических средств связи и обработки
информации (или их техническим несовершенством), так и избыточностью информационных потоков.
Нерациональная организационная структура — еще одна
причина, способная вызывать проблемы в коммуникациях. Если
структура организации продумана плохо, вызывает дублирование функций, задач и полномочий, это неизбежно приводит и к
параллельным потокам информации, ее искажениям и замедлению движения. Кроме того, чем больше уровней руководства в организационной структуре, тем больше вероятность информационных искажений, так как каждый уровень фильтрует и корректирует передаваемую информацию. Нерациональная структура может также вызывать конфликты между различными подразделениями и отдельными руководителями, что естественно создает серьезные проблемы при обмене информации и принятии управленческих решений.
Заключение
Отсутствие эффективных коммуникаций приводит к тому, что организация становится неуправляемой. Поэтому налаживанию и осуществлению этих процессов посвящено значительное время в работе руководителя. По некоторым данным руководитель тратит от 50 до 90% времени на коммуникации. Эффективно работающие руководители – это те, кто эффективен в коммуникациях. Они осознают суть и результат коммуникационного процесса, обладают развитыми формами письменного и устного общения, а современные руководители также хорошо владеют электронными средствами коммуникаций.
Средствами коммуникаций является все, что позволяет передавать информацию от субъекта управления к объекту и обратно. К ним относятся: совещания, личные беседы, служебные записки, отчеты о работе, телефонные разговоры, видеоролики, электронная почта, Internetи т.д.
Данная тема была рассмотрена по следующим направлениям: коммуникации с внешней средой, с целевыми группами; межуровневые коммуникации, обмен информацией между отделами и службами; коммуникационные барьеры и методы их прохождения.
Анализ функционирования коммуникационной системы и управления целевыми группами показал следующее: для достижения коммерческого успеха фирмы требуется своевременная и достоверная информация о состоянии внешнего окружения, так как на деятельность любой организации оказывают влияние разнообразные факторы внешней среды. Если деятельность организации многогранна, а проблемы обусловленные изменением рыночных условий возникают постоянно, зачастую работа с отдельными категориями целевых групп руководством предприятия упускаются. Более пристального внимания требуют такие объекты коммуникационного воздействия, как розничные покупатели, маркетинговые инфраструктуры рынка, общественные организации. Для улучшения коммуникационных процессов между уровнями, отделами и службами применяется компьютерная система. Применение компьютерной техники существенно повышает оперативность работы организации, заметно сокращается время доступа к информации.
При обмене информацией участники коммуникационного процесса сталкиваются с преградами, как в межличностных, так и в организационных коммуникациях. На основе этого можно дать следующие рекомендации по повышению эффективности коммуникационных процессов организации: связать информационное обеспечение производственных участков и отделов в единую компьютерную сеть. Это позволит более интенсивно использовать возможности цехов, получать своевременную и точную информацию о состоянии дел; обмен информацией в организации можно улучшить, создав системы обратной связи, такие, как: перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов; создать группы руководителей и рядовых работников, которые бы встречались и обсуждали вопросы, представляющие взаимный интерес, в том создать комиссии по качеству продукции, в которые ввести бригадиров, технологов и наиболее опытных работников; проводить постоянный опрос работников с целью получения информации от руководителей и рабочих; на уровне межличностных коммуникаций предприятию необходимо преодолеть некоторые преграды, такие, как неумение эффективно решать производственные вопросы определенной категории работников, некомпетентность ряда руководителей, нежелание и неумение принимать на себя ответственность за сбои в производственной программе.