Счет-фактура является основным первичным документом, служащим основанием для расчетов с поставщиками.
Если товары получает материально-ответственное лицо вне склада покупателя, то необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право материально ответственного лица на получение товара.
Порядок оформления и получения по ним товаров установлен «Инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности», утвержденной Постановлением Государственного Комитета статистики РФ от 30.10.97 г. № 71а.
Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят: от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительными документами[12].
Приемка товаров по количеству в организациях розничной торговли предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах.
Приемка товара на складе поставщика осуществляется материально ответственным лицом предприятия розничной торговли по доверенности.
Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.
Если количество и качество поступившего товара соответствует указанному в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, счет-фактура, товарно-транспортная накладная, качественное удостоверение и другие документы, удостоверяющие количество и качество поступивших товаров) накладывается штамп организации, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах.
Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.
В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонении по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, составляется акт, который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику.
Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально ответственные лица организации розничной торговли, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии).
При закупке товара или его приемке руководителям предприятий розничной торговли необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар.
Например, по договору № 158/59 от 02 июля 2009 г. ИП Антипов Е.А. приобрел у ООО «Алексинские краски» смазку ТЕРМА в количестве 16 кг по цене 219 руб/кг с учетом НДС на сумму 3504 руб.
При приеме товара была произошел розлив смазки в количестве 5 кг. В ходе расследования происшедшего случая было установлено виновное лицо — заведующий складом ИП Антипов Е.А. Холодов А.Ю.
Бухгалтерией ИП Антипов Е.А составляются следующие записи:
Д-т 41-1 «Товары на складах» К-т 60 -1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в рублях)» - 2969 руб. 50 копеек - получена и оприходована смазка в количестве 16 кг
Д-т 19-3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам» К-т 60-1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в рублях)» - 534 руб.50 копеек - начислен НДС по приобретенным ценностям.
Д-т 60-1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в рублях)» К-т 51 «Расчетные счета» - 3504 руб. – произведена оплата поставщику
После перечисления поставщику оплаты за товар ИП Антипов Е.А принимает к вычету НДС при расчетах с бюджетом независимо от факта реализации товаров (при правильном оформлении счета-фактуры и товарной накладной ТОРГ-12), что отражается записью на сумму НДС по оплаченным и поступившим товарам:
Д-т 68 «Расчеты по налогам и сборам» К-т 19-3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам» - 534 руб. 50 копеек
Д-т 94 «Недостачи и потери о порчи ценностей» К-т 41-1 «Товары на складах» - 5 кг. - выявлена недостача.
Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» -1095 руб. (219 * 5 кг) - недостача отнесена на виновное лицо.
Возмещение ущерба виновным лицом Холодовым А.Ю.. может быть произведено следующими способами:
1. Путем перечисления суммы на расчетный счет ИП Антипова Е.А
Д-т 51 «Расчетные счета» К-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
2. Путем внесения суммы в кассу ИП Антипова Е.А: Д-т 50 «Касса» К-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
3. Путем удержания суммы из заработной платы: Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» К-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
В соответствии со ст. 248 Трудового Кодекса РФ из заработной платы виновного лица можно удерживать сумму недостачи только в следующих случаях:
-при наличии письменного согласия работника на это удержание;
-по решению суда
Работник ИП Антипова Е.А Холодов А.Ю., допустивший розлив смазки, дал письменное согласие на удержание суммы недостачи из заработной платы.
Бухгалтерией ИП Антипов Е.А составлена проводка: Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» К-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» - 1095 руб. - удержание недостачи из заработной платы Никонова В.А.
Возврат товара поставщику при обнаружении брака в процессе реализации товара, при несоответствии товара стандарту или согласованному образцу по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления расходной накладной. Условия возврата поставщику могут быть различными и оговариваются в договоре поставки.
Первичные документы по приходу товаров должны быть пронумерованы и подшиты в журнал поступления товаров, который должен содержать название приходного документа, его дату и номер, краткую характеристику документа, дату регистрации документа, сведения о поступивших товарах. Полученные счета - фактуры регистрируются в установленном порядке в книге покупок (см. Приложение Р).
Реализация регистрируется, согласно чеков контрольно - кассовых машин, в книге продаж.
Одним из признаков учета товаров в организациях розничной торговли является составление материально ответственными лицами отчетности о наличии и движении товаров. Материально-ответственное лицо на основе фактического получения товаров и их реализации составляет товарный отчет[13].
В приходной части товарного отчета каждый приходный документ (источник поступления товаров, номер и дата документа, сумма поступивших товаров) записывается отдельно и подсчитывается общая сумма оприходованных товаров за данный отчетный период, а также итог прихода с остатком на начало периода. В расходной части товарного отчета также отдельно записывают каждый расходный документ (направление выбытия товаров, номер и дата документа, сумма выбывших товаров). После этого определяют остаток товаров на конец отчетного периода. Внутри каждого вида прихода и расхода документы располагаются в хронологическом порядке. Общее число документов, на основании которых составлен товарный отчет, указывают прописью в конце отчета. Товарный отчет подписывает материально-ответственное лицо. Товарный отчет составляют под копирку в двух экземплярах. Первый экземпляр скрепляют с документами, которые располагают в порядке последовательности записей и отдают в бухгалтерию. Бухгалтер в присутствии материально-ответственного лица проверяет товарный отчет и расписывается в обоих экземплярах о приемке отчета и указывает дату. Первый экземпляр отчета вместе с документами, на основании которых он был составлен, остается в бухгалтерии, а второй передается материально-ответственному лицу. После этого каждый документ проверяют с точки зрения законности совершенных операций правильности цен, таксировки и подсчета.
В ИП Антипов Е.А товарный отчет составляется ежемесячно материально-ответственным лицом, а затем передается в бухгалтерию для его проверки.
Особенностью учета товарных операций в организациях розничной торговли является то, что учет товаров отражается на счете 41 "Товары" (субсчет 2 "Товары в розничной торговле") по цене приобретения плюс торговая надбавка. Если товар находится у организации розничной торговли, но не является ее собственностью, то его учет осуществляется на забалансовом счете 002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение" (при возникновении вопросов, связанных с оплатой товара, или по условиям договора товары запрещено продавать до их оплаты)[14].
Учет товаров, принятых для реализации на комиссионных началах в организациях розничной торговли учитывают на забалансовом счете 004 "Товары принятые на комиссию".Так как в ИП Антипова Е.А учет товаров организуется по продажным ценам, разница между покупной стоимостью и стоимостью по продажным ценам отражается обособленно на счете 42 "Торговая наценка". Счет 42 "Торговая наценка" является регулирующим контрольным счетом по отношению к счету 41 "Товары". Если из сальдо счета 41 "Товары" вычесть сальдо счета 42 "Торговая наценка" разность покажет покупную стоимость товаров. Счет 42 "Торговая наценка" не может существовать самостоятельно, он применяется только в сочетании со счетом 41 "Товары" и только при условии товаров по продажным ценам. Взаимосвязь счетов 41 "Товары" и 42 "Торговая наценка". Так в ИП Антипова Е.А товары поступают от поставщиков, при этом составляется договор поставки (см. Приложение А) и поэтому в счете – фактуре сразу отражена торговая наценка на поступивший товар. Особенностью учета поступления товаров в розничной торговле является то, что налог на добавленную стоимость по поступившим товарам не отражается на дебете счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", а записывается на дебете счета 41 "Товары".