Проект відкриття магазину з продажу програмного забеспечення (стр. 5 из 6)

13. Комунікації у проектах створення організації.

13.1.

Рис 13.1. Схема організації комунікації у проекті

Таким чином здійснюватиметься процес комунікацій під час роботи над проектом.

13.2. Перевагами здійснення комунікації за допомогою електронної пошти є швидкість, забезпечення оперативності та вчасності подання інформації, економія ресурсів (матеріальних, трудових), зручність.

Недоліки – неповнота інформації, неможливість прийняття важливих управлінських рішень, відсутність зворотного зв’язку з керівництвом, неможливість передачі необхідної документації.

14. Конфлікти й кризи у проекті.

Під час здійснення проекту у команді можуть виникнути наступні види конфліктів:

Організаційні: один або декілька членів проектної групи можуть не погоджуватися з встановленим регламентом роботи, розподілом відповідальності або нераціональним (на їх думку) розподілом ресурсів.

Комунікативний: полягає у виникненні проблем у взаємодії та співпраці з іншими членами групи.

Міжособистісний – конфлікт, який не пов'язаний з виконанням людиною службових обов’язків, а зумовлений психологічним несприйняттям однієї людини іншою.

Горизонтальний: полягає у взаємодії підлеглого з керівником. Такий конфлікт виникає якщо певна сторона не поділяє правильність дій іншої і вимагає дотримання своєї точки зору.

Зазначені види конфліктів є типовими і виникають у кожному колективі. Але їх частота залежить від стилю керівництва, організаційної структури та системи управління. Обраний демократичний стиль керівництва дозволяє зменшити кількість конфліктів та створити сприятливий морально-психологічний клімат. Проте виникнення непередбачених ситуацій, проблем підвищує ймовірність виникнення конфліктів, насамперед – горизонтальних та організаційних.

14.2 Для попередження виникнення конфліктів необхідно створити умови, зміст яких залежить від психологічного типу кожного працівника. Однак можна виділити загальні заходи, які дозволяють уникнути низки конфліктів:

1. Виділення кімнати зняття психологічної напруги, де працівник може на 5-10 хвилин побути на самоті, послухати улюблену розслаблюючу музику або висловити свої емоції без будь-яких наслідків для себе.

2. У спеціально відведений час або під час робочих зустрічей виокремити 10 хвилин для обговорення проблем, ситуацій, які можуть створити конфліктну ситуацію з певним працівником. Кожний повинен мати змогу висловитись з приводу «неправильних» дій працівника.

Слід зазначити роль лідера команди у вирішенні конфліктів. Деякі люди віддають перевагу саме неформальним методам врегулювання конфліктів. Лідер, спираючись на неформальні методи спілкування та на особисті комунікаційні здібності може врегулювати дрібні конфлікти, від яких не залежить подальше перебування учасника команди у проекті.

15 Проектний ризик у проекті створення організації.

15.1 Управління ризиками та вживання заходів з їх недопущення здійснює безпосередньо керівник проекту на основі інформації, наданої учасниками проектної команди

15.2 Особливості проекту, що здійснюється, фактори зовнішнього середовища, які впливають на його реалізацію визначають ймовірність появи наступних ризиків:

1. Перевищення витрат на реалізацію проекту, передбачених бюджетом

2. Зрив переговорів з виробниками щодо постачання товару

3. Відсутність попиту на запропонований в магазині асортимент,

4. Низька рентабельність відкритого магазину,

5. Незавершення проекту у відведений для цього час

6. Збільшення собівартості товару через збільшення інфляції, митних зборів, коливань курсів валют та жорстку конкуренцію з боку піратської продукції.

