— отсутствие информации об исполнении в реальном времени;
— поиск документов в рамках организации затруднен из-за децентрализованной регистрации и хранения.
Использование в организациях технологии "бумажного" делопроизводства имеет ряд недостатков [6].
Так, например, пересылка документов занимает много времени, хранение бумажных документов достаточно дорого. Поиск бумажных документов затруднен (особенно при децентрализованном хранении), отсутствуют механизмы управления движением бумажных документов, усложнен контроль за исполнением документов, трудно отследить и проконтролировать все изменения. В целом, при "бумажном" делопроизводстве велики потери от неэффективной организации деловых процессов, связанных с документами.
Среди типичных проблем частично автоматизированного делопроизводства (" файлового" делопроизводства) необходимо отметить сложность поиска электронных документов, наличие множества копий и версий одного документа, сложность внедрения регламентных процедур работы с электронными документами. Кроме того, существует риск утраты файлов документов, и возникают сложности в разграничении доступа к документам.
Все ранее изложенное позволяет сделать вывод о том, что "бумажное" делопроизводство неэффективно и не отвечает современным требованиям управления предприятием, а "файловое" делопроизводство порождает дополнительные проблемы. Следовательно, необходима целостная автоматизированная технология делопроизводства, которая бы обеспечивала ведение централизованной базы документов, поддерживала автоматизированные процедуры документирования, организации работы с документами и ведения корпоративного архива электронных документов.
Компонентами безбумажного делопроизводства являются система автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов, позволяющая создать единую унифицированную среду работы различных категорий персонала с документами; средства электронной цифровой подписи и шифрования для подтверждения авторства, защиты целостности электронных документов и придания юридической силы электронным документам, а также нормативно-методические документы, которые регламентируют использование системы, обеспечивают правомерность операций с электронными документами и способствуют введению обязательности использования персоналом новой технологии.
Современные специализированные средства автоматизации делопроизводства позволяют построить систему автоматизации, решающую задачи в широком диапазоне, — от автоматизации учета бумажных документов до систем безбумажного делопроизводства.
Эффективным является эволюционный подход к автоматизации делопроизводства, который предусматривает на первом этапе учет бумажных документов (в специализированных подразделениях) и организацию корпоративного хранилища (архива) электронных документов. В рамках развития системы автоматизации делопроизводства масштаб внедрения расширяется до уровня организации в целом и в дальнейшем обеспечивается переход к преимущественно безбумажному делопроизводству.
Переход к преимущественно безбумажному делопроизводству дает возможность наладить комплексное управление документированной информацией в единой автоматизированной среде, получить целостную картину исполнения документов и поручений по всем уровням управления, проводить согласование документов в электронной форме, контролировать все операции с электронным документом и внедрить единые процедуры безопасности.
Основные преимущества автоматизации и новой технологии переработки информации сказываются там, где приходится выполнять повторяющиеся задачи, предусматривающие запрограммированные решения, либо задачи с большим объемом вычислений или чисто механического труда.
Оснащение специалистов АРМ позволяет повысить производительность труда учрежденческих работников, сократить их численность и при этом повесить скорость обработки экономической информации и ее достоверность, что необходимо для эффективного планирования и управления.
Существенным недостатком неавтоматизированных информационных систем является обособленность сбора, обработки и использования информации. Причем как отдельные работники, так и подразделения предприятия в целом не имеют доступа к “чужой” базе данных, при необходимости собирая требуемую им информацию самостоятельно.
Одна из основных целей автоматизации - снабдить каждого сотрудника, относящегося к любому подразделению предприятия, информацией в то время и в той форме и объеме, которые ему необходимы (естественно, в пределах его уровня доступа к секретной части базы данных). Для этого необходима единая интегрированная база данных предприятия, локальная вычислительная сеть и соответствующим образом оборудованные автоматизированные рабочие места (АРМ) для каждого из сотрудников. Такой подход подразумевает комплексную автоматизацию предприятия, т.е. создание компьютеризированной системы управления предприятием в целом, в которой подсистемы должны взаимодействовать, предоставлять оперативный доступ к информации, поддерживать принятие решения и т.п.
