Прежде всего, при оформлении актов оказания услуг (выполнения работ) необходимо обеспечить четкое разграничение каждой из перечисленных услуг (работ), а также обосновать их непосредственную связь с производственной деятельностью организации. Как правило, в тексте акта делают отметку о том, что данный акт является неотъемлемой частью договора на оказание услуг, выполнение работ.
Основным документом по расчетным взаимоотношениям с поставщиками является счет-фактура, который служит основанием для оформления соответствующих банковских платежных документов на перечисление задолженности (платежных требований, платежных поручений).
Например, в ООО «Селана» в марте 2009 года поступили на склад бензин 80 и дизельное топливо на сумму 71820,70 руб., в том числе НДС в сумме 10955,70 руб.
В счете-фактуре должны быть указаны:
· порядковый номер счета-фактуры;
· наименование и регистрационный номер поставщика;
· наименование получателя (плательщика);
· стоимость, цена поступающих товарно-материальных ценностей;
· сумма налога на добавленную стоимость;
· дата предоставления счета-фактуры.
Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров, и скрепляется печатью организации.
В счете-фактуре не допускаются подчистки и помарки. Исправления заверяют подписью руководителя и печатью поставщика с указанием даты исправления.
Счета-фактуры составляются предприятием поставщиком на имя предприятия покупателя в двух экземплярах, первый из которых не позднее десяти дней со дня отгрузки товаров или предоплаты (аванса) представляется поставщиком покупателю и дает право на зачет (возмещение) сумм по НДС. Второй экземпляр счета-фактуры (копия) остается у поставщика (подрядчика).
В ООО «Селана» получаемые счета-фактуры хранятся в журнале учета полученных счетов-фактур в течение полных пяти лет с даты их получения. Они должны быть подшиты и пронумерованы.
Также ООО «Селана» ведет книгу покупок, в которой регистрируются счета-фактуры, представляемые поставщиками. Цель ведения книги покупок заключается в определении сумм НДС, подлежащего зачету в соответствии с законом об НДС. Книга покупок включает все реквизиты поступающих счетов-фактур поставщиков, причем суммы НДС фиксируются раздельно по товарам со ставкой обложения налогом в 18 и 10 %, отдельно показываются покупки, не облагаемые по действующему положению НДС.
А поставщики в свою очередь хранят выдаваемые счета-фактуры в журнале выданных счетов-фактур и ведут специальную книгу продаж. Учет выданных поставщиками счетов-фактур в книге ведется в хронологическом порядке по мере отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг или получения предоплаты. Записи делаются не позднее десяти дней после совершения операции. Заполнение книги продаж аналогично книге покупок.
Для оплаты поступающих материальных ценностей может быть использован также счет, содержание которого аналогично счету-фактуре. Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию материалов и является основанием для их оплаты.
Независимо от оплаты и доставки, порядок оприходования материальных ценностей должен отвечать определенным требованиям. При любом варианте получения материальных ценностей у поставщика и любом варианте доставки, их предъявляют кладовщику для оприходования. Приемка на складе производится методом прямого счета, взвешивания, обмера и внешнего осмотра, с целью выявления соответствия данным сопроводительных документов. В случае несоответствия количества и качества поступивших материалов данным сопроводительных документов, составляется приемный акт. Акт составляют и подписывают члены специальной комиссии, назначенной руководителем предприятия, кладовщик и представитель поставщика. В дальнейшем на основе акта к поставщику могут быть предъявлены соответствующие претензии. Если не обнаружено никаких расхождений с документами, кладовщик выписывает приходный ордер или приемную фактуру в двух экземплярах. Вместо выписки приходных ордеров кладовщик может поставить на сопроводительный документ (если их поступило 2 экземпляра) штамп, удостоверяющий получение.
Оприходование поступивших материальных ценностей оформляется путем наложения штампа на расчетном документе: товарной накладной, счете-фактуре, счете, акте приемки-сдачи работ, акте об оказании услуг и других документах, удостоверяющих количество или качество поступивших ценностей, выполненных работ или оказанных услуг.
Приемка товарно-материальных ценностей по количеству предусматривает проверку их соответствия фактического наличия данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и (или) расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности – требованиям к качеству ценностей, предусмотренных в договоре.
