Учет и аудит товарно-материальных запасов на примере Управления дошкольных и внешкольных учреждений "Ясли–сад № 53" (стр. 7 из 17)

Учетной политикой УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» предусмотрен порядок отпуска материалов со склада, а также перечень лиц, которым разрешается затребовать и получать материалы со складов. Материалы отпускаются со складов только на основании документов. Для оформления хозяйственной операции, связанных с отпуском материалов со складов и использованием в производстве, применяются следующие документы: накладная на внутреннее перемещение.

Отпуск материалов на сторону оформляется накладной на отпуск материалов на сторону, выписывается кладовщиком и подписывается главным бухгалтером и руководством.

Накладная на отпуск материалов на сторону используется на складе для оперативного учета отпуска, а в бухгалтерии - для выписки счетов получателям, а также ведения аналитического и синтетического учета расходов материалов.

Контроль за использованием материалов в УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» имеет целью установление соответствия фактического расхода утвержденным на фирме нормам. Основные причины отклонений от норм расхода материалов - экономия или перерасход материала, брак и т.д.

В УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» используют инвентарный метод контроля за расходованием материала и выявления отклонений.

Инвентарный метод - это метод, по которому выявляют недокументированные отклонения, сравнивая количество и стоимость материалов, отпущенных в течение отчетного периода, с остатками, выявленными при инвентаризации. При инвентарном методе в УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» ведутся карточки учета использованного материала, куда на основании первичных документов записывается количество материалов, переданных в обработку, выход отходов производства и неиспользованных материалов, а также фактическое количество выработанных изделий. По данным инвентаризации в карточки заносят остатки неиспользованных материалов. Сопоставляя фактический расход материалов на фактический отпуск с нормой, выявляют величину отклонений.

В УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» товарно-материальные запасы учитываются как на местах хранения, так и в бухгалтерии. Учет товарно-материальных запасов в местах хранения называется складским учетом. Он ведется материально ответственными лицами, в частности на складе - заведующим складом. Учет ведется в натуральном выражении (м, кг, шт., л и т.д.) по наименованиям.

Складской учет осуществляется в карточках складского учета. Согласно характера организации складского учета в УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» учет материалов в карточках ведут количественным методом. В карточках указывается наименование товарно-материальных запасов, вид товара, цена, по которой товар поступил на склад. Записи в карточках производят материально ответственные лица на основании первичных документов: в приход материала, на основании приходного ордера, выписанного бухгалтером, а в расход, на основании накладных на отпуск материалов на сторону.

Для предупреждения возможных ошибок при отпуске товаров, при инвентаризации, а также при составлении отчетности на каждый вид материала выписывается отдельный складской ярлык. Ярлыки хранят вместе с товаром на видном месте, на ярлыках отмечают текущий остаток материала.

Складской учет, который ведется только по количеству, называется оперативным, и поэтому он дополняется аналитическим учётом в бухгалтерии.

Первичные документы на поступление материалов ежедневно передаются в бухгалтерию. Первичные документы по расходу материала на производство, отпуск на сторону, внутреннее перемещение материалов передаются в бухгалтерию один раз в месяц вместе с материальным отчетом "Движение материалов на складе", который составляют заведующие складами. Материальный отчет, сопровождают первичные приходные и расходные документы. Он составляется в двух экземплярах: первый из них вместе с документами передается в бухгалтерию, а второй с подписью бухгалтера, принявшего документы, сохраняется на складе. Подпись бухгалтера на втором экземпляре отчета и в карточке складского учета (в графе «контроль») свидетельствует о том, что все документы проверены по количеству, содержанию и форме, а также о правильности записей в карточках складского учета материалов.

В конце месяца заведующий складом УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» делает материальный отчет "Движение сырья и материалов на складе за отчетный месяц".

Увязка учета запасов на складе и в бухгалтерии достигается составлением "Отчета о движении сырья и материалов на складе" в денежном выражении за отчетный период. Такой отчет составляется отдельно по каждому складу.

По окончании каждого месяца бухгалтер сверяет со сводного материального отчета остатки материалов, приход и расход с данными в "Отчете о движении сырья и материалов". Количественные остатки таксируются и подсчитываются.

Бухгалтерия УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» осуществляет учет приобретения, наличия и расходования материалов не только в натуральном, но и в денежном выражении.

