Учет кассовых операций осуществляется в соответствии с Постановлением Правления НБУ от 19.02.2001 г. № 72 "Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине". Максимальная сумма, которая может находиться в кассе на конец рабочего дня определяется лимитом остатка наличности, который устанавливается банком каждому предприятию индивидуально на основе заявки-расчета ежегодно в течение первого квартала (до установления лимита кассы на текущий год продолжает действовать лимит предыдущего года). Сверх установленного лимита предприятие имеет право хранить в кассе наличные деньги, полученные в банке для выплаты заработной платы, стипендий и т.д. в течение 3-х дней, включая день получения наличности в банке. После окончания этих сроков вся оставшаяся наличность, не использованная по назначению, сдается в банк и выдается в последующем на эти же цели.
Структура субсчета 311 "Текущие счета в национальной валюте"
| Кт корр | Счет 311 | Дт корр | |
| счетов | Дебет | Кредит | счетов |
| Зачисление на текущий счет сумм: | Списание с текущего счета сумм: | ||
| 301 | 1) наличных денег, поступивших из кассы | 1) наличных денег, выданных банком в кассу | 301 |
| 36,377 | 2) полученных от покупателей и заказчиков в оплату за отгруженную продукцию, сданные работы и оказанные услуги | 2) согласно платежным требованиям-поручениям и платежным поручениям за полученные ТМЦ, выполненные работы и оказанные услуги | 63 |
| 685 | 3) плановых платежей, поступивших от покупателей | 3) в порядке предоплаты | 371 |
| 681 | 4) полной или частичной предоплаты | 4) налогов в бюджет и обязательных платежей | 641, 642 |
| 374 | 5) по претензиям, предъявленным поставщикам, подрядчикам и другим организациям | 5) по полученным претензиям | 685 |
| 715 | 6) штрафов, пени, неустоек, взысканных без предъявления претензий | 6) экономических санкций, уплаченных предприятиям и организациям | 948 |
| 501, 601 | 7) краткосрочных и долгосрочных кредитов банка | 7) в погашение задолженности по ссудам | 501, 601 |
| 719 | 8) процентов банка за использованием денежных средств в обороте | 8) банку за расчетно-кассовое обслуживание | 92 |
| 718 | 9) финансирования из бюджета в оборотные средства и государственных дотаций | 9) отчислений на страхование и внебюджетных платежей | 65, 642 |
| 333 | 10) полученных от реализации иностранной валюты | 10) для покупки иностранной валюты | 333 |
| 313 | 11) неиспользованных остатков по аккредитивам, по счетам лимитированных чековых книжек | 11) при выставлении аккредитива, выдаче лимитированной чековой книжки | 313 |
| 69 | 12) поступивших в счет будущих периодов | 12) разных расходов, которые относятся к расходам будущих периодов | 39 |
| 46 | 13) поступивших от учредителей в счет взносов в Уставный капитал (ранее подписавшиеся на акции) | 13) оплаты разных расходов по капитальным вложениям | 15 |
| 48 | 14) полученных сумм целевого финансирования | 14) ошибочно зачисленных банком сумм | 374 |
| 15) в оплату задолженности по векселям | 62 | ||
| 16) начисленных дивидендов участникам | 671 | ||
В случае, если лимит остатка наличности по кассе предприятия вообще не установлен, вся имеющаяся наличность в его кассе на конец дня должна сдаваться в банк, так как она будет считаться сверхлимитной.
В большинстве случаев наличные деньги поступают в кассу со счета в банке через кассира, который получает их по денежным чекам. Кассир в соответствии с действующим законодательством несет полную материальную ответственность за сохранение всех принятых им ценностей. При приеме его на работу одновременно с приказом о назначении с ним заключается договор о полной материальной ответственности.
В кассу предприятия наличные деньги могут поступать и из других источников (от работников за проданные материалы за наличный расчет, за реализацию продукции, неиспользованные командировочные и т.д.).
Наиболее важными требованиями правильного оформления и отражения в учете кассовых операций являются:
- немедленное занесение в кассовую книгу каждой кассовой операции, ежедневное определение итогов в кассовой книге и сдача кассиром кассового отчета;
- выписка бухгалтерией на каждую кассовую операцию приходных и расходных кассовых ордеров с обязательной их регистрацией;
- погашение кассиром специальным штампом кассовых документов в целях предотвращения злоупотреблений путем их повторного использования.
Кассовые операции оформляются документами, типовые формы которых утверждены Минстатом Украины и должны применяться на всех предприятиях без изменения. Основными документами по кассе являются:
- приходные кассовые ордера;
- расходные кассовые ордера;
- платежная ведомость.
