Инвентаризация запасов, находящихся в пути, отгруженных, но не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся на соответствующих счетах сумм.
Предварительно может быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами.
При установлении фактов неоприходования поступивших запасов должны быть затребованы объяснения лиц, получивших их.
В описях на запасы, отгруженные и неоплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование запасов, дата отгрузки, дата выписки, номер и сумма по счет-фактуре.
Запасы, находящиеся в эксплуатации, инвентаризуются по месту их нахождения и лицам, на ответственном хранении которых они находятся.
При инвентаризации запасов, выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых инвентаризационных описей с указанием в них ответственных за эти предметы лиц, на которых открыты личные карточки, с распиской их в описи.
Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т. п.).
При инвентаризации незавершенного производства комиссия:
1) определяет фактическое наличие заделов (деталей, узлов, агрегатов) и незаконченных изготовлением и сборкой изделий, находящихся в производстве, а также готовые изделия, не полностью укомплектованные и не сданные на склад;
2) выявляет неучтенный брак;
3) определяет фактическую комплектность незавершенного производства (заделов) и обеспеченность сборки деталями;
4) выявляет остаток незавершенного производства по аннулированным заказам, а также по заказам, выполнение которых приостановлено определить фактическую себестоимость находящихся в производстве заделов (деталей, узлов, агрегатов) и незаконченных изготовлением и сборкой изделий и т.п.
Запасы, находящиеся у рабочих мест, не подвергавшиеся обработке, в опись незавершенного производства не включаются, а инвентаризируются и фиксируются в отдельных описях.
По незавершенному производству, представляющему собой неоднородную массу или смесь сырья (в соответствующих отраслях промышленности), в инвентаризационных описях, а также в сличительных ведомостях приводятся два количественных показателя: количество этой массы или смеси и количества сырья или материалов (по отдельным наименованиям), входящим в ее состав. Количество сырья или материалов определяется техническими расчетами с учетом специфики производства.
Инвентаризация расчетов с банками по кредитам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами и другими дебиторами и кредиторами заключается:
1) в проверке тождественности расчетов с банками, органами казначейства, финансовыми, налоговыми органами, пенсионными фондами, со структурными подразделениями организаций, выделенными на отдельные балансы;
2) в проверке правильности и обоснованности сумм задолженности, включая суммы по которым истекли сроки исковой давности;
3) в выявлении по задолженности работникам организации сумм своевременно не выплаченной заработной платы, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.
Проверке должны быть подвергнуты счета «краткосрочная кредиторская задолженность», «долгосрочная кредиторская задолженность» в части сумм товаров в пути и расчетов с поставщиками по неотфактурованным поставкам.
При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (дата выдачи, целевое назначение).
При инвентаризации расходов будущих периодов комиссия по документам устанавливает и включает в описи сумму, подлежащую отражению на счете.
Инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности
Инвентаризация кассы проводится с полным полистным пересчетом всех денежных купюр, ценных бумаг, денежных документов, бланков строгой отчетности по видам с указанием в акте названия, номера, серии и номинальной цены и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.
При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги (акции, облигации, чеки, векселя и другие документы, выпускаемые в соответствии с законодательством в качестве ценных бумаг).
Денежная наличность включается в акт по купюрам и сумме.
В акте инвентаризации наличия денежных средств остатки находящихся в кассе денежных средств сверяются с данными учета на день инвентаризации, и выносится результат. При обнаружении комиссией недостачи или излишков в акте указывается сумма.
Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся на этом счете сумм:
1) при сдаче денежной наличности - с данными квитанции банка, почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу денег инкассаторам обслуживающего банка и т. п.;
2) по суммам, переведенным собственником или другими организациями - согласно полученным от них извещениям (авизо) с указанием даты, номера поручения, суммы и наименования обслуживающего банка или почтового отделения, принявшего перечисление.
Инвентаризация денежных средств, находящихся в банке на текущем счете в тенге, на текущем счете в валюте и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерской службы индивидуального предпринимателя или организации, с данными по выписке банков.
Документальное оформление инвентаризации
Инвентаризационные описи могут быть оформлены как на бумажных, так и на электронных носителях.
Записи в инвентаризационных описях осуществляются без помарок и подчисток.
На последних листах инвентаризационной описи пустые строки прочеркиваются.
При обнаружении материально ответственным лицом после инвентаризации ошибки в описях, оно немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявляет об этом председателю инвентаризационной комиссии. Комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.
Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных записей. Исправления оговариваются и подписываются всеми членами комиссии и материально ответственным лицом.
По окончании инвентаризации при необходимости проводятся контрольные проверки ее правильности, с участием членов комиссий и материально ответственного лица, которые оформляются актом.
Не допускается внесение комиссией в описи заведомо неправильных данных о фактических остатках с целью сокрытия недостач или излишков.
В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации - расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей (актов).
Сличительные ведомости составляются по активам, при инвентаризации которых выявлены отклонения от учетных данных.
Регулирование инвентаризационных разниц и оформление результатов инвентаризации
Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета признаются: излишки - доходом и подлежат оприходованию, недостачи - расходом.
Нормы естественной убыли применяются лишь в случаях выявления фактических недостач. Сумма естественной убыли в пределах установленных норм определяется после зачета недостач излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице все же осталась недостача запасов, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию запасов, по которому установлена недостача.
Недостача и порча запасов сверх норм естественной убыли при наличии виновных лиц возмещается виновными лицами.
Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период у одного и того же проверяемого лица, в отношении запасов одного и того же наименования и в тождественных количествах.
О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения комиссии.
Комиссия выявляет причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы, предложения и решения комиссии оформляются протоколом, утвержденным индивидуальным предпринимателем или руководителем организации.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в бухгалтерском учете и финансовой отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовой финансовой отчетности.
Хранение документов бухгалтерского учета
Индивидуальный предприниматель или организация хранят первичные документы, регистры бухгалтерского учета на бумажных и (или) электронных носителях, финансовую отчетность, учетную политику, программы электронной обработки учетных данных в течение периода, установленного законодательством Республики Казахстан.