Четкая организация расчетов между предприятиями (поставщиками и покупателями) оказывает непосредственное влияние на ускорение оборачиваемости оборотных средств и своевременное поступление денежных средств. Этим самым денежные расчеты выступают важнейшим фактором обеспечения кругооборота средств, а их своевременное завершение служит необходимым условием непрерывного процесса производства. Поэтому правильный учет и своевременный контроль денежных средств предприятия приобретают особо важное значение в современных условиях деятельности предприятий.
Денежные средства предприятий представлены денежными средствами в кассе (лимитированными наличными денежными средствами) и денежными средствами на счетах в банке (нелимитированными).
Основными задачами учета денежных средств являются:
- Своевременное и точное отражение наличия и движения денежных средств в кассе, на текущем, валютном и других счетах в банке;
- Контроль соблюдения лимита наличных денег в кассе, обеспечение сохранности и рационального использования денежных средств;
- Контроль за законностью осуществления операций с денежными средствами как в национальной, так и иностранной валюте;
- Организация синтетического и аналитического учета денежных средств предприятия.
Расчеты совершаются в двух формах: путем безналичных перечислений через систему банка (безналичные расчеты) и в виде платежей наличными деньгами (наличные расчеты).
Предприятия и индивидуальные предприниматели имеют право осуществлять расчеты между собой, а также с физическими лицами – гражданами как в наличной, так и в безналичной форме (ранее расчеты наличными деньгами между предприятиями были запрещены).
Все наличные расчеты предприятий и индивидуальных предпринимателей между собой, а также с гражданами производятся как за счет средств, полученных в кассе банка, так и за счет выручки, полученной от реализации товаров, работ, услуг, кроме выплат, связанных с оплатой труда.
Расчеты наличностью предприятий всех форм собственности, а также индивидуальных предпринимателей с гражданами должны производиться с оформлением налоговых накладных, приходных и расходных кассовых ордеров, кассового или товарного чека, квитанции, договора купли-продажи, актов закупки или других документов, удостоверяющих факт покупки товаров, выполнения работ, оказания услуг.
Безналичные расчеты производятся путем перечисления денежных средств со счета плательщика на счет получателя с помощью различных банковских операций (кредитных и расчетных), заменяющих наличные деньги в обороте. При этом посредником при расчетах между предприятиями и организациями выступают соответствующие учреждения банков.
Для хранения денежных средств и производства безналичных расчетов каждому предприятию в районе его нахождения открываются текущие и другие необходимые счета. Правоотношения, возникающие при открытии клиентам банков счетов, регулирует "Инструкция об открытии банками счетов в национальной и иностранной валюте", утвержденная постановлением Правления НБУ от 18.12.98 г. № 527.
Банки открывают счета зарегистрированным в установленном действующим законодательством порядке юридическим и физическим лицам – субъектам предпринимательской деятельности и другим хозяйствующим субъектам на условиях, изложенных в данной Инструкции и в договоре между учреждением банка и владельцем счета.
Предприятиям могут быть открыты счета:
- текущие счета в национальной валюте открываются юридическим лицам в учреждениях банков для хранения свободных денежных средств и ведения безналичных расчетов в национальной валюте;
- текущие счета в иностранной валюте, предназначенные для хранения свободных денежных средств и осуществления безналичных расчетов в иностранной валюте;
- специальные счета для безналичных расчетов с контрагентами (счет аккредитива, счет лимитированной чековой книжки);
- специальные счета для бюджетного финансирования и целевых поступлений (бюджетные счета для целевых мероприятий);
- заемные счета, открываемые для учета займов путем оплаты расчетных документов или перечисления на текущий, валютный, аккредитивный или другой счет заемных средств в соответствии с условиями кредитного соглашения;
- депозитные счета открываются на определенный срок для хранения свободных денежных средств, которые перечисляются с текущего или валютного счетов на счет депозита, а после окончания срока хранения согласно депозитному договору возвращаются на тот же счет с процентами по депозитным вкладам.
Договор на открытие и обслуживание банковского счета оформляется в произвольной форме и должен содержать реквизиты сторон, номера и виды счетов, условия открытия и закрытия счетов, виды услуг, предоставляемых банком, обязательства сторон, ответственность за невыполнение обязательств, другие положения, определяемые по договоренности сторон, и условия, при которых договор может быть расторгнут.
