После списания с расчетного счета средств в оплату взносов в бухгалтерском учете оформляется проводка:
Дебет счета 69 Кредит счета 51.
2.3 Анализ и контроль документооборота по оплате труда
В ООО «Эвольвента» для расчетов по оплате труда с работниками применяются следующие типовые формы первичной учетной документации, которые были утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.:
- N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу" и N Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу" в приложении ж. Форма N Т-1 применяется при оформлении приема на работу на одного работника, форма N Т-1а - при оформлении группы работников. В приказе указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). Трудовой договор может быть срочным (на определенный срок) или бессрочным. Если в приказе срок действия договора не указан - реквизит "дата" в форме N Т-1 или строка "Период работы" форме N Т-1а не заполнены, договор считается заключенным на неопределенный срок;
- N Т-2 "Личная карточка работника. Форма N Т-2 ведется специалистом отдела кадров на основании личных документов работника - паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу, документа об образовании, о квалификации, а также сведений, сообщенных о себе работником. В бухгалтерии организации ведется лицевой счет работника (форма N Т-54), в котором помимо сведений, необходимых для расчета сумм оплаты труда, отражаются сведения о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года;
- N Т-3 "Штатное расписание. Форма N Т-3 применяется для оформления структуры штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. В штатном расписании указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, индивидуальными трудовыми договорами, В графах 6-8 "Надбавки" показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, районный коэффициент.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом и условиями труда);
- N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу" и N Т-5а, "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу; - оформляются при переводе на другую работу в той же организации, вместе с организацией в другую местность, соответственно одного работника и группы работников. Особое внимание на ООО «Эвольвента» уделяется указанию оснований перевода. Данный реквизит имеет существенное значение при переводе на нижеоплачиваемую работу - для определения правомерность сохранения среднего заработка;
- N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику", N Т-6а, , "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам, N Т-7 "График отпусков". На основании данных перечисленных унифицированных форм бухгалтерией ООО «Эвольвента» производится расчет отпускных;
- N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)", N Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)". Формы N Т-8 и Т-8а оформляются соответственно при расторжении трудового договора с одним работником и группой работников. Для целей расчетов с работниками данные приказов используются бухгалтерией ООО «Эвольвента» для расчета выходного пособия и прочих выплат, связанных с увольнением;
- N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку", N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку" , N Т-10 "Командировочное удостоверение", N Т-10а, "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". Формы применяются при осуществлении командировочных расходов, которые непосредственно к суммам оплаты труда не относятся, но общий порядок их выплаты регулируется трудовым законодательством;
- N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника", N Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников" в приложении Р. Формы N Т-11 и Т-11а применяются при осуществлении расходов в виде премий и иных форм поощрения работников.
Формы документации по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда , используемые в ООО «Эвольвента»:
- табель учета рабочего времени (форма N Т-13). Табель учета рабочего времени является основным документом, на основании которого производится в ООО «Эвольвента» расчет заработной платы работникам, дополнительных выплат за работу в условиях, отличающихся от обычных. Табель учета рабочего времени является элементом документооборота ООО «Эвольвента» и указан в учетной политике организации. Табель составляется ежемесячно в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником отдела кадров, передаются в бухгалтерию. Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).
Затраты рабочего времени в ООО «Эвольвента» учитываются в Табеле путем регистрации отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.
- расчетная ведомость (форма N Т-51), платежная ведомость (форма N Т-53. Ведомости по формам N Т-51 и Т-53 составляются в бухгалтерии организации на основе представленных табелей рабочего времени, выписок из приказов о приеме на работу, переводе работников и других служебных перемещениях;
- журнал регистрации платежных ведомостей (форма N Т-53а, применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации. Ведется в бухгалтерии в ООО «Эвольвента»;
- записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60). Форма позволяет аккумулировать сведения для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска, а также произвести сам расчет;
- записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма N Т-61). Применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Составляется, работником отдела кадров на основании приказа об увольнении (расторжении трудового договора). Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится непосредственно в форме N Т-61 работником бухгалтерии;
- акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма N Т-73. Форма N Т-73 применяется в ООО «Эвольвента», когда необходимо привлекать работников по срочному трудовому договору, заключаемому на время выполнения определенной работы. Оформленный акт является основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ. Составляется работником, ответственным за прием выполненных работ, утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в бухгалтерию для расчета и выплаты исполнителю работ причитающейся суммы.
Учет выработки фасованной продукции оформляется нарядами на сдельную работу, бригадирами, которые затем передаются для начисления заработной платы в бухгалтерию.
Учет заработной платы в ООО «Эвольвента» включает в себя учет затрат по нормам и учет отклонений от норм. Под затратами в пределах норм понимается плата за работы по фасовке, в соответствии с действующими нормами и расценками. К отклонениям от норм относятся оплата дополнительных операций, не предусмотренных установленным технологическим процессом, и доплаты к основным сдельным расценкам, вызываемые отступлениями от нормальных условий производства.
Отклонения от норм (доплаты) в ООО «Эвольвента» оформляются следующими документами: доплаты к действующим нормам и расценкам - листками на доплату, оплату дополнительных операций, не предусмотренных установленным технологическим процессом, - нарядами на сдельную работу с отличительным знаком - с красной чертой по диагонали бланка наряда. В этих документах указываются причины доплат и дополнительных работ, а также лица, ответственные за выполнение работ. Для учета и анализа отклонений от норм устанавливается перечень причин отклонений.