Понятие системы бюджетирования и условия эффективного её функционирования
Процесс составления, принятия бюджета коммерческой организации и последующего контроля за его исполнением называется бюджетированием.
Наиболее значимыми управленческими задачами, решаемыми с помощью бюджетирования, являются:
* планирование операций, обеспечивающих достижение целей предприятия;
* координирование различных видов бизнеса и структурных подразделений, согласование интересов отдельных работников, владельцев предприятия и их групп в целом по организации;
* отслеживание отклонений фактических результатов деятельности предприятия и его структурных подразделений от поставленных целей, анализ причин отклонений и принятие решений регулирующего
характера;
* эффективный контроль за расходованием финансовых и материальных ресурсов и обеспечение плановой дисциплины;
* оценка выполнения плана центрами финансовой ответственности;
* стимулирование менеджеров центров финансовой ответственности к достижению целей своих структурных подразделений.
Бюджетирование как управленческая технология включает в себя три составные части:
1. Технология бюджетирования, которая включает виды, формы бюджетов, порядок консолидации бюджетов.
2. Организация процесса бюджетирования, предусматривающая формирование финансовой структуры коммерческой организации, бюджетного регламента, этапов бюджетного процесса, графика документооборота (процедуры и системы внутренних нормативных документов).
3. Использование информационных технологий.
Система бюджетирования представляет собой совокупность таких элементов, как структура бюджетов, процедура формирования, согласования, утверждения бюджетов, нормативная база, типовые процедуры и механизмы принятия управленческих решений.
Условия эффективного функционирования системы бюджетирования:
– наличие методологической и методической базы для разработки, контроля и анализа бюджетов;
– наличие разработанной технологии согласования бюджетов, разрабатываемых на разных уровнях предприятия;
– обеспечение целостности и достоверности данных при передаче информации с одного уровня на другой (сверху вниз и снизу вверх);
– обеспечение доступа к оперативным данным о состоянии бизнеса для принятия управленческих решений;
– наличие грамотных специалистов и соответствующее кадровое обеспечение;
– наличие соответствующего программного обеспечения на предприятии.Этапы постановки системы бюджетирования в организации
Для эффективного функционирования системы бюджетирования на предприятии необходимо обеспечить правильную её постановку, включающую в себя следующие этапы:
1. Формирование финансовой структуры. Целью данного этапа является разработка модели структуры, позволяющей установить ответственность за исполнение бюджета и контролирующей источники возникновения доходов и расходов.
2. Создание структуры бюджетов. На этом этапе определяется общая схема формирования сводного бюджета организации.
3. Разработка методик и процедур управленческого учёта. В результате проведения работ на данном этапе формируется учётно-финансовая политика предприятия.
4. Разработка регламента планирования.
5. Внедрение системы бюджетирования на предприятии.
Бюджет организации и его характеристика
Бюджет это количественный план, представленный в денежном выражении, подготовленный и принятый до определённого периода и показывающий планируемую величину дохода, которая может быть достигнута и/или расходы, которые должны быть понижены в течение этого периода и капитал, который необходимо привлечь для достижения цели.
Бюджету организации присущи три основных характеристики:
1. Количественное выражение;
2. Централизованный характер;
3. Системность.Структура сводного бюджета
Сводный бюджет организации объединяет в себе 2 основные составляющие:
1. Операционный бюджет. Операционный бюджет содержит:
– производственный бюджет;
– бюджет прямых затрат на материалы;
– бюджет прямых затрат на оплату труда;
– бюджет общепроизводственных расходов;
– бюджет производственных запасов;
– бюджет коммерческих расходов;
– бюджет управленческих расходов;
– бюджет доходов и расходов (прогноз отчёта о прибылях и убытках)
Бюджет прямых затрат на материалы, бюджет прямых затрат на оплату труда и бюджет общепроизводственных расходов иногда объединяют в бюджет производственных затрат.
Бюджет прямых затрат на материалы, бюджет прямых затрат на оплату труда, бюджет общепроизводственных расходов, бюджет коммерческих расходов и бюджет управленческих расходов являются затратными бюджетами.
2. Финансовый бюджет включает:
– инвестиционный бюджет;
– бюджет движения денежных средств;
– прогноз баланса.