Для открытия текущих счетов и текущих бюджетных счетов предприятия представляют в банк следующие документы:
1. заявление на открытие счета установленного образца, подписанное руководителем и главным бухгалтером предприятия;
2. копию свидетельства о государственной регистрации в органе государственной исполнительной власти или другом органе, уполномоченным осуществлять государственную регистрацию, заверенную нотариально или органом, который выдал свидетельство о государственной регистрации;
3. копию зарегистрированного устава (положения), заверенную нотариально или регистрирующим органом;
4. копию документа, подтверждающего взятие предприятия на налоговый учет, заверенную налоговым органом, нотариально или уполномоченным работником банка;
5. карточку с образцами подписей лиц, которым, в соответствии с действующим законодательством или учредительными документами, предоставлено право распоряжаться счетом, заверенную нотариально или вышестоящей организацией в установленном порядке. В карточку включается также образец оттиска печати предприятия;
6. справку о регистрации в органах Пенсионного фонда Украины.
Физическим лицам – субъектам предпринимательской деятельности, осуществляющим свою деятельность без создания юридического лица, текущий и другие счета открываются на их имя при условии представления паспорта или другого документа, удостоверяющего личность.
Прием, выдачу и перечисления денег банк выполняет на основании документов специальной формы. Из них наиболее распространенными являются: объявление на взнос наличными, чек (денежный и расчетный), платежное поручение, платежное требование-поручение, аккредитив, вексель, инкассовое поручение (распоряжение).
Расчетные документы, представляемые клиентами в банк в бумажной форме, должны отвечать установленным требованиям и содержать, в зависимости от их формы, следующие реквизиты: название документа, номер документа, число, месяц, год его выписки (число и месяц указывается цифрами, месяц – буквами), название плательщика и получателя средств и их идентификационные коды, названия банков плательщика и получателя, условные номера МФО (код банка), сумму платежа цифрами и буквами, назначение платежа, ссылка на документ, на основании которого осуществляется операция, оттиск печати и подписи ответственных лиц плательщика (на первом экземпляре), сумму налога на добавленную стоимость или надпись "без налога на добавленную стоимость".
В случае, если хотя бы один из реквизитов не заполнен или заполнен неправильно, банк такой документ не примет к исполнению. При открытии текущего счета в банке открывается лицевой счет предприятия с присвоением номера. Лицевые счета банком ведутся в двух экземплярах: I-й – для банка, II-й – выдается предприятию как выписка со счета с приложением соответствующих первичных документов, на основании которых банк произвел расчетные операции (платежные поручения, требования-поручения, объявление на взнос наличными и пр.). Выписка банка является регистром аналитического учета и служит основанием для бухгалтерских записей в учете предприятия. В ней обязательно показывается входящий остаток денежных средств на счете предприятия на начало операционного дня, поступления и перечисления средств за день по каждому факту платежа и исходящий остаток. По каждому факту платежа имеется следующая информация: на основании какого номера документа он произведен, МФО и номер счета контрагента. Синтетический учет операций по счету предприятия в банке ведется на счете 31 "Счета в банках", который предназначен для учета наличия и движения денежных средств, находящихся на счетах в банке, предназначенных к использованию для текущих операций.
Счет 31 имеет следующие субсчета:
311 "Текущие счета в национальной валюте";
312 "Текущие счета в иностранной валюте";
313 "Другие счета в банке в национальной валюте";
314 "Другие счета в банке в иностранной валюте".
По дебету счета 31 "Счета в банках" отражается поступление денежных средств, по кредиту – их использование (перечисление) (см. структуру счета 31 "Счета в банках" субсчета 311 "Текущие счета в национальной валюте").
Операции по счетам в банке в иностранной валюте отражаются в двух денежных единицах: в иностранной валюте и в национальной, сумма которой получается путем перевода иностранной валюты по курсу, установленному Национальным банком на дату совершения операции.
Каждое предприятие для осуществления расчетов наличными деньгами и для хранения наличных денег должно иметь кассу. Кассой называется специально оборудованное и изолированное помещение, имеющее сигнализацию, устройства, препятствующие проникновению посторонних лиц, несгораемые металлические шкафы для хранения денег и ценных бумаг.