Яким чином зазначені ризики впливатимуть на здійснення проекту та чи є ймовірність його зриву через їх реалізацію можна визначити, оцінивши вплив кожного на проект (_абл.. 15.1)

Таблиця 15.1

Матриця оцінки впливу ризику

Цілі проекту	Рівень впливу
	Дуже слабкий P<0,05	Слабкий P<0,1	Середній P<0,3	Сильний P ≥0,5
Вартість	Перевищення рівня витрат на реалізацію проекту
Цілі проекту	Рівень впливу
	Дуже слабкий P<0,05	Слабкий P<0,1	Середній P<0,3	Сильний P ≥0,5
Тривалість	Незавершення проекту у відведений для цього час
Зміст	Збільшення собівартості товару через негативний вплив макросередовища	Зрив переговорів з виробниками щодо постачання товару
Ефективність	Відсутність попиту на запропонований в магазині асортимент

15.3 Для зменшення негативного впливу ризиків на проект, проектною командою розроблений план проти ризикових заходів, який передбачає:

1. Спільно з виробниками спеціально для українських споживачів запропонувати демонстраційні та напівдемонстраційні (функціонально обмежені) версії програмного забезпечення за доступною ціною.

2. Запропонувати безвідсоткові кредити на придбання дорогого програмного забезпечення.

3. Посилення боротьби з піратською продукцією з залученням відомих у країні діячів культури та політики.

4. Дотримання світових стандартів обслуговування споживачів.

5. Створення високої організаційної культури магазину та привабливого фірмового стилю.

Зазначені заходи спрямовані на збільшення обсягів продажу компанії та кількості постійних клієнтів. Вони підвищують стабільність фірми в несприятливих для неї умовах. Таким чином, закладена основа для протидії проектним ризикам.

16. забезпечення якості у проекті створення організації

Особливості здійснюваного проекту визначають необхідність забезпечення якості за наступними напрямками:

Якість обслуговування клієнтів (процеси продажу, консультування, сервісного та гарантійного обслуговування);

Якість управління фінансовими ресурсами підприємства (вчасні розрахунки з постачальниками, раціональний розподіл коштів).

На етапі створення підприємства якість здійснення зазначених процесів залежить від кваліфікації персоналу магазину та офісу, насамперед – продавців-консультантів, менеджера з фінансів та бухгалтера.

Для забезпечення якості вказаних процесів, від яких буде залежити успішність функціонування магазину, у процесі відбору та навчання персоналу їм необхідно приділити особливу увагу. Тому необхідно організувати спеціальні тренінги та семінари для підвищення кваліфікації цих категорій працівників.

Після відкриття магазину головним засобом забезпечення якості роботи є контроль: для консультантів – з боку адміністратора магазину, для менеджеру з фінансів – збоку директора. За необхідністю, додатково можна залучити незалежного аудитора – у випадку низьких обсягів продажу з метою виявлення причини.

17. Ресурси у проекті створення організації.

Розподіл ресурсів між етапами здійснення проекту представлений у табл. 17.1:

Таблиця 17.1

Розподіл ресурсів між роботами проекту

Назва роботи	Ресурси
Грн	Днів	Чол.	Відповідальний за виконання
Реєстрація підприємства	200	10	1	Керівник проекту
Пошук та оренда приміщення	10000	20	1	Менеджер з розвитку
Набір та навчання персоналу	1500	25	1	Менеджер з персоналу
Налагодження постачання продукції	30000	60	5	Бренд-менеджери та їх заступники, керівник проекту, менеджер ЗЕД
Організація постачання продукції	5000	10	5	Бренд-менеджери та їх заступники, менеджер ЗЕД, менеджер з фінансів
Організація сервісного обслуговування	700	7	4	Менеджер з персоналу, заступники бренд-менеджерів, менеджер з розвитку
Підготовка та обладнання приміщення	10000	20	2	Менеджер з розвитку, офіс-менеджер
Реклама та РR	10000	5	2	Заступники бренд-менеджерів,
Підготовка до відкриття магазину	2000	3	6	Керівник проекту, бренд-менеджери та їх заступники, менеджер з розвитку

Таким чином, загальна попередня вартість здійснення основних робот за етапами складатиме 74400 тис грн., а тривалість їх здійснення складатиме 4 місяці.