Все приходные и расходные документы подлежат предварительной регистрации в книгах регистрации приходных и расходных кассовых документов. Порядок оформления и требования к документам изложены в Порядке ведения кассовых операций. На основании приходно-расходных документов ведется кассовая книга по каждой валюте отдельно. В нее в хронологическом порядке заносятся все операции по кассе по каждому документу в отдельности. Книга должна быть пронумерована, прошита и скреплена печатью предприятия и подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. В конце рабочего дня кассир составляет кассовый отчет и выводит остаток денег по кассе на следующее число. Подчистки в кассовой книге запрещаются, а исправления в ней можно делать только с заверяющей подписью кассира и главного бухгалтера. Первый экземпляр отчета остается в кассовой книге, а второй вместе с прилагаемыми документами передается в бухгалтерию для дальнейшей обработки и составления учетного регистра по кассе – журнала-ордера № 1.
Синтетический учет кассовый операций ведется на счете 30 "Касса", который имеет субсчета: 301 "Касса в национальной валюте"; 302 "Касса в иностранной валюте". По дебету счета 30 "Касса" отражается поступление наличных денежных средств в кассу предприятия, по кредиту – выплата денежных средств из кассы (см. структуру субсчета 301 "Касса в национальной валюте"). Операции по кассе в иностранной валюте ведутся в двух денежных единицах: в иностранной валюте и в национальной, переведенной по обменному курсу Национального банка Украины на дату совершения операции. Счет 33 "Другие денежные средства" предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных документов (в национальной и иностранной валюте), которые находятся в кассе предприятия (почтовых марок, марок гербового сбора, оплаченных проездных документов, оплаченных путевок в санатории, пансионаты, дома отдыха и др.), и о денежных средствах в дороге, то есть денежных суммах, внесенных в кассы банков, сберегательные кассы или почтовые отделения для дальнейшего их зачисления на текущие счета предприятия.
Для обеспечения сохранности денежных средств в кассе бухгалтерия должна проводить внезапные проверки не менее одного раза в квартал с пересчетом всех ценностей, которые находятся в кассе, с составлением соответствующего акта о проведенной инвентаризации.
Выявленные проверками излишки наличных денежных средств оприходуются по кассе и подлежат перечислению в бюджет, а недостача погашается кассиром.
Структура субсчета 301 "Касса в национальной валюте"
| Кт корр | Счет 301 | Дт корр | |
| счетов | Дебет | Кредит | счетов |
| 311, 312 | 1) Поступление в кассу наличных денежных средств из соответствующих счетов в банке на выплату заработной платы, премий, помощи и т.д. | 1) Внесение денег на текущий счет в банке | 311 |
| 361 | 2) Поступление выручки от реализации продукции (работ, услуг), основных средств и прочих активов от отечественных покупателей | 2) выдача работникам заработной платы, иных поощрительных и компенсационных выплат, пособий по временной нетрудоспособности | 661 |
| 377, 361, 374 | 3) Погашение дебиторской задолженности наличными | 3) Выдача из кассы единоразовых выплат (материальной помощи, денежных средств к юбилеям и праздникам за счет чистой прибыли отчетного или прошлых лет) | 949 |
| 377 | 4) Поступление в кассу наличных от работников предприятия за товары, проданные в кредит, за форменную одежду и пр. | 4) Выплата пособий за счет средств фонда социального страхования | 652 |
| 372 | 5) Возврат неиспользованного остатка подотчетной суммы | 5) Выдача депонированной заработной платы | 662 |
| 46 | 6) Внесение учредителями наличными в кассу взносов в счет Уставного капитала | 6) Выдача подотчетных сумм или в возмещение перерасхода по авансовым отчетам | 372 |
| 66 | 7) Возврат в кассу излишне начисленной и выплаченной заработной платы | 7) Оплата из кассы мелких хозяйственных расходов, за канцелярские принадлежности, материалов и пр., приобретенных за наличный расчет | 20,22,91,92 |
| 375 | 8) Взносы платежей в погашение задолженности по возмещению материального ущерба | 8) Отражение суммы недостачи денежных средств в кассе, выявленной при инвентаризации | 375 |
| 377 | 9) Взносы платежей за коммунальные услуги, квартирная плата, взносы родителей в возмещение расходов по содержанию детей в детских дошкольных учреждениях и пр. | 9) Выплачены из кассы насчитанные дивиденды | 671 |
| 371 | 10) Возврат в кассу ранее выданных авансов | 10) Выплата сумм по регрессным искам (нетрудоспособности по вине предприятия) | 977 |
| 719 | 11) Оприходование излишков денежных средств в кассе, выявленных при инвентаризации | 11) Списание сумм целевых средств, выплаченных из кассы | 48 |
ЛИТЕРАТУРА
1. Национальные стандарты бухгалтерского учета (все в одном номере) / Все о бухгалтерском учете. – 2009. - № 14 (802) (спецвыпуск 94). – 13 февраля.- 80 с.
2. Порядок представления финансовой отчетности. Постановление Кабинета Министров Украины от 28.02.2009.г. № 419. / Баланс. –2000. - № 10. – с.5.
3. Инструкция о применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций / Приказ Минфина Украины от 30.11.2009 г. № 291.
4. Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов, расчетов и других статей баланса, утвержденная приказом Главного управления Государственного казначейства Украины и Министерства финансов Украины от 30.10.09 г7 № 90.