Учет первичных документов по приходу товаров в ООО «Селана» ведется в «Журнале поступления товарно-материальных ценностей», в котором указывается название приходного документа, его дата и номер, краткая характеристика документа, дата регистрации документа, сведения о поступивших ценностях.
Материальные ценности хранятся на складах под наблюдением материально ответственных лиц, с которыми заключают договор о материальной ответственности. Материалы на складах учитываются в карточках складского учета, открываемых на каждое отдельное наименование материала. В карточках указываются наименования материала, номенклатурный номер, размер, сорт, место хранения, единица измерения, учётная цена, балансовый счет, норма запаса и другие данные.
Материально ответственное лицо составляет отчет о движении материальных ценностей в двух экземплярах в количественном выражении на основании первичных документов. Бухгалтер, после проверки отчета и таксировки, второй экземпляр отчета передает обратно на склад материально ответственному лицу с отметкой о дате приема от него отчета и дате окончания его обработки.
После проверки и таксировки, с приложенными оправдательными документами, на основании которых были сделаны записи в «Журнале поступления товарно-материальных ценностей», бухгалтер предприятия переносит остатки на конец месяца из отчетов в сальдовые ведомости.
Оформленные документы на приемку товарно-материальных ценностей являются основанием для расчетов ООО «Селана» с поставщиками и их данные не могут быть пересмотрены после приемки ценностей в организации (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке).
В ООО «Селана» поступающие товарно-материальные ценности приходуются в день окончания их приемки по фактическому количеству и сумме.
3.2 Организация синтетического и аналитического учета расчетов с поставщиками и подрядчиками в ООО «Селана»
Расчеты с поставщиками за товары, работы, услуги в ООО «Селана» ведутся, как правило, по безналичной форме расчета путем перечисления финансовых средств со счета плательщика на счет получателя. Применение безналичных расчетов сокращает потребность в наличных деньгах, снижает расходы на денежное обращение, способствует концентрации в банках свободных денежных средств организаций, обеспечивает их более надёжную сохранность.
Основной формой безналичных расчетов в сельскохозяйственной организации ООО «Селана» являются платежные поручения. Платежное поручение представляет собой распоряжение владельца счета (ООО «Селана») банку на перечисление денежных средств с его расчетного счета на счет получателя денег (поставщика). В нем обязательно указывают назначение подлежащих перечислению сумм. Платежное поручение передается в учреждение банка плательщика в порядке последующего акцепта после получения получателем товарно-материальных ценностей или оказанных ему услуг.
Осуществляются расчеты после отгрузки плательщику товарно-материальных ценностей, выполнения работ или оказания услуг, либо одновременно с ними (с согласия предприятия или по его поручению).
В безакцептном порядке оплачиваются требования за отпущенный газ, воду, тепловую и электрическую энергию, выписанные на основании показателей измерительных приборов и действующих тарифов, а также за канализацию, пользование телефонов, почтово-телеграфные услуги.
Для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками в ООО «Селана» используется счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Счет – пассивный, сальдо кредитовое, отражает сумму задолженности ООО «Селана» перед поставщиками по неоплаченным счетам. Оборот по дебету данного счета отражает погашение задолженности, а оборот по кредиту – возникновение новой задолженности.
К счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в ООО «Селана» открыты следующие субсчета:
- 60-1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками в рублях»;
- 60-2 «Авансы выданные в рублях»;
- 60-3 «Векселя выданные»;
- 60-6 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками в у. е.»;
- 60-7 «Авансы выданные в у. е.»;
- 60-11 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками в валюте»;
- 60-22 «Авансы выданные в у. е.».
Счет 60 кредитуется на стоимость фактически поступивших или принятых к оплате товарно-материальных ценностей, потребленных услуг и работ в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов товарно-материальных ценностей или затрат.
Например, в марте 2009 года в ООО «Селана» поступили товары (скобы № 24) на сумму 26260,00 руб. (в т.ч. НДС 4005,76 руб.). Счет данного поставщика был акцептован в этом же месяце на указанную сумму (табл. 3.1).
Счет 60 по дебету, на котором отражаются суммы исполнения обязательств, включая авансы и предварительную оплату, корреспондирует со счетами учета денежных средств и др. При этом суммы выданных авансов и предварительной оплаты учитываются обособленно. На данном предприятии расчеты с поставщиками и подрядчиками с применением предварительной оплаты и выдачи авансов осуществляются редко.