Организация управленческого труда на предприятии (стр. 6 из 15)
Для реализации этих целей была выбрана система электронного документооборота «Дело». На сегодняшний день банком закуплено 79 рабочих мест системы и 9 рабочих мест опции «Сканирование». Весь спектр работ по внедрению и настройке системы производился специалистами ЭОС.
Был проведен предварительный анализ бизнес-процессов и документооборота банка, осуществлена настройка и выработка технологических схем движения документов.
Специалисты ЭОС провели обучение 6 групп пользователей, менеджеров и администраторов системы, оказали консалтинговые услуги, в которые входило составление регламентов работы сотрудников канцелярии и ассистентов руководителей структурных подразделений в системе «Дело», а также осуществили авторский надзор.
В каждом департаменте или управлении есть секретарь, в обязанности которого входит:
Регистрация поступающей корреспонденции.
Сортировка в зависимости от предназначения.
Отбор документов, которые адресованы руководителю или находятся в его прямой компетенции.
Сортировка корреспонденции по степени важности. Наиболее рациональным и приемлемым является сортировка, позволяющая руководителю сразу оценить степень важности. Для этого, корреспонденция раскладывается в специальные цветные папки.
В обязанности секретарей также вменяется ведение архива. Хранимые документы классифицируются по определенным признакам, по которым их легко было бы найти.
Прием посетителей происходит по записи, которая производится у секретаря заранее.
Каждому руководителю предоставлен личный кабинет, площадью не менее 10 м. кв.
Рабочее место менеджера оснащено необходимой офисной мебелью (рабочий стол, стол для компьютера, кресло для руководителя и кресла для посетителей, шкаф для хранения документов), средствами оргтехники (компьютер, принтер, средства для вычислительных операций), средствами связи (телефон, как стационарный, так и мобильный). Также рабочее место оснащено всеми необходимыми в работе письменными и канцелярскими принадлежностями.
Ввиду того, что микроклимат на рабочем месте оказывает большое влияние на состояние здоровья и производительность труда менеджера, в каждом кабинете постоянно поддерживаются микроклиматические условия в соответствии с санитарными нормами. Организована система отопления, система вентиляции и кондиционирования, что является необходимостью в помещениях с работой на компьютерах, проведено искусственное освещение, налажена противопожарная система, и в каждом кабинете имеются дымовые пожарные извещатели системы сигнализации.
Охране труда и аттестации рабочих мест в Банке уделяется серьезное внимание. С каждым вновь поступающим на работу сотрудником проводится подробная беседа о профилактике травматизма, о действиях при несчастном случае, и сотруднику вручается памятка. Все руководители проходят постоянное обучение мерам по охране труда и профилактике травматизма, а затем регулярно проводят соответствующие тренинги среди подчиненных. Постоянно осуществляется работа по профилактике травматизма среди сотрудников.
В 2008 году в Банке произошло 12 несчастных случаев в результате падения, неосторожности потерпевших, дорожно-транспортных происшествий. Все травмы и повреждения были легкими и не привели к серьезным последствиям для здоровья пострадавших или летальному исходу. Общее число дней нетрудоспособности — 629 рабочих дней. После каждого случая травматизма с сотрудником и его руководителем были проведены дополнительные тренинги по охране труда, усилен контроль за соблюдением трудовой дисциплины и организацией рабочего процесса.
В целях повышения результативности и эффективности своей деятельности Банк создает условия для обучения и развития персонала, совершенствования уровня профессиональных знаний и навыков сотрудников, личностных и менеджерских компетенций.
В Банке создана эффективная система непрерывного обучения и развития персонала, охватывающая все категории сотрудников.
3.2 Оценка уровня организации управленческого труда в Банке ВТБ 24 (закрытое акционерное общество) ВТБ 24 (ЗАО)
Ежегодно в Банке проводиться аттестация рабочих мест по условиям труда, данное мероприятие является обязательным мероприятием для организаций всех форм собственности и организационно-правовых форм.
В 2008 году проведена аттестация рабочих мест по условиям труда на 1919 рабочих местах. По итогам аттестации рабочих мест были составлены «Планы мероприятий по улучшению и оздоровлению условий труда в организации».
