14. Повышенная общительность, что увеличивает необоснованные расходы времени;
15. Распыление интересов и отсутствие концентрации на каком-либо мероприятии, что вызывает выполнение всех дел сразу и не доведение большинства из них о конца;
16. Психологическая доброжелательность и готовность всегда прийти на помощь коллеге, что приводит к выполнению работы другого сотрудника и отставание в выполнении собственных функций;
17. Психологическая скромность, которая может вызвать затруднения в выполнении обязанностей и невозможность обратиться за помощью к коллегам или начальнику, а затем и увеличение длительности выполнения работ;
18. Психологическая несовместимость внутри трудового коллектива и прочие факторы.
| Виды помех, занятия | Продолжительность, мин | Возможные причины потери времени | Меры по устранению |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Отсутствие планирования | 1200 | Ориентация на близлежащие цели и пропускание дел с долгосрочной перспективой, следовательно, возникновение авралов; Отсутствие каждодневного планирования рабочего дня и сбивание графика работы | Выполнение работ пропорционально их стратегической значимости; Ведение предварительного планирования рабочего дня; Проведение работы с психологом по разрешению проблемы несобранности; плохого внимания и памяти |
| Работа в условиях кризиса | 1450 | Стремление помочь коллегам из-за психологической отзывчивости; Нерациональное распределение на отдельные виды выполняемой работы; Нерациональное распределение работ внутри трудового коллектива; Сбои в работе из-за несогласованности в планах работ с контрпартнерами | Выполнение собственных профессиональных обязанностей, а затем принятие на себя чужих обязанностей; Делегирование полномочий; Согласование в графиках работы с другими структурными подразделениями своей фирмы и с фирмами-партнерами |
| Обычные дела и "текучка" | 710 | Недостаточное планирование; Перекладывание перспективных дел на более поздний срок; Отсутствие механизма выполнения ежедневных обязанностей | Отсортировывать все дела по степени важности и выполнять их в соответствии с данным реестром; Предварительная подготовка к выполнению обязанностей и работ, результат от которых требуется в перспективе; Разработать принцип выполнения ежедневных обязанностей и начинать рабочий день с выполнения рутинных заданий и поручений, в конце рабочего дня проводить ревизию выполненной работы и составлять план на следующий день |
Таблица 11. «Расточители времени».
| Вид помехи | Возможная причина потерь рабочего времени | Меры по устранению |
| Отсутствие планирования | Ориентация на действия, а не на достижение поставленной цели Отсутствие приоритетов выполнения работ в течение рабочего дня | Составление плана рабочего дня Использование дневника рабочего времени Выполнение работ в зависимости от их важности, а не срочности |
| Работа в условиях кризиса | Нереалистичная оценка времени, отводимого на выполнение отдельных работ Ориентация на проблему | Реалистическое планирование затрат рабочего времени Ориентация на имеющиеся возможности |
| Обычные дела и «текучка» | Отсутствие планирования Отсутствие самодисциплины | Ставьте цели и стремитесь к их достижению |
5. Пути улучшения использования рабочего времени
Проведенные исследования об использовании рабочего времени менеджера позволяют сделать вывод о том, что данный процесс построен не рационально. Поэтому его необходимо усовершенствовать.
Работа по совершенствованию организации труда менеджера состоит из двух этапов. На первом этапе необходимо закрепить имеющиеся положительные аспекты распределения рабочего времени.
Для анализируемого менеджера положительными признаются распределение времени по присутствию на оперативных совещаниях и в служебных командировках. При этом, нельзя не заметить, что положительные факторы достигнуты по причине их регламентирования руководством предприятия и его структурой.
Прочие статьи расходования рабочего времени данным сотрудником необходимо корректировать.
Для этого необходимо проработать внутренние установки.
19. Во-первых, быть более собранным, исключить опоздания на работу и тем самым снизить незапланированные потери рабочего времени;
20. Во-вторых, рационально распределить рабочее время внутри недельного и дневного планов;
21. В-третьих, исключить вмешиваться в чужие проблемы и обязанности при невыполнении собственных,
22. В-четвертых, выйти с предложением по совершенствованию структуры внутрифирменного взаимодействия к руководству предприятием;
23. В-пятых, добиться улучшения взаимодействия с другими сотрудниками и синхронизировать работу с партнерами;
24. В-шестых, повысить самодисциплину.
Для улучшения наглядности требующихся мероприятий был составлен план организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени, представленный в таблице 12:
Таблица 12. План организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени.
| Раздел плана мероприятий | Мероприятия по улучшению использования рабочего времени | Меры по улучшению не нужны, так как… (обоснование) | Меры по улучшению нужны | Вид контроля | |
| Немедленно (какие) | В течение года (какие) | ||||
| 1.Планирование рабочего времени | 1. Составление плана дня в письменной форме 2. Последовательное планирование рабочего дня 3. Использование метода «Альпы» 4. Использование дневника времени | «Обычные» дела выполняются по мере их возникновения | Начать с ближайшего рабочего дня Начать с ближайшего рабочего дня Начать с ближайшего рабочего дня | Реализовать план в течение 3 месяцев | Постоянный Ежедневный Проводить в конце каждого рабочего дня По мере выполнения |
| 2.Факторы помех | 1. Бумажная работа 2. Посетители 3. Телефон | Провести структуризацию необходимой работы Снизить долю «текучки» и отказаться от незапланированной работы | Согласовать свои действия с коллегами и партнерами | По мере реализации ежедневный | |
В данной работе было проанализировано содержание труда менеджера компании ООО «Сириус» и подготовлены рекомендации по улучшению рационального использования его рабочего времени.
Анализ использования рабочего времени проводился в двух направлениях: использование фонда рабочего времени и оценка структуры затрат рабочего времени менеджера компании.
Таким образом, в заключении моей работы мне хотелось бы отметить следующее:
Труд менеджера должен быть четко регламентирован и должен соответствовать некоторым основным нормам и правилам.
Оптимизация труда менеджера основывается на исследовании и анализе продолжительности выполнения тех или иных профессиональных обязанностей и должностных инструкций. После сбора первоначальной информации о выполняемых работах, вычисляется их доля в совокупности всех работ.
В результате работы, основываясь на методе экспертных оценок, были выявлены несоответствия плановой продолжительности выполнения каждой из работ ее фактическому значению, и разработан план мероприятий по совершенствованию использования рабочего времени, представленный в таблице 12.
7. Список использованной литературы
1. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. ‑М., 1999.
2. Громова О.Н., Свистунов В.М., Мишин В.М. Организация управленческого труда. ‑М., 1993
3. Дж.К. Грейсон мл, К. О’Дейл. Американский менеджмент на пороге ХХI века. ‑М., 1991.
4. Кричевский Р.Л. Если Вы руководитель… ‑М., 1993.
5. Ниссинен И. Время руководителя: эффективность использования. ‑М., 1988.
6. Социология труда. Под/ред. Дряхлова Н.И., МГУ, 1993.
7. Управление персоналом организации: Учебник. Под/ред. А.Я. Кибанова. ‑М., 1997.
8. Управление проектами. Под/ред. В.Д. Шапиро -С-Пб, 1996г.
[1] О.С. Виханский «Стратегическое управление» - М, 1995г.