Аппарат управления торговым предприятием построен по линейно-функциональному типу. Организационная структура (аппарат управления) предприятия показана на рис. 1.
| Директор | ||||||||||||
| Юрист | Зам. директора | Гл. инженер | Зав. складом | Инженер по ТБ | Управляющие | Бухгалтерия | Отдел кадров | |||||
| Товаровед | ||||||||||||
| Магазины | Администратор | |||||||||||
| Продавцы | ||||||||||||
| Кассиры | ||||||||||||
| Грузчики | ||||||||||||
| Охранник | ||||||||||||
Рис. 1. Организационная структура ООО «Элит»
В данной организации существует линейно-функциональная структура управления. Аппарат управления построен из взаимоподчиненных органов управления в виде иерархической лестницы, а его функциональная специализация значительно повышает его эффективность, т.к. вместо универсальных менеджеров появляется штат высококвалифицированных специалистов. При данной структуре обеспечивается такое разделение труда, при котором линейные звенья управления призваны командовать, а функциональные - консультировать, помогать в решении текущих конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, планов, программ. Можно выделить три уровня управления: обществом руководит директор, а за каждую из сторон деятельности отвечает один из его заместителей; следующий уровень управления составляют работники, возглавляющие то или иное подразделение, и подчиняются тому заместителю, который отвечает за сферу их деятельности перед директором.
В основе формирования функциональной структуры управления лежит принцип полноправного распорядительства: каждый руководитель имеет право давать указания по вопросам, входящим в его компетенцию. Это создает условия для формирования аппаратов специалистов, которые в силу своей компетенции отвечают только за определенный участок работы. Такая децентрализация работ между подразделениями позволяет ликвидировать дублирование в решении задач управления отдельными службами и создает возможность для специализации подразделений по выполнению работ, единых по содержанию и технологии, что значительно повышает эффективность функционирования аппарата управления. Вместе с тем функциональная структура имеет ряд недостатков:
· принцип полноправного распорядительства в определенной степени нарушает принцип единоначалия. Каждый исполнитель получает указания, одновременно идущие по нескольким каналам связи от разных руководителей. Таким образом, функциональная специализация работ разрывает управленческий процесс, единый по своей природе;
· построенная по линейно-функциональному принципу структура управления способствует развитию психологической обособленности отдельных руководителей, считающих задачи своих подразделений задачами первостепенной важности. Отсюда - ослабление горизонтальных связей и необходимость контролирующего и интегрирующего органа.
Организация управления персоналом в торговой фирме ООО «Элит» подчинено трехуровневой системе. Низовое ее звено представляют продавцы, кассиры, товароведы и далее по возрастающей.
Деятельность продавцов-консультантов, кассиров и товароведов регламентируется должностными инструкциями.
На должность продавца-консультанта товаров назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.
В своей деятельности продавец-консультант товаров руководствуется: нормативными документами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы; правилами внутреннего трудового распорядка; приказами и распоряжениями частного предпринимателя и управляющего магазином; настоящей должностной инструкцией.
Продавец-консультант ООО «Элит» должен знать: ассортимент, классификацию, характеристику, питательную ценность, назначение товаров, способы употребления, пользования и ухода за ними, розничные цены на товары и страну происхождения; правила расшифровки артикула, маркировки, штрих-кода; основные виды сырья и материалов, идущих на изготовление товаров; приемы подбора, отмеривания, отреза, отвеса, комплектования товаров, признаки доброкачественности товаров.
На должность кассира назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.
В своей деятельности кассир руководствуется: нормативными документами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы; правилами внутреннего трудового распорядка; приказами и распоряжениями частного предпринимателя и управляющего магазином; настоящей должностной инструкцией.
Кассир должен знать: ассортимент, классификацию, розничные цены на товары; правила расшифровки артикула, маркировки, штрих-кода; порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации; типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, основные требования ГОСТ Р 51074-97, ГОСТ Р 51304-99, типовые инструкции по охране труда для кассиров, а также правила продажи алкогольной продукции, правила продажи отдельных видов товаров, перечень непродовольственных товаров надлежащего качества, не подлежащих возврату или обмену на аналогичный товар другого размера, формы, габарита, фасона, расцветки; комплектации, методические пособия издаваемые частным предпринимателем; устройство и правила эксплуатации используемого в процессе выполнения своих служебных обязанностей торгово-технического оборудования, контрольно-кассовых узлов, электронно-вычислительной техники и т.д.; операционную систему, в которой работает контрольно-кассовый узел, принципы нанесения штрих кодов на товар и их сканирование; пути сокращения товарных потерь, затрат труда, электроэнергии, методов снижения потерь при хищениях и реализации товаров; приемы и методы активного обслуживания различных контингентов покупателей с учетом их пола, возраста, уровня знаний о товаре и других особенностей; методы обобщения данных о спросе покупателей; порядок сдачи выручки, оформления чека, справки кассира, ведения книги кассира, оформления ценников; порядок составления и оформления актов на недостачу, возврат товаров от покупателей, приемосдаточных актов при передаче материальных ценностей.
Товаровед организует и проверяет правильную приёмку поступающих в магазин товаров и тары по количеству и качеству.
Систематически проводит инструктажи работников магазина, связанных с приёмкой, хранением товаров; контролирует наличие и своевременную сдачу тары тарособирающим организациям и возврат возвратной тары; обеспечивает контроль хранения тары в магазине и принимает меры к уменьшению потерь по таре; осуществляет контроль над правильностью приёмки и сдачи тары по качеству магазинам; организует выполнение всеми подведомственными секциями планов товарооборота и повседневно контролирует состояние реализации товаров как по секциям, так и по товарным группам и отдельным наименованиям.
Директора магазинов (управляющие) несут ответственность за работу предприятия, разрабатывают ассортиментную политику, следят за ритмичностью поставок продукции от поставщиков, определяют перспективные направления развития предприятия. Директорам подчиняются товароведы, продавцы-консультанты, кассиры.
Генеральный директор торговой фирмы «Элит» работает на контрактной основе, заключенной с учредителем. Срок полномочий директора – 5 лет. Он самостоятельно на основе единоначалия решает вопросы возглавляемого им предприятия, за исключением отнесенных действующим законодательством и уставом к компетенции общего собрания трудового коллектива и совета трудового коллектива. Директор без доверенности действует от имени предприятия, распоряжается имуществом предприятия, заключает договоры, в том числе трудовые, выдает доверенности, открывает в банках расчетные и иные счета, пользуется правом распоряжения средствами, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для всех работников предприятия.
Непосредственно директору подчиняются руководители функциональных служб: главный бухгалтер, администратор.
Бухгалтерия включает в себя главного бухгалтера (финансовая отчетность, начисления заработной платы); кассира (выплата зарплаты сотрудникам; сопровождение платежных поручительств в коммерческий банк). Главный бухгалтер, работая в тесном контакте с руководителем, совместно решают финансовые вопросы (налоги, средства на закупку оборудования, сырья, оплата транспортных расходов и т.п.).
Делегирование полномочий при функционировании организации немыслимо без четкого определения обязанностей среди сотрудников предприятия. Все должности на предприятии ООО «Элит» регламентируются соответствующими должностными инструкциями, однако в результате их исследований было установлено, что они носят декларативный, формальный характер:
1. В должностных инструкциях ООО "Элит" поверхностно фиксируется существующее разделение труда на определенный момент и не учитываются происходящие в процессе работы изменения, в силу чего они теряют значение документа, регламентирующего работу управляющих различных уровней.