Приобретение и заготовление материалов отражается в бухгалтерском учете на основании приходных документов и платежных требований поставщиков по кредиту счета 671 "Счета к оплате", на котором отражаются операции, связанные с наличием и движением расчетов с поставщиками за приобретенные товарно-материальные запасы, включая расходы по доставке или переработке товарно-материальных запасов независимо от времени оплаты предъявленного счета.

В бухгалтерию УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» поступают все приходные документы, а со склада все расходные документы. В бухгалтерии их всесторонне проверяют, прежде всего, производят оценку принятых и отпущенных материалов по учетной цене (таксировка документов). Протаксированные документы подвергаются раздельной группировке в трех направлениях, отраженных на рисунке 3.

Группировка приходных документов по поставщикам в бухгалтерии данного предприятия совмещается с учетом приобретения материалов и расчетов с поставщиками в журнале-ордере № 6.

Группировка документов по складам и материально-ответственным лицам, а также группам или видам материалов осуществляется составлением "Отчета о движение сырья и материала на складах", которые ведутся раздельно по приходу и расходу, отдельно для каждого склада. В конце месяца в эти отчеты заносят данные проверенных, принятых и протаксированных бухгалтерией первичных документов, затем по приходу и расходу выводят итоги по группам материалов, синтетическим счетам и складу в целом, а также остаток материалов переходящий на следующий месяц.

Рисунок 3 - Группировка приходных и расходных документов

"Отчеты о движение сырья и материалов" по приходу и расходу материалов УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» содержат необходимые данные для заполнения ведомости "Движение материальных запасов (в денежном выражении)", содержащий два раздела. Данные первого раздела позволяют получить информацию о поступлении материалов на предприятии по фактической себестоимости и учетным ценам, на основе которой определяется сумма транспортно-заготовительных расходов (ТЗР). Транспортно-заготовительные расходы УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» полностью включаются в стоимость материала, на доставку которого они были понесены. Например, поступила известь 250 кг. на сумму 60000 тенге в том числе НДС 15% - 8276 тенге, ТЗР за доставку извести составили 5880 тенге в том числе НДС -15% 811 тенге. Фактическая себестоимость 1 кг извести составила:

((60000+5880)7250)* 100%/115% = 227,17 тенге.

Во втором разделе, на основании "Отчетов о движении сырья и материалов", осуществляется свод данных об остатках и движении запасов за месяц по средневзвешенной стоимости и фактической себестоимости. Данные этого раздела сверяются с главной книгой по счетам подраздела 20 "Материалы".

Средневзвешенную стоимость ТМЗ УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» получают следующим методом: к остаткам на начало месяца прибавляют стоимость приобретенных (заготовленных) товарно-материальных запасов в течение отчетного периода. Средняя стоимость подсчитывается путем деления всей стоимости товарно-материальных запасов на количество единиц. В результате получаем средневзвешенную стоимость единицы товарно-материальных запасов на конец отчетного периода. В течение отчетного периода одни и те же товарно-материальные запасы могут быть приобретены у разных поставщиков по разным ценам. Стоимость товарно-материальных запасов на конец отчетного периода, определяемая по методу средневзвешенной стоимости, учитывает все цены, и тем самым сглаживает их рост или снижение.

Группировку израсходованных материальных ценностей по видам выполняет бухгалтерия УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» путем распределения пропорционально нормативному расходу материала на фактический выпуск продукции. Для этого составляют разработанную таблицу "Распределение расхода сырья и материалов". На каждый вид продукта разработаны специальные нормы расхода сырья и материала, согласно этих норм производят списание в производство сырья и материалов по средневзвешенным ценам. На основе полученной группировки производится списание материальных ценностей по средневзвешенной стоимости на соответствующие счета и объекты калькулирования.

Месячные итоги, выведенные по "Отчетам о движении сырья и материала", сверяются с ведомостью по учету ТМЗ, а те в свою очередь сверяются с записями в регистрах синтетического учета (журнал-ордер № 10). Обнаруженные при сверке ошибки и расхождения исправляются.

Для того чтобы упростить поиск и облегчить исправление ошибок, первичные документы по движению материалов после их обработки хранят в папках по материально ответственным лицам и закрепленными за ними складами.