Основными бюджетами, составление которых является обязательным для каждой коммерческой организации, являются прогноз баланса, бюджет доходов и расходов и бюджет движения денежных средств.
Данные бюджеты также называют консолидированными бюджетами. Они имеют стандартные форматы, и при их составлении используются документы, по форме и содержанию соответствующие документам финансовой отчётности.
1. Прогноз баланса является важнейшим инструментом управления активами и пассивами коммерческой организации.
2. Бюджет доходов и расходов необходим для оценки рентабельности коммерческой организации.
3. Бюджет движения денежных средств отражает обязательства относительно денежных средств.
При разработке бюджетов учитывается, что они имеют различные виды и формы.
Бюджет коммерческой организации может иметь множество видов и форм. Его структура зависит от следующих факторов:
– предмет составления бюджета (вид деятельности);
– размер организации;
– тип организационной структуры управления организации;
– от квалификации и опыта разработчиков.
Методы бюджетирования:
1. Нулевой метод, который берут за основу вновь создаваемые коммерческие организации или организации, которые меняют предмет своей деятельности.
Суть данного метода заключается в том, что каждый из видов деятельности, осуществляемый в рамках центров финансовой ответственности или структурных подразделений, до начала наступления планового периода должен доказать своё право на существование путём обоснования экономической эффективности использования выделяемых средств.
2. Планирование от достигнутого.При данном методе за основу берутся достигнутые значения.
3. Метод составления обновлённых бюджетов. Разрабатывается бюджет с использованием первых двух подходов и потом несколько раз пересматривается.
Формы бюджетов:
1. Жёсткий – традиционный. При жёсткой форме цифры не меняются,
2. Гибкий - при гибкой форме – корректируются.
Финансовый бюджет и особенности его разработки
I. В инвестиционном бюджете учитываются затраты и источники инвестирования на предстоящий плановый период. Инвестиционный бюджет рекомендуется разрабатывать на год и более длительные отрезки времени. В инвестиционном бюджете происходит окончательное определение объектов инвестирования, объёмов и сроков реальных инвестиций. В этом документе особое внимание должно быть уделено определению влияния новых инвестиций на величину конечных финансовых результатов. При разработке данного бюджета предполагаемые капитальные вложения рекомендуется разделять на следующие группы:
1. Капитальные вложения первой необходимости, без которых выживание предприятия находится под угрозой.
2. Дискреционные капвложения, которые направлены на снижение затрат и повышение прибыли, однако не являются жизненно необходимыми.
При разработке данного бюджета необходимо капитальные затраты распределять по видам бизнеса (структурным подразделениям). Это необходимо для того, чтобы определить, какие виды затрат и в каком объёме будут финансироваться централизованно, а какие – в рамках отдельных единиц бизнеса или центров инвестиций.
II. Бюджет движения денежных средств. Разработка данного бюджета необходима для проверки реальности источников поступления средств и обоснования расходов, синхронности их возникновения, определения возможной величины дополнительной потребности в заёмных средствах.
III. Прогноз баланса это прогноз состояния активов и пассивов коммерческой организации. Назначение это бюджета – показать, как изменится балансовая стоимость коммерческой организации в результате осуществления финансово-хозяйственной деятельности организации в течение планируемого бюджетом периода.
7. Бюджетный процесс и требования к его организации
Бюджетный процесс представляет собой замкнутый контур финансового управления в рамках определённого временного интервала, включая в себя 3 последовательные стадии (этапа).
1. Разработка проекта сводного бюджета. На данном этапе выполняются следующие работы:
1.1. Установление общих целей развития организации.
1.2. Конкретизация общих целей и определение задач для каждого центра финансовой ответственности.
1.3. Подготовка отделами и подразделениями проекта бюджета.
1.3.1. Подготовка операционных бюджетов
1.3.2. Подготовка общего бюджета
2. Утверждение проекта бюджета
2.1. Внесение корректив в бюджет
2.2. Составление окончательного проекта и включение его в структуру общего плана организации.
3. Анализ исполнения бюджета по итогам истекшего планового периода
К организации бюджетного процесса на предприятии предъявляются следующие основные требования.