Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную, которую составляет грузоотправитель в четырех экземплярах: первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя; второй – для оприходования материалов получателем – ООО «Эфес»; третий – для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей; четвертый является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного документа у покупателя в случае отсутствия расхождения количества поступивших грузов с данными накладной. При наличии такого расхождения приемку материалов оформляют актом о приемке материалов.
Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей,полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений.
Подотчетные лица могут приобретать материалы в организациях торговли, у других организаций и кооперативов, на рынке или у населения за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный чек или акт (справка), составляемый подотчетным лицом, в котором он излагает содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов, цены, а также данных паспорта продавца товара. Акт (справку) прилагают к авансовому отчету подотчетного лица.
Документальное оформление расхода материальных запасов.
Материалы отпускают со склада организации на производственное потребление, хозяйственные нужды, на сторону, для переработки и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов.
Для обеспечения контроля за расходованием материалов и правильного документального его оформления организации осуществляют соответствующие организационные мероприятия. Все службы предприятия должны имеют список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со склада материалов, а также выдавать разрешение на вывоз их с предприятия.
Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды ежедневно, на ООО «Эфес» оформляют внутренними накладными (приложение №9). Они выписываются в двух или трех экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на один месяц. Один экземпляр накладной получает бригада рабочих, выписавших материалы, другой остается на складе. Кладовщик записывает количество отпущенного материала в обоих экземплярах, расписывается в накладной бригады-получателя. Бригадир расписывается в получении материалов в накладной, находящейся на складе.
Списание материалов (вследствие их непригодности) оформляют актом на списание материалов (приложение №14),который составляется специально созданной комиссией с участием материально ответственного лица (Рылеевой Н.С.).
Кроме того в ООО «Эфес» используют карточки учета материалов (приложение №15), в которых проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек учета материалов уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.
На фактически израсходованные материалы подразделение-получатель материалов (бригада выполняющая строительные работы) составляет акт расхода,в котором указываются наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию, шифр заказа, на выполнение которого израсходованы материалы, нормативный и фактический расход материалов с указанием выявленных отклонений и их причин. В необходимых случаях в акте указывают объем выполненных работ. Кроме того, подразделения организации ежемесячно составляют отчеты о наличии и движении материальных ценностей и передают их в бухгалтерию.
Зав. складом оформляет и сдает в бухгалтерию ежемесячный отчет по учету материально-производственных запасов на складе, где указывает начальное и конечное сальдо, поступление и выбытие материалов со склада. Экспедитор сдает еженедельно авансовые отчеты. Бухгалтер проверяет отчеты: правильность арифметических подсчетов, отражение всех накладных по поступлению и выбытию материально-производственных запасов и сверку сальдо на начало и конец отчетного периода с данными бухгалтерии. Если в отчете материально-ответственного лица обнаружена ошибка, то бухгалтер предприятия исправляет ее и уведомляет материально-ответственное лицо об изменении остатка по его отчету.
В установленные дни документы по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию организации по реестру приемки-сдачи документов, составленному в двух экземплярах: первый сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, а второй остается на складе.
3.3 Оценка учета МПЗ на складе и в бухгалтерии предприятия
Учет производственных запасов на складах.
На складе (кладовой) ООО «Эфес» материальные ценности размещаются по секциям, а внутри них по группам, типо- и сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса.
Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик) – Рылеева Н.С., являющаяся материально ответственным лицом. С кладовщиком заключен по установленной форме типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение №11). От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному руководителем организации.
Учет движения и остатков материалов осуществляется в карточках учета материалов.На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении. Карточки открывают в бухгалтерии и записывают в них наименование материала, марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурную номер, учетную цену. После этого карточки передают на склад и кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов. Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (накладных) в день совершения операций. После каждой записи выводится остаток материалов. Благодаря этому склад ООО «Эфес» располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. Если остаток материалов выше или ниже учетных данных, заведующий складом обязан сообщить об этом в бухгалтерию.
При использовании материальных отчетов отпадает необходимость в составлении других документов на расход материалов. Вместе с тем упрощается учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета используются отчеты материально ответственных лиц.
Учет материалов в бухгалтерии.
Все первичные документы по движению материалов со складов и подразделений организации поступают в бухгалтерию ООО «Эфес», где они после соответствующего контроля формируются в пачки. Именно на этой стадии учетного процесса бухгалтер осуществляет действенный контроль законности, целесообразности и правильности документального оформления операций по движению материалов. После проверки первичные документы подвергаются таксировке (умножением количества материалов на цену). Аналитический учет материалов в бухгалтерии ООО «Эфес» осуществляется на основе использования сальдового метода, как более прогрессивного, чем использование оборотных ведомостей, т. к. при нем бухгалтер не дублирует складской сортовой учет ни в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки складского учета материалов, ведущиеся на складах.
Еженедельно бухгалтер ООО «Эфес» – Сазыко Е.В. проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках складского учета и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом – Рылеева Н.С. переносит количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек складского учета в сальдовую ведомость (без оборотов прихода и расхода). После проверки и визирования бухгалтером сальдовую ведомость передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по твердым учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу. Сальдовые ведомости ежемесячно сверяются с данными синтетического учета материалов.
Синтетический учет производственных запасов на предприятии ООО «Эфес» ведут, как уже отмечалось, на синтетических счетах 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение в стоимости материалов». На синтетических счетах ООО «Эфес» учет материальных ценностей ведут по учетным ценам.
Отпущенные в производство и на другие нужды материалы списывают с кредита счета 10 в дебет соответствующих счетов издержек производства и на другие счета в течение месяца по учетным ценам. При этом составляют следующую бухгалтерскую проводку:
– Дебет счета 20 «Основное производство» (материалы отпущены основному производству);
– Дебет счета 23 «Вспомогательные производства» (материалы отпущены вспомогательным производствам);
– Дебет других счетов в зависимости от направления расходов материалов (25, 26 и др.);