В каждой отрасли есть типовые договоры и, соответственно, типовые отношения. Когда есть отклонение от нормы - юридическое или финансовое, - то надо уделить этому внимание. Если в отрасли принято оплачивать сделки по схеме 50% до и 50% после, то очень странно, когда сделка оплачивается 100%-ной предоплатой.
На примере DUE DILIGENCE вышеописанного предприятия N, в ходе экспертизы договоров с поставщиками нефтепродуктов было выявлено, что договоры, заключенные со 100%-ной предоплатой - это договоры с фирмами-однодневками. Закупки осуществлялись по стоимости выше среднерыночной, несмотря на то что предприятие могло приобрести товар у производителя нефтепродуктов по рыночной стоимости.
Потеря части прибыли, в данном случае, это лишь часть проблемы, т.к. взаимодействие с фирмами-однодневками вызывает особое внимание фискальных органов и может привести к налоговым последствиям, доначислению налогов, штрафов и пеней.
Елена Салмина:
- Достаточно привлекательной сферой мошеннических действий являются закупки. Например, достаточно часто встречаются фальсифицированные тендеры, заключение контрактов с аффилированными компаниями, создание личной фирмы или фирм на имя друзей или родственников, которые производят поставки сырья, материалов, оборудования или услуг, закупки оборудования или услуг для личного пользования за счет организации. Если говорить о продажах, то тут, конечно, трудно придумать достаточно действенную схему, однако в том случае, когда компания является монополистом в своей области, наличие многоступенчатых посреднических договоров может свидетельствовать о недобросовестных действиях исполнителей.
Ирина Сюремова:
- Данные факты могут быть в любых отраслях и сферах бизнеса. Но там, где есть четкий финансовый контроль, где руководство компании не экономит на заработной плате ключевых топ-менеджеров, где налажена работа службы внутреннего контроля (аудита), эти факты можно свести к минимуму. Работая много лет в сфере аудита и проводя аудиторские проверки различных сфер деятельности, могу сказать, что наибольшее количество злоупотреблений и хищений происходит в торговле, общественном питании, сфере услуг.
Валентин Колесников:
- Чаще всего хищения совершаются в тех отраслях и видах бизнеса, где есть легкий, короткий и доступный способ получить доступ к ценностям, деньгам, имуществу.
Более всего подвержены таким опасностям торговля, транспорт, строительство, предприятия общественного питания, банки, предприятия сельского хозяйства и переработки сельхозпродукции, производство товаров для населения, предприятия ЖКХ, энергетические компании, лесопромышленные и деревообрабатывающие компании, добывающие компании (рыболовство, угольные, нефтяные и т.д.).
- Как дешевле, но надежнее контролировать финансовые потоки?
Сергей Чиков:
- По этому вопросу написано множество книг, статей, разработаны целые научные системы контроля, внедряются новые специфичные виды учета, создаются целые отделы и департаменты контроля, внутренней безопасности, внутреннего аудита.
Сказать, что все эти принимаемые меры неэффективны, нельзя, но и полностью проблемы они не решают. Поэтому давать дополнительно какие-то рекомендации ко всему сказанному в этих трудах, наверное, некорректно.
Александр Сотов:
- На самом деле можно дешево и эффективно контролировать финансовые потоки только при отсутствии достаточно сложной деятельности. Когда есть две-три хозяйственные операции: сырье купил, отпустил в производство, получил товар, продал. Тут, в общем-то, реально контролировать, и то не факт.
Александр Лизунов:
- На мой взгляд, основа качественного контроля деятельности сотрудников и финансовых потоков компании - это правильно выстроенная управленческая структура. Если компания крупная, то она должна иметь очень жесткую и прозрачную иерархическую структуру. Все финансовые платежи - и входящие, и исходящие - должны быть завязаны на головную компанию и отслеживаться ею. Деньги должны проходить через одну "воронку".
Если у компании несколько видов деятельности, то каждый должен быть зарегистрирован на отдельное юридическое лицо. При этом все договоры все равно должны проходить через головную компанию.
Фарид Велиев:
- Компания должна быть прозрачной. Чем прозрачнее компания, тем меньше возможностей вывести деньги. Это самое дешевое. В противном случае, чтобы контролировать финансовые потоки, нужно вводить систему контроллинга или систему бюджетирования. Это потребует расхода средств, создания новых рабочих мест. Но нужно понимать, что эти средства окупятся, ведь то, что могло быть выведено, останется в компании. Собственник должен понимать, сколько могут вывести даже близкие к нему менеджеры.
