Сроки исполнения документов определяются руководством, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ или сроков, установленных действующим законодательством.
Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, предоставление на подпись (утверждение) руководству организации, подготовку к пересылке адресату, согласование документа осуществляется исполнителем.
При завершении работы по исполнению входящего документа на нем ставится отметка об исполнении и направлении его в дело. Исполненным считается входящий документ, предъявленный в канцелярию с документом-ответом (для снятия с контроля).
Организация контроля за исполнением документов.
Контролю за исполнением подлежат все входящие и исходящие внутренние документы с установленными сроками исполнения.
Контроль исполнения документов, поручений и заданий директора, направленных на исполнение в структурное подразделение, осуществляют руководители структурных подразделений, которые несут личную ответственность за своевременное и качественное исполнение решений. Корреспонденция, поступившая в адрес директора Энергосбыта и направленная на исполнение в структурные подразделения без резолюции и сроков исполнения, должна быть поставлена на собственный контроль с указанием сроков исполнения самим руководителем структурного подразделения.
Сроки и ход исполнения исходящих документов, в том числе специальных: договоров, соглашений, планов, протоколов, актов, а также банковских документов контролируются руководителями структурных подразделений – исполнителями этих документов, а также подразделениями, зарегистрировавшими данные документы.
Порядок подписания исходящих документов.
Подписание исходящих документов осуществляется должностными лицами, наделенными правом подписи в соответствии с Уставом ОАО «ДВЭУК», приказами и другими внутренними документами.
Подготовленные документы подлежат обязательному согласованию, которое проводится как внутри предприятия (с различными подразделениями и должностными лицами), так и вне её (с подчиненными и сторонними организациями).
Перед предоставлением директору на подпись, исходящие документы предварительно рассматриваются помощником директора на предмет: соответствия установленной форме, наличия необходимых виз, ФИО исполнителя, а также для распорядительных документов – ответственных исполнителей, назначения контролирующего должностного лица.
АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФИНАНСОВОГО ОТДЕЛА
Весь период прохождения практики осуществлялся работой в финансовом отделе Энергосбыта.
Финансовый отдел является структурным подразделением Энергосбыта филиала ОАО «Камчатскэнерго», штатная численность отдела утверждается директором Энергосбыта.
Основными задачами финансового отдела являются:
1. формирование единой финансово-экономической политики предприятия на основе анализа деятельности предприятия;
2. проведение расходных операций по бюджету филиала, контроль за исполнением бюджета филиала;
3. подготовка информации о корректировке бюджета филиала (на основе данных исполнения бюджета);
4. снижение кредиторской задолженности посредством организации проведения различных форм расчетов между филиалом и кредиторами (дебиторами), контроль за их исполнением;
5. контроль за целевым расходованием денежных средств, поступающих из различных источников;
6. осуществление контроля за доходами и расходами филиала, как в денежной, так и в не денежной форме;
7. предоставление оперативной отчетности о проведенных операциях, о наличии денежных средств.
Состав отдела: начальник (1 чел.), экономист-казначей I категории (1чел.), экономист сектора исполнения бюджета I категории (1 чел.); всего - 3 человека.
Для реализации указанных задач финансовый отдел выполняет следующие функции:
Начальник отдела отвечает за такие функции как:
· организация процесса исполнения бюджета доходов и расходов, анализ исполнения бюджета;
· организация проведения зачета взаимных требований;
· организация и контроль за движением дебиторской и кредиторской задолженности по прочей деятельности;
· составление отчетности по налогам и внебюджетным фондам;
· организация финансово-экономического анализа предприятия;
· контроль за расходами на оплату труда;
· формирование отчета по исполнению бюджета подразделениями Энергосбыта;
· контроль за достижением плановых показателей бюджета, как по подразделениям, так и по предприятию в целом;
· корректировка плановых показателей бюджета в случае необходимости;
· предоставление информации по льготам.
Экономист-казначей I категории отвечает за такие функции как:
· открытие, ведение и закрытие счетов в кредитных организациях, подготовка документов, необходимых для функционирования счетов;
· уведомление об открытии и закрытии счетов соответствующих организаций согласно действующему законодательству;
· подготовка платежных документов для осуществления платежей с расчетных счетов филиала и ОАО «Камчатскэнерго»;
· получение и обработка выписок по счету и передача документов в бухгалтерию;
· подготовка ежедневной информации об остатках денежных средств на расчетных счетах филиала, а также о наличии блокированных счетов;
· осуществление взаимодействия с обособленными подразделениями и исполнительным аппаратом, кредитными учреждениями в части поступления и расходования средств;
· формирование и предоставление в подразделения ОАО «Камчатскэнерго» сводных и разовых заявок на осуществление всех видов платежей;
· составление отчета исполнения бюджета по энергосбытовой программе.
Экономист сектора исполнения бюджета I категории отвечает за такие функции как:
· осуществление контроля достижения плановых целей бюджета, как по подразделениям, так и в целом по филиалу;
· анализ финансового состояния филиала (ежемесячный, ежеквартальный, годовой);
· анализ исполнения бюджета филиала в части налоговых платежей и платежей во внебюджетные фонды, контроль за кредиторской задолженностью (ежемесячной, ежеквартальной, годовой);
· осуществление систематического анализа отчетности по вопросам, связанным с исполнением утвержденного бюджета предприятия, прогнозирование результатов хозяйственно-финансовой деятельности;
· подготовка материалов для финансового селектора;
· ежемесячное ведение сводной отчетности по налогам и внебюджетным фондам, сформированной посредством АРМ «Налоги» для РАО «ЕЭС России»;
· формирование отчетов по результатам деятельности филиала (ежедневно, еженедельно, ежемесячно, квартально).
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В процессе прохождения практики нами ознакомлен профиль деятельности предприятия, производственная структура предприятия, устав и учредительные документы предприятия, организационно-управленческая структура предприятия, положения об отделах.
Получены практические навыки по организации функциональной деятельности отдельных рабочих мест, а также навыки составления разного рода отчетности по энергосбытовой деятельности.
Приложение 1.