Аттестация выявила несоответствие микроклиматических условий в некоторых помещениях. По санитарным нормам в помещениях с ПК должны находиться аптечка первой помощи и углекислотный огнетушитель, чего в данных кабинетах обнаружено не было. Также было выявлено, что срок эксплуатации люминесцентных ламп, за счет которых производилось искусственное освещение помещений, не соблюдался, лампы светили оранжевым светом, что снижало уровень освещенности и давало дополнительную нагрузку на зрение сотрудников.
По данным аттестации, офисы, микроклимат в которых не соответствует нормативам по температуре и влажности, дополнительно обеспечиваются соответствующим оборудованием в рамках программы «Благоустроенное рабочее место». Кабинеты были оснащены аптечками и огнетушителями.
В 2007 году руководством банка было проведено социологическое наблюдение, с целью выявления рационального распределения рабочего времени управленческими сотрудниками. Наблюдение проводилось методом «фотографии» рабочего дня работника.
В наблюдении приняло участие 83 сотрудника. Составленная на основе фотографии рабочего дня фактическая структура сравнивалась с нормативной, на основе чего делались выводы об отклонениях от норматива.
Наблюдение показало, что в среднем 29% рабочего времени использовалось нерационально. Исследование причин потерь рабочего времени показывают, что основными их них являются следующие:
1. Усложнение системы документооборота и снижение оперативности управления из-за многоступенчатости в структуре аппарата управления.
2. Диспропорции в численности руководящих и вспомогательных работников, что приводит к выполнению первыми не свойственных их функций.
3. Нарушение последовательности выполнения процедур управлению, особенно при принятии решений, что существенно снижало эффективность управления.
4. Нечеткая организация выполнения принятых решений приводила к дублированию, потерям времени. Также много времени тратилось на излишнюю отчетность.
5. В качестве других причин выявлялись такие, как нарушение трудовой и технологической дисциплины, значительное количество плохо подготовленных совещаний, неполучение из других отделов и служб сведений в установленные сроки, низкое качество полученных документов.
На рисунке 5 представлена степень влияния указанных причин в процентном соотношении.
Рисунок 5 – Причины потерь рабочего времени
В 2008 году в Банке проводились мероприятия по оценке менеджерских компетенций с целью определения сильных сторон и зон развития менеджеров для их дальнейшего развития.
Всего за 2008 год было оценено 124 человека - путем проведения центров оценки и развития и тестирования с использованием различных тестов.
Для оценки компетенций, потенциала и личностных качеств менеджеров использовалась технология ассессмент-центр (Assessment Center), или — центр оценки (ЦО). Центр оценки — мероприятие, которое позволяет с высокой вероятностью определить управленческие компетенции участников. В основе метода лежит групповая и индивидуальная работа участников. Задания, которые даются в ходе центра оценки, имитируют реальные ситуации, в которых менеджеры проявляют те или иные способности и качества. Проведении оценки дает ответ на вопросы: насколько менеджер подготовлен к решению серьезных управленческих задач; кого из менеджеров целесообразно направить на обучение; каковы особенности взаимодействия в рабочем коллективе и насколько слаженно работает команда менеджеров в данном составе.
В целях проведения центра оценки менеджеров Банка и реализации в дальнейшем программ развития и планирования карьеры в 2008 году были разработаны модели компетенций и методические материалы для проведения центров оценки для этих компетенций.
Исследование проводилось по следующим компетенциям:
1. Профессионализм - обладание универсальными знаниями и опытом работы как минимум в одном из направлений деятельности компании.
2. Организация - распределение (контроль) ресурсов: умение обеспечить сотрудников ресурсами и полномочиями, необходимыми для достижения намеченных целей; установить минимально необходимый контроль; следить за достигнутыми результатами, соотнося их с установленным планом.
3. Организованность – определение личных приоритетов и целей, соответствующих задачам компании; разумное распределение рабочего времени; продуктивная работа с документами и эффективное решение административных вопросов; оптимальная обработка информации, выделение важных моментов без излишней детализации; способность работать с большой нагрузкой.