Так как автоматизированная система затрагивает организацию процессов делопроизводства, необходимо тесное сотрудничество представителей служб делопроизводства и информационных технологий при внедрении систем. И что немаловажно — необходима поддержка проекта высшим руководством организации или предприятия.
Наличие хорошо отлаженного механизма электронного документооборота, удобной базы данных, аккумулирующей весь поток управленческой информации на предприятии повышает эффективность его работы и укрепляет конкурентоспособность на рынке.
Объектом исследования является торговая фирма Общество с Ограниченной Ответственностью «Россмед». Является одним из крупных поставщиков бытовой химии на совокупный рынок города Кирова и Кировской области. Ведет свою деятельность на рынке оптовых продаж.
Таблица 1 – Общие сведения об организации
| Инициатор проекта | ООО «Россмед». |
| Юридический адрес | 610046, Кировская обл., г. Киров, ул. Кирпичная 42 а |
| Дата регистрации | 20.11.1997г |
| Уставной капитал | 10 т.р. |
| Виды деятельности | Торговая, коммерческая, посредническая, закупочная, производство и реализация товаров народного потребления, рекламная, строительная, транспортная, туристическая |
| Сведения об управленческом персонале | Директор: Силов Илья Борисович Зам. по коммерческим вопросам: Корякин Александр Сергеевич |
Основными видами деятельности является:
1. Продажа бытовой химии
2. Продажа хозтоваров, в том числе посуды
3. Продажа стройматериалов
4. Продажа текстиля
5. Продажа декоративной косметики, которая выступает как сопутствующий товар
6. Продажа канцтоваров, также выступающих как сопутствующие товары
7. Продукты питания, реализуемые только в одном магазине, находящемся в г. Кирове.
Специализация – это конкретная форма общественного разделения труда. Она отражает производственное и отраслевое направление предприятия. Даже без тщательного анализа структуры продаж, можно выявить, что реализация бытовой химии является приоритетным направлением в деятельности предприятия, т. е. в этом заключается ее специализация.
ООО «Россмед» работает на рынке г. Киров и Кировской области 14 лет. С 1994 г. компания занималась поставками средств гигиены, а в 1997 г. в ассортимент компании ввели товары бытовой химии, парфюмерии и косметики. База данных предприятия в настоящий момент насчитывает более 700 постоянных клиентов, в состав которых входят:
· предприятия оптовой торговли г. Киров и Кировской области;
· предприятия розничной торговли г. Киров и Кировской области;
· предприятия оптовой и розничной торговли республики Коми;
· система РайПО Кировской области;
· почта России;
· аптечные сети;
· сеть розничных рынков г. Киров;
· гипермаркеты, супермаркеты города.
Компания обладает высоким опытом работы с крупными российским и зарубежными фирмами производителями парфюмерно-косметических товаров и бытовой химии.
Целями деятельности Общества являются расширение рынка товаров и услуг, а также извлечение прибыли. Для достижения этих целей Общество использует европейский уровень обслуживания, применение уникальных технологий.
Внешняя среда - это совокупность активных хозяйствующих субъектов, экономических, общественных и природных условий, национальных и межгосударственных институциональных структур, а также других внешних условий и факторов, действующих в окружении предприятия и влияющих на различные сферы его деятельности. Ее подразделяют на:
- микросреду - поставщики материально-технических ресурсов, потребители продукции (услуг) предприятия, торговые и маркетинговые посредники, конкуренты, государственные органы, финансово-кредитные учреждения, страховые компании;
- макросреду – природные, демографические, научно-технические, экономические, экологические, политические и международные факторы.
Предприятие должно заниматься регулированием влияния со стороны внешней среды так, чтобы находится с ней в состоянии постоянного обмена. От правильно построенных взаимоотношений с окружающей средой предприятия во многом зависит деятельность фирмы и ее успехи.
Организации необходимо адаптироваться к своей внешней среде, таким образом руководитель данной организации должен попытаться минимизировать влияние какой-либо неопределённости условий внешней среды.
К основным факторам внешней среды предприятия относятся следующие составляющие.