Важным условием обеспечения сохранности материальных запасов является правильно организованная охрана. Контроль за состоянием сохранности активов начинается с проверки внутреннего контроля за ввозом и вывозом материальных запасов в УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53».
После обследования складского хозяйства аудитор согласовывает с руководителем предприятия участие в инвентаризации, которая является одной из важнейших процедур по сущуству при аудите ТМЗ.
Во время проведения инвентаризации аудитор должен следить за правильностью проведения работы и сам проконтролировать результаты проверки. Во избежание недоразумений запись результатов ведет и материально ответственное лицо. Указанные записи периодически сверяются.
Результаты инвентаризации по каждому виду материалов фиксируются в инвентаризационных описях, составляемых отдельно по местам нахождения или хранения ценностей и должностным лицам, ответственным за их сохранность. В описях материальные ценности отражаются по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. Бывают случаи, когда аудитор не включает в инвентаризационную опись материальные запасы, которые, по заявлению материально ответственных лиц, якобы не принадлежат данной организации, а находятся на временном хранении. По таким материалам комиссия должна составить отдельную опись, а затем путем встречной проверки выяснить, кому данные ценности принадлежат и почему хранятся на складе другой организации.
Особое внимание при проверке комиссия должна обращать на номера, марки и наименование материала. Известны случаи, когда проверяющие, сличая номера и марки, указанные в приходных документах, обнаруживали, что по данным инвентаризации составляются описи, которые подписывают члены инвентаризационной комиссии, а материально ответственные лица, кроме того, по каждой описи дают расписку примерно следующего содержания: "Все запасы, поименованные в настоящей инвентаризационной описи, комиссией проверены в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Запасы, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении".
Оформленную опись аудитор передает в бухгалтерию для составления сличительной ведомости. Сличительные ведомости составляют только по тем запасам, по которым выявлены отклонения от учетных данных. Аудитор должен проверить правильность составления сличительной ведомости бухгалтерией предприятия и соответствие записей, внесенных в нее работниками бухгалтерии, бухгалтерским данным.
Неотъемлемой частью проверки сохранности материальных запасов на складах является проверка складского учета. Практика работы показывает, что основные нарушения в ведении складского учета состоят в наличии отрицательных переходов остатков ("красное сторно") по видам материальных запасов, отсутствии записей о поступлении материалов по отдельным приходным документам, расхождении между данными карточек складского учета и бухгалтерского учета, завышении количества списываемых документов, неправильном подсчете остатков и т. д.
«Красное сторно» свидетельствует о неполном или несвоевременном оприходовании поступивших материальных запасах, списании завышенного количества материалов в производстве против фактически отпущенного, оформлении бестоварных документов на расход материалов, неправильном подсчете переходящих остатков и т.д.
Отрицательные переходящие остатки того или иного материала после очередного поступления этого вида материала временно закрываются, а количество материальных ценностей на эту величину уменьшается. Отрицательные остатки показывают размер неучтенных материалов и являются резервом для хищения.
Отдельные приходные документы, особенно по неотфактурованным поставкам, могут не отражаться в карточках складского учета. Для их выявления необходимо проверить все первичные документы кладовщика.
Учет материалов на складе осуществляет заведующий «Ясли - сад № 53», являющийся материально ответственным лицом. На эту должность не должны приниматься лица, имеющие судимость за растраты, хищения и не оправдавшие доверия на прежних работах. Кладовщика принимают на работу по согласованию с главным бухгалтером предприятия. От занимаемой должности он может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товарно-материальных запасов и передачи их по акту, утвержденному руководителем предприятия.
Аудитор должен уточнить: наличие заключенных письменных договоров с кладовщиками о полной индивидуальной материальной ответственности, состояние контроля за, их деятельностью, наличие номенклатуры, соблюдение режимов работы складов. Основное внимание его должно быть уделено проверке соблюдения правил хранения материальных запасов на складах и состоянию ведения складского учета.