Елена Салмина:
- По моему мнению, полностью искоренить факт возможности мошенничества не удастся, это, к сожалению, часть нашей жизни. Но вот минимизировать риски мошенничества, сократить потери до несущественных для компании сумм вполне реально.
Что касается способов выявления мошенничества, их можно разделить на две категории: первая - при помощи механизмов тестирования системы внутреннего контроля на предприятии и систем управления рисками и вторая - "случайно".
Процедурами, выявляющими факты мошенничества, являются:
- проведение сравнения с последними ценовыми предложениями на аналогичные предложения на рынке;
- контроль над условиями заключаемых контрактов и порядком выставления счетов;
- анализ данных о том, каким образом продавец и покупатель "нашли друг друга";
- изучение "истории" продавца (покупателя) с целью выявления факторов зависимости;
- контроль бюджета и другой финансовой информации;
- независимые оценки работы предприятия.
Ирина Сюремова:
- Следует создать такую систему материального поощрения менеджеров, чтобы для них было выгоднее честно работать на данном предприятии, чем заниматься отмыванием денег лично для себя; создать систему финансового контроля над деятельностью менеджеров, позволяющую отслеживать весь процесс работы менеджера с контрагентами предприятия; а также эффективно создание автоматизированной системы процесса сбыта и закупок, как, например, система CRM.
Валентин Колесников:
- Необходимо иметь четко организованную дублированную систему движения финансовых потоков и систему документооборота, позволяющего отслеживать эти потоки, с возможностью выборочной внезапной несанкционированной проверки на базе IT-решений. Иметь в каждой компании четкое соответствие проводимых бизнес-процессов и операций с их финансовой документальной фиксацией и контролем.
Постоянно проводить мониторинг бизнес-процессов на предмет оценки рисков по условиям, объектам, способам, возможности совершения хищений.
Проводить системную проверку и оценку персонала на "критичных" должностях и не проводить в целом антисоциальную политику в отношении сотрудников.
Целенаправленно соблюдать требования законодательства по работе с материальными ценностями и контролировать работу материально ответственных лиц.
Проводить мониторинг внешнего окружения компании с целью своевременного обнаружения проявляемого интереса со стороны третьих лиц к деятельности компании, ее бизнес-процессам, активам, документообороту, ключевым сотрудникам. Стимулировать лояльность к компании, ее имуществу, ценностям, активам - ключевых сотрудников компании.
- Ваши рекомендации: как следует строить систему финансовых потоков в компании, чтобы не возникло хищений?
Сергей Чиков:
- Для каждой компании существуют свои способы и методы такой работы, применить которые для других компаний в силу их специфики просто невозможно. Однако ряд принимаемых мер все же позволит если не изжить в компаниях факты хищения, то хотя бы их сократить. На мой взгляд, эти меры, хотя просты и всем известны и не требуют значительных затрат, но являются достаточно эффективными.
Во-первых, запомнить как аксиому: со всеми материально ответственными лицами (кладовщиками, прорабами, начальниками участков, цехов, производств, кассирами) в обязательном порядке должны быть заключены договоры о полной материальной ответственности. Доверие здесь должно быть исключено, будь то "брат или сват".
Во-вторых, у каждого материально ответственного лица должен быть материальный (товарный) отчет, при этом нужно помнить, что остатки материально-производственных запасов на конец месяца не только должны быть выведены, проверены бухгалтерией и самим материально ответственным лицом, но и должна быть его собственноручная запись о том, что он с остатками на конец месяца согласен, и все перечисленные материально-производственные запасы имеются в наличии. Категорически запретить вести материальные (товарные) отчеты в электронном виде, считать это ненужной бумажкой и распечатывать их только для контролеров или аудиторов.
В-третьих, самым эффективным способом контроля над материально ответственными лицами всегда была инвентаризация, но проводимая не формально, а в соответствии с требованиями законодательства, а еще лучше - с привлечением сторонних специалистов (аудиторов, контролеров). При этом в зависимости от отрасли бизнеса проводить ее нужно не реже 2 - 4 раз в год для начала. Кассу, наличные у "подотчетников" - раз в месяц. Потом количество их можно сократить, оставив тот же серьезный подход. Будет система - эффект не заставит себя ждать.