Рассмотрим основные правила делегирования полномочий.
Определение круга обязанностей, которые можно делегировать.
- Делегирование связанно с освобождением времени на выполнение сложных задач управления, повышения производительности труда и развития предприятия.
Имеет смысл делегировать следующие виды робот. Решения, который принимаются более часто и на основе отработанных процедур:
Технические функции. Задачи и проекты, в которых менеджер разбирается хуже подчинённых. Работу, которую менеджер не любит делать. Работа, которая поможет подчинённому получить важный для его профессионального роста опыт. Задание, которое заставляет подчинённого думать и использовать творческий потенциал.
Менеджеру имеет смысл внимательно присмотреться к своим обязанностям, которые целесообразно разделить на следующие 5 групп.
1. Работа, которую должны делать другие.
2. Работа, которую следовало бы делать другим, но менеджер может помочь, если это необходима.
3. Работа, которую может делать менеджер, но и другие сделают, если им поручить.
4. Работа, которую следует делать менеджеру, но и другие могут помочь.
5. Работу, которую только менеджер может делать.
Процесс и выбора подчиненного, которому можно и нужно делегировать полномочия сопровождается рядом вопросов касающийся работы и личности подчинённого.
- Насколько работа связана с конкретной должностью.
- Если работа или задача имеет прямое отношение к уже имеющейся должности, будет логично передать эту работу соответствующему подчинённому.
- Кого работа может заинтересовать и/ или кто способен эту работу выполнить.
- Кому эта работа даст дополнительные возможности для профессионального роста.
- У кого есть время.
- Кого предполагается повысить в должности или перевести на более ответственную работу.
Этапы передачи полномочий:
- После отбора подходящей кандидатуры необходимо подчинённому и всей команде предоставить всей команде полную информацию о предстоящей деятельности. Для этого следует
1. Описать по возможности полно проект или задачу, а так же ожидаемый результат.
2. Организовать информацию относительно всех вовлеченных в проект или задачу сотрудников их ролей и обязанностей.
3. Обеспечить всю необходимую помощь сотруднику, которому будут переданы полномочия включая обучения и консультации.
4. Определить необходимые ресурсы, включая бюджет которые будут доступны для реализации проекта.
5. Установить необходимую отчётность задачи и её сроки.
6. Чётко оговорить полномочия, которые передаются в связи с передачей функций.
7. Объявить официально остальным членам группы о своём решении.
Следует отметить, что в ряде случаев у менеджеров, которые стараются более подробно и неоднократно объяснять все детали подчиненным, возникает ощущение неустойчивости и как следствие неуправляемости ситуацией.
Для того что бы организовать рабочую группу до уровня сплочённой команды следует проанализировать работу данной группы с различных точек зрения каждая из которых должна быть учтена при консультировании и создании тренинговых программ для менеджеров.
Тема групповой динамики одна из самых актуальных в практике персонал менеджмента любого предприятия, поскольку любое предприятие обязательно имеет в своём составе различные группы. При этом любое предприятие это целенаправленно созданные структуры, находящиеся под контролем руководителя. Вместе с тем предприятие это учреждение где сотрудники члены предприятия строят свои взаимоотношения и психологически взаимодействуют друг с другом. Характер этих взаимоотношений и взаимодействия оказывает самое существенное влияние на эффективность деятельности предприятия в целом.
Групповая динамика – это процесс взаимодействия членов группы на основе взаимозависимости в взаимовлияния в целях удовлетворения как личных так и групповых интересов и потребностей. Внешние и внутренние причины оказывают влияние на изменение происходящие в группе. Изменения могут быть различного масштаба. Если рассматривать деятельность группы с точки зрения динамики, то она представляет собой чередование состояние равновесия и его равновесия. Характер групповой динамики существенно зависит от эмоционального состояния группы. Действительно, каждый участник группы узнаёт непосредственно о других, как он влияет на жизнь группы, а так же сам испытывает влияние со стороны её членов. Этот опыт способствуют изменению социального поведения и лучшему пониманию условий жизни группы. Вместе с тем деятельность группы находится в зависимости от качества и объёма взаимовлияний, взаимоотношений членов группы. Кроме того каждая группа имеет свою динамику.