Проверяя состояние учета движения материальных запасов на складах в УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53», аудитор должен обратить особое внимание на достоверность записей и правильность составления ведомости учета движения материальных запасов по первичным документам на прием и отпуск материалов, сданных в бухгалтерию заведующими складами при оперативном бухгалтерском методе учета материалов, когда работники бухгалтерии должны систематически контролировать правильность записей в карточках складского учета, сделанных материально ответственными лицами.
Важным направлением работы аудитора является анализ производственных запасов, определения обеспеченности УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» предметами труда для осуществления его бесперебойной деятельности.
Для анализа запасов материальных запасов используют карточки складского учета, оборотные ведомости и инвентаризационные описи, а также первичные документы.
При аудиторской проверке состава материальных запасов на предприятии «Ясли - сад № 53» на последнюю отчетную дату необходимо установить обеспеченность предприятия теми или иными видами производственных запасов для осуществления бесперебойной работы предприятия и установить достоверность учетных данных об остатках материальных запасов по счетам подраздела 20 «Материалы». Достоверность учетных данных об остатках материалов и других ценностей по каждому счету и в целом по подразделу 20«Материалы», согласованность данных аналитического и синтетического учета проверяется по оборотным или сальдовым ведомостям, составляемых по каждому материально ответственному лицу, ведомости по учету движения материалов журналу-ордеру № 6, по Главной книге и балансу.
Проверка оприходования материалов в УДВУ ГККП «Ясли - сад № 53» осуществляется путем анализа расчетных документов, поступающих от поставщиков. К таким документам относятся платежные требования, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные с разного рода приложениями. Одновременно по этим же документам аудитору следует проконтролировать правильность записей на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций по оприходованию материалов в УДВУ ГККП «Ясли – сад №53». В ходе документальной проверки операций по приходу материальных запасов устанавливают: соблюдение правил их количественной и качественной приемки; своевременность представления в бухгалтерию отчетов по материалам или регистров оправдательных документов; списание недостач материалов вследствие несвоевременного или неправильного составления коммерческих актов при вскрытии транспортных средств и актов приемки ценностей при выявлении на складе расхождений с сопроводительными документами поставщиков.
Наиболее тщательно аудитор должен проверить полноту и своевременность оприходования поступивших материальных запасов в «Ясли - сад № 53». Для этого необходимо сравнивать даты и номера документов, наименования, единицы измерения, количество, цены, показанные в приемных актах или приходных ордерах складов, с этими же показателями сопроводительных документов поставщиков. В случае выявления каких-либо расхождений аудитор делает встречную проверку у поставщиков или запрашивает копии расчетно-платежных и других сопроводительных документов. Ему следует обратить внимание на оприходование материалов в соответствующих единицах измерения и в размерах фактического приема. При доставке материалов от местных поставщиков аудитор проверяет правильность оформления их приемки, а в случае получения материалов на складе поставщика по доверенности контролирует также правильность ведения журнала выдачи доверенностей на получение материальных запасов и своевременность их оприходования.
Проверяя акты и другие документы на покупку у физических лиц материальных запасов по рыночным ценам, оплаченных наличными деньгами из кассы, аудитор устанавливает достоверность этих операций и правильность оформления актов: наличие в них паспортных реквизитов, адресов и расписок граждан в получении денег; достоверность подписей сотрудников предприятия, подтверждающих факт покупки материалов на рынке; наличие подписи руководителя предприятия, утверждающего акт совершения покупки.
По неотфактурованным поставкам материалов аудитор должен проверить соблюдение порядка составления приемных актов, полноту оприходования ценностей, правильность установления цен, их стоимости и записей в журнале-ордере № 6 по кредиту счета 671 «Счета к оплате», а также правильность корректировки этих записей после получения счетов-фактур и других документов поставщика.
Поступившие в отчетном месяце неотфактурованные материальные запасы, по которым поставщики не предъявили к оплате счетов-фактур отражаются в журнале-ордере: № 6 по условной оценке раздельно по каждой поставке, причем вместо номера счета ставится «Н» (неотфактурованные). В следующем месяце по поступлении счетов эти записи сторнируются с одновременным оприходованием материалов по фактической себестоимости на основании расчетных документов поставщиков.