Для проверки соблюдения сроков отчетов составим следующую вспомогательную ведомость (табл. 14).
Таблица 14. – Проверка соблюдения сроков отчетов по выданным подотчетным сумам и наличия остатков неиспользованных сумм
| № авансового отчета, дата | Сумма неиспользованных средств | Срок отчета | Количество дней просрочки | Сумма штрафа | Примечание |
| №17 от 06.01.09 г | 0 | 10.01.09 | нет | нет | Отчет сдан в срок |
| №18 от 16.01.09 | 0 | 16.01.09 | нет | нет | Отчет сдан в срок |
| №19 от 16.01.09 | 0 | 16.01.09 | нет | нет | Отчет сдан в срок |
| №20 от 31.01.09 | 0 | 1.01.09 | нет | нет | Отчет сдан в срок |
Издан приказ руководителя, в котором перечислены работники, имеющие право получать денежные средства в подотчет из кассы организации. В нем указаны срок и цели выдачи подотчетных сумм. Фактические цели выдачи подотчетных сумм соответствуют поименованным в приказе руководителя.
Заявление работника на выдачу подотчетных сумм присутствует и оформлено надлежащим образом.
Форма расходно-кассового ордера, по которому выдавались деньги в подотчет, соответствует его унифицированной форме.
Все бухгалтерские записи, в том числе связанные с обеспечением расчетов с подотчетными лицами, оформляются на основании первичных документов (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», ст. 313 НК РФ).
Подотчетные суммы одним работником другому не передаются.
В учреждении ведется журнал учета выдачи доверенностей, а также оформление и выдача самих доверенностей.
Материальные ценности, отпускаемые поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению учреждению, может получать подотчетное лицо. В этом случае оно действует на основании доверенности, порядок выдачи которой работнику организации установлен гражданским законодательством.
Бухгалтерские проводки по операциям расчетов с подотчетными лицами ведутся правильно с выведением остатков на конец отчетного периода.
Записи авансовых отчетов соответствуют данным регистров бухгалтерского учета.
Существуют ошибки, допускаемые бухгалтерами и самими подотчетными лицами при совершении кассовых операций.
Результат проверки при проверке данного участка:
1. Законность и целесообразность расходов на хозяйственно – операционные нужды определяются путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально – производственных запасов. Проверяется наличие оправдательных документов и их соответствие данным авансового отчета, но и правильность оформления этих документов (товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам, талонов, актов выполненных работ, актов закупок и т.п.).
При приобретении подотчетным лицом товаров на предприятии розничной торговли за наличный расчет было проверено наличие документов, подтверждающих расход денежных средств.
К авансовому отчету приложен только товарный чек со штампом «Оплачено» на бумагу 10 пачек по 40 рублей на общую сумму 4000 рублей.
Товарного чека не достаточно для подтверждения использования подотчетных сумм.
Расход денежных средств может быть подтвержден чеком контрольно-кассового аппарата, квитанцией приходного кассового ордера или документами строгой отчетности по формам, утвержденным Минфином России. Для подтверждения использования подотчетных сумм необходимо представить товарный чек и чек КММ.
2. Проверкой установлено, что присутствует нарушение Порядка ведения кассовых операций. В отдельных расходных кассовых ордерах (РКО) не указан код целевого назначения.
Проверка расчетов с подотчетными лицами по командировкам предполагает признание факта служебной командировки и проверку обоснованности и правильности расходов, связанных с командировкой.
3. Согласно а/о №6 в январе возмещены командировочные расходы по командировке в г. Архангельск Вьюнову П.В. в сумме 8 876 руб., в том числе расходы по оплате телефонных междугородных переговоров в сумме 1580 руб. без подтверждения производственного характера этих переговоров, т.е. завышена себестоимость на 1580 руб. Также возмещены расходы по оплате услуг по предварительной продаже авиабилетов «Москва-Архангельск» на рейс 2327 в сумме 30 руб. К а/о прилагается авиабилет «Москва-Архангельск» на другой рейс (2315), следовательно, завышена себестоимость на 30 руб.
Согласно а/о №8 в марте Коренькову В.С. оплачены суточные за 1 день пребывания в командировке (5 февраля) в сумме 50 руб. Согласно п. 15 Инструкции №62 при командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Таким образом, необоснованно завышена себестоимость на 50 руб.По а/о №91 от 23.03.09 (проведен в апреле) Шестерикову Б.Н. возмещены расходы по командировке в сумме 1 335 руб., в том числе суточные за 1 сутки в сумме 50 руб. В командировочном удостоверении сделана отметка о выбытии и прибытии в г. Москву 20 марта. Прилагаются 2 авиабилета: Москва-Архангельск – 20.03.01, Архангельск-Москва – 21.03.01. Таким образом, отметка в командировочном удостоверении противоречит дате вылета согласно авиабилету. Т.е., оплату суточных в данном случае следует производить по дате прибытия, указанной в авиабилете. Суточные следовало оплатить в сумме 100 рублей из расчета двух суток. Кроме того, следовало возместить работнику расходы по найму жилого помещения без подтверждающих документов в сумме 4,5 руб.Согласно а/о в марте Шестерикову Б.Н. возмещены расходы по командировке в сумме 3 815 руб. В нарушение п. 2 Инструкции о служебных командировках №62 к а/о не приложено командировочное удостоверение. Согласно п. 6 вышеназванной Инструкции фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении.3.3 Основные ошибки при учете расчетов с подотчетными лицами