На работу группы особое влияние оказывают следующие факторы:
- Мотивация
- Структура власти в группе (власть и авторитет отдельных членов группы и её подгрупп)
- Ощущение принадлежности (не принадлежности в группе)
- Представление о цели группы (чёткое и не чёткое)
- Ответственность за результаты работы
- Свобода деятельности, как условие успеха группы
Следует учитывать, что моральная атмосфера в группе и способ управления должны способствовать успешной деятельности группы. По свидетельству управленческой практики групповые решения лучше, чем единоличные, поскольку рационально направленная энергия группы всегда больше чем энергия одного человека.
Механизм подгрупповой динамики
Существует несколько подходов к описанию психологических особенностей взаимодействий субъектов группы
- Одна из моделей работа разработана Вудканом и Френсисом:
1. «Притирка». Члены группы присматриваются друг к другу. Определяется степень личной заинтересованности в том, что бы работать в этой группе. Личные чувства и переживания либо маскируются, либо скрываются. Практически отсутствует искренняя заинтересованность при обсуждении целей и методов работы. Члены группы не интересуются коллегами, творческая и воодушевлённая коллективная работа практически отсутствует.
2. «Ближний бой». Период борьбы и переворотов открыто оценивается вклад лидера, образуются кланы и группировки, разногласия выражаются открыто. Личные отношения приобретают всё большее значение, всё более проявляются сильные и слабые стороны отдельных членов группы. Иногда происходит силовая борьба за лидерство. Группа начинает обсуждать способы достижения согласия, стремиться наладить эффективные взаимоотношения.
3. «Экспериментирование». Члены группы осознают свой потенциал, который в целом возрастает. Всё более актуальной становится проблема эффективного использования способностей и ресурсов группы. Возникает интерес к тому, что позволяет работать лучше. Пересматриваются методы работы. Появляется желание экспериментировать. Принимаются меры к реальному повышению эффективности работы группы.
4. «Эффективность». Группа приобретает опыт успешного решения проблем и использования ресурсов. Работники гордится принадлежностью к команде. Возникающие проблемы исследуются реалистически и решаются творчески. Управленческие функции могут постепенно делегироваться разным членам группы в зависимости от конкретной задачи.
5. «Зрелость». Группа функционирует как коллектив сплоченный вокруг хорошо осознаваемых всеми общих реальных целей, в которые конвергированы цели индивидуальные. Действуют прочные связи между членами группы, сотрудники оцениваются по достоинствам, а не по их претензиям, отношение носят не формальный психологически комфортный характер, личные разногласия разрешаются без отрицательных эмоций и психологического напряжения.
Группа демонстрирует отличные результаты и устанавливает высокие стандарты своих достижений. Расширяется делегирование полномочий и все больше членов группы участвует в планировании и принятии решений. Интересную модель эмоциональной динамики группообразования предложил И.П. Волков.
По его мнению, структура эмоциональной динамики выглядит следующим образом.
1. Фаза первичного восприятия - формирование первого впечатления о членах группы.
2. Фаза сближения. Формирование оценки и самооценки и установки на совместное действие.
3. Фаза совместного действия. Принятие межличностных ролей и определения социального статуса в процессе общения.
4. Фаза «Сцепления». Укрепление чувство общности, чувство «Мы», формирование психологически комфортных норм общения и включение механизма взаимовлияния.
Финские психологи предложили свою оригинальную конструкцию описывающую поведение групп.
По их мнению стадии развития группы.
1. Формирование новой группы, Индивиды ищут свои роли.
2. Приобретение навыков, выяснение форм деятельности.
3. упрочение групповой работы. Участники начинают действовать как группа.
4. Разделение на Клики. Клитиканы находят друг друга.
5. Внутренняя гармония. Счастливая семья любой ценой.
6. Дробление. Критическая стадия, на которой рушится притворное равновесие.
7. Идеальная группа. Гибкая и эффективная группа, работа которой основывается не только на общих делах, но и на общих чувствах.
Существуют и другие модели групповой динамики. Многие из них отражают особенности самой группы. Например специально создаваемые группы, (в том числе и с помощью психологического отбора) для работы экстремальных условиях, либо в условиях социальной изоляции(экспедиции). В этом случае различают следующие